Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что делать с корпоративной картой

2. Какие документы нужно собирать?

3. Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

4. Что нельзя оплачивать корпоративной картой

5. Что можно оплачивать корпоративной картой

6. Корпоративные карты лучше чековых книжек

7. Расходы на корпоративные карты для целей налогообложения не пропадут

8. Незаконные способы или обнал

9. Рекомендации специалистов

10. Как снять деньги с расчетного счета ИП

11. Цели снятия наличных средств

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное, не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

После трат за границей расходы придётся подтвердить дополнительно инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов. Бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

Выдача наличных из кассы организации под отчет;
Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
Корпоративная банковская карта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

покупка товаров в личных целях;
оплата заработной платы;
оплата социальных платежей;
погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Что можно оплачивать корпоративной картой

Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
- закупка товара, расчеты с поставщиками;
- оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
Командировочные и представительские расходы:
- оплата счета в ресторане;
- покупка билетов;
- оплата проживания в гостинице;
- аренда автомобиля;
- суточные сотрудникам;
- оплата услуг переводчика;
Хозяйственные и накладные расходы:
- покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
- покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
- оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
- прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
Транспортные расходы:
- оплата бензина;
- расходы на обслуживание служебного транспорта.

Корпоративные карты лучше чековых книжек

Пользоваться корпоративными картами очень удобно. И вот почему. Имея такие карты, организация может:

оплачивать товары, работы и услуги в любой точке мира (как правило, банк не взимает комиссию за проведение подобных операций);
снимать наличные денежные средства в банкоматах и кассах банка по всему миру;
оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы;
не выдавать деньги под отчет сотрудникам через кассу организации или предпринимателя, значительно экономя операционные расходы и время (не нужно обращаться в банк, заполнять документы на выдачу наличных денег, приходовать их в кассе и оформлять выдачу под отчет);
дистанционно управлять счетом через систему «Интернет-банк»;
пользоваться дополнительными услугами, которые банк предоставляет вместе с корпоративными картами, например застраховать риски незаконного использования карт.

Расходы на корпоративные карты для целей налогообложения не пропадут

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», вправе уменьшать налоговую базу на стоимость услуг кредитных организаций (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Состав расходов на оплату банковских услуг определяется согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Кроме того, подобные расходы, равно как и любые другие, должны отвечать критериям, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть обоснованными и подтверждаться соответствующими документами. Закрытый перечень операций, стоимость которых можно учесть в составе банковских расходов, установлен ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1. В частности, к банковским операциям относится открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц. Таким образом, «упрощенцы» вправе после оплаты отразить в расходах банковскую комиссию, взимаемую за открытие и ведение карточного счета.

Еще один важный момент. При открытии карточных счетов на них перечисляются денежные средства, и если деньги переводятся с расчетного счета, облагаемый доход не возникает. Дело в том, что в соответствии со ст. 41 НК РФ доходом в целях налогообложения признается экономическая выгода, выраженная в денежной форме. А деньги организации, перечисленные с одного счета на другой, экономической выгодой не являются.

Расходы, оплаченные при помощи корпоративной карты, отражаются в налоговой базе в общем порядке. То есть при условии, что они упомянуты в п. 1 ст. 346.16 НК РФ и выполнены все необходимые требования, предусмотренные ст. ст. 346.16 и 346.17 НК РФ.

Вот два основных законных способа снятия денег с ООО наличными:

Получение дивидендов, то есть дохода участников с полученной прибыли после уплаты налогов. Если нужно взять деньги из компании для личных нужд, этот способ – единственный легальный. Помните, что получить такой доход участники вправе не чаще чем один раз в квартал. Дивиденды выплачивается из чистой прибыли компании. Причем если в ООО есть наличная выручка, она не может служить дивидендами. Для этого нужно снять деньги с карты ООО, получив их в кассе кредитного учреждения. Если вы готовы получить дивиденды безналичными средствами, то это будет даже удобнее: сумма переводится на карту учредителя.
С полученных дивидендов взимается налог для физ. лиц как с заработной платы: 13%. И это при том, что до выплаты дивидендов доходы общества облагаются налогом в проценте, установленном конкретным налоговым режимом. Однако такая ситуация двойным налогообложением юридически не считается.
Выплата зарплаты. Этим путем учредитель может получить средства из ООО дополнительно к дивидендам, если сам является директором компании. Это очень распространено как в ООО с единственным участником, так и с несколькими. Причем в обществе может действовать не единоличный исполнительный орган, а коллегиальный. И если он состоит из директоров-участников, то все они получат зарплату. Налог аналогичный — 13% НДФЛ, а на сумму выплат также начисляются страховые взносы. Также, как и предыдущем способе, зарплата может выдаваться наличными, а может переводиться на счет директора.

Собственники компании нередко непосредственно управляют своим бизнесом. В данном случае обналичивание денег, на первый взгляд, не представляет проблемы. Достаточно назначить себе заработную плату, заплатить тот же 13% налог и не нужно дожидаться конца квартала и оформлять множество документов.

Но здесь не следует забывать о том, что заработная плата облагается не только НДФЛ, но и обязательными страховыми взносами. Поэтому итоговая фискальная нагрузка составит уже не 13%, а 43% от суммы выплаты. Правда, сумма зарплаты и начислений уменьшает базу по налогу на прибыль или по «упрощенному» налогу. В итоге, при работе на общей системе налогообложения из каждых 100 рублей заработной платы собственнику фактически «достается» 83 рубля. Если же использовать УСН «Доходы», то все страховые взносы вычитаются из «упрощенного» налога (в пределах 50% его суммы). Поэтому при соответствующих объемах выручки затраты на взносы полностью компенсируются и нагрузка составит только 13% НДФЛ.

Выдача наличных денег под отчет является распространенной практикой при ведении бизнеса. Чаще всего речь идет о командировках или о приобретении каких-то недорогих материалов, комплектующих, инвентаря в розничных магазинах.

С помощью «подотчета» можно также проводить и обналичивание денег для собственника. Особенно много возможностей дают для этого статьи «командировки» и «представительские расходы». Кроме стандартных расходов на проезд и проживание сюда можно списать и приобретение дорогой одежды или аксессуаров, организацию банкетов и т.п. Важно только помнить о том, что все затраты должны быть связаны с деловой целью и подтверждены документами. Например, факт переговоров для заключения контракта может подтверждаться маркетинговыми исследованиями, перепиской с потенциальными контрагентами, протоколами совещаний и т.п.

Кроме того, нужно иметь в виду, что банки часто устанавливают для расходов, не связанных с заработной платой, более высокий процент за обналичивание. Для крупных сумм такая комиссия может быть по сути «запретительной», достигая 10% и более.

Незаконные способы или обнал

Когда речь идёт о незаконном обналичивании денег с расчетного счета ООО, то, как правило, все такие операции на бумагах выглядят как легитимные, но на самом деле используются с другой целью — ухода от налогов.

То есть, например, руководитель выдаёт сотруднику или даже самому себе денежные средства на хозяйственные расходы, проводит выдачу по кассе, но по факту деньги оставляет у себя или тратит их на собственные нужды. Аналогичная ситуация с оплатой товаров или услуг по безналу (с корпоративной cash-карты), когда приобретаемые товары или услуги на самом деле не имеют ничего общего с интересами компании.

Точно также некоторые поступают с командировочными или представительскими расходами.

На выходе руководитель или учредитель (как самые заинтересованные лица, хотя на их месте могут быть любые другие сотрудники) получают средства без уплаты НДФЛ.

Проверяется законность операций достаточно просто — будут явные проблемы с отчётной документацией.

Есть и другие, не менее популярные способы ухода от налогов:

Фиктивное или подставное юридическое лицо, а еще чаще — индивидуальный предприниматель, у которого по законодательству нет проблем с обналичиванием денег из бизнеса, ведь всё, что получает ИП — его. Поэтому:
- С ИП заключается договор на оказание фиктивных услуг, например, услуг аренды принадлежащего ему помещения или оказания управленческих услуг. Варианты могут быть самыми разнообразными. В итоге ООО может провести расходы на эти услуги по кассе и даже может уменьшить налогооблагаемую сумму, если это позволяет выбранный налоговый режим. А ИП платит только 6% от дохода по УСН и снимает наличку без каких-либо ограничений.
- Аналогично может происходить с другой компанией, на бумагах проводится бурная финансовая деятельность (производятся поставки товара, поступает оплата и т.п.), но фактически деньги идут на нужды заинтересованных лиц или ещё одному, а может даже нескольким ИП.
Фиктивная потеря/порча товара. На самом деле товар реализуется за наличные средства без проведения полученных денег по кассе.
Выдача крупных займов руководителю, учредителю или подставному лицу на большие сроки без процентов (например, свыше 10 лет с последующим «прощением»).
Выплата больших премиальных нужному сотруднику по надуманному поводу.
Продажа/покупка товаров или услуг по существенно завышенной стоимости (надбавка делится между участниками сговора).

Как снять деньги с расчетного счета ИП

Существует несколько схем, которыми можно руководствоваться при снятии денег. Многие бизнесмены задаются вопросом, как снять деньги с расчетного счета без комиссии? Предприниматели должны учесть, что обналичить средства со счета будет значительно труднее, чем снять их с карты. Если апеллировать к законодательству, то можно увидеть, что снятие средств со счета ИП не разрешается через банк. Выводить деньги необходимо на специальный счет, открытый в финансовом учреждении. Уже к этому счету можно привязать карту и упростить процесс обналичивания средств.

Несмотря на то, что расчетный счет не является обязательным условием для ведения бизнеса, многие предприниматели все больше отдают предпочтение безналичным расчетам. Деньги бизнесмена являются его собственностью независимо от того, находятся они на счету или у предпринимателя в кармане. Многие бизнесмены регистрируют расчетный счет, не задумываясь о том, как на него будут поступать деньги, и каким образом их можно будет обналичивать. В какой-то момент этот вопрос станет актуальным и возникнет необходимость обналичить определенную сумму.

К совершенно легальным способам обналичивания денежных средств с расчетного счета ООО можно отнести следующие:

Основание	Ключевые особенности	Примерная комиссия	Плюсы	Минусы
Хозяйственные расходы	Для такой операции не действует лимит в 100 тыс. р., но все понесённые расходы должны подтверждаться оправдательными документами (чеками, актами и т.п.). То есть средства выдаются под отчёт. В свою очередь ответственный сотрудник не может превышать установленный лимит для одного договора в 100 тыс. р.	Налоги — 0%, Банк — 1-20% (в зависимости от выбранного тарифа РКО и суммы)	Минимальный процент налоговых сборов.	Перечень того, на что что можно тратить подотчётные средства, чётко определён. Требуется большое количество подтверждающих документов. Есть ограничения по сумме одного договора. Средства, потраченные без подтверждения, могут быть признаны доходом физлица.
Дивиденды	Дивиденды можно получить только если предприятие приносит прибыль, периодичность выплат не может быть чаще, чем один раз в 3 месяца (квартал). Лимит на расчёты в 100 тыс. р. здесь тоже не действует. Если выплата осуществляется в пользу физического лица, то она облагается налогом НДФЛ (процент зависит от статуса — 13 или 15%).	НДФЛ — 13%/15%, Банк — 0-8% (в зависимости от тарифа РКО и суммы)	Нет ограничений на получаемую сумму. Получаемые средства полностью легальны.	Большой разрыв между операциями получения средств. Деньги нельзя вывеси, если у компании нет прибыли. Операция начисления связана с большим объёмом работ и отчётных документов.
Заработная плата и другие социальные выплаты	По этому основанию банками традиционно взимается наименьшая комиссия, ограничений по суммам выплат как таковых нет. Но организация обязана оплатить за сотрудника положенные страховые и пенсионные взносы, а также НДФЛ.	Взносы+НДФЛ — от 13 до 45%, Банк — 0-1% (могут быть фиксированные комиссии за обслуживание зарплатного проекта)	Нет ограничений на выдаваемую сумму. Получаемые средства полностью легальны. Достаточная периодичность (2 раза в месяц).	Очень высокий процент сборов. Оформление трудовых отношений само по себе сложное. Зарплату нельзя не платить.
Командировочные	Способ во многом схож с расходами на хознужды, отличается только проводкой.	Налоги — 0% Банк — 1-20% (в зависимости от выбранного тарифа РКО и суммы)	Минимальный процент налоговых сборов.	Перечень тог, на что что можно тратить подотчётные средства, чётко определён законодательством. Требуется большое количество подтверждающих документов. Есть ограничения по сумме одного договора. Средства, потраченные без подтверждения, могут быть признаны доходом физлица.
Выдача займа	Снятие денежных средств с расчетного счета ООО по этой причине может быть произведено в пользу как юридического, так и физического лица. Начисление процента — необязательное условие. Выдача подтверждается договором, а сумма подлежит обязательному возврату.	НДФЛ — 35% с суммы выгоды, или процент по займу, НДФЛ 13% со всей суммы прощённого займа Банк — 1-20% (в зависимости от выбранного тарифа РКО и суммы)	Нет ограничений на получаемую сумму. Средства можно получить в любой момент.	Высокая сложность оформления и сопровождения. Средства обязательны к возврату. При «прощении» займа платится стандартный НДФЛ. В любом случае начисляется процент с выгоды по процентам (даже если заём беспроцентный).

Теперь о каждом способе поподробнее.

Цели снятия наличных средств

Существует ограниченный перечень целей, на которые могут сниматься наличные средства в банке — владельце счета предприятия. Пункты, что приведены ниже, также описываются в постановлении Центрального Банка номер 3073-У.

Расчет заработной платы наличными средствами;
Необходимость оформления дополнительных финансовых выплат для сотрудников (материальная помощь для многодетных, для матерей (отцов) одиночек, поощрительные выплаты, отпускные и тому подобное);
Требование выплатить средства по договору купли-продажи или по акту выполненных работ (в том числе и подряда) наличными средствами;
При необходимости возврата средств, если те ранее были уплачены наличными и введены на счет по кассовому приходу;
При выплате по страховому договору, если оплата наличными предусмотрена условиями

При этом право выплаты дивидендов со стороны ООО для учредителей или акционеров сохраняется, как наличной, так и безналичной форме. Для акционерных компаний такое право было утрачено в 2014 году.