Инструкция: как рассчитать резерв отпусков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как рассчитать резерв отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Суммы отпускных необходимо включить в базу для начисления страховых взносов, уплачиваемых в ФСС, ПФР и ФФОМС (ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212‑ФЗ^[1], п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона № 125‑ФЗ^[2]).

Остановимся подробнее на предстоящих майских праздниках.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.10.2012г. №1048 «О переносе выходных дней в 2013 году», в связи с совпадением праздничных нерабочих дней 5 и 6 января с субботой и воскресеньем, а 23 февраля с субботой, предусмотрен перенос выходных дней с субботы 5 января на четверг 2 мая, с воскресенья 6 января на пятницу 3 мая и с понедельника 25 февраля на пятницу 10 мая.

Таким образом, в предстоящем мае мы не работаем с 1 по 5 мая включительно и с 9 по 12 мая включительно.

6, 7 и 8 мая – рабочие дни.

Всего в мае 31 календарный день, 18 рабочих дней, 2 праздничных дня и 11 выходных дней.

Два праздничных дня — это 1 и 9 мая (ст.112 ТК РФ). Все остальные дни являются переносом выходных и не рассматриваются, как праздничные дни с точки зрения трудового законодательства. Это обстоятельство важно, так как в соответствии со ст.120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Совсем другое дело – выходные дни. Они включаются в число календарных дней отпуска. Соответственно, если сотрудник пишет заявление на отпуск с 1 по 10 мая, то он использует 8 календарных дней отпуска (1 и 9 мая в число дней отпуска не войдут). Из них 3 дня будут приходиться на рабочие дни и 5 – на выходные.

С точки зрения отпускных выплат это более приятный вариант. Однако, он совершенно не подходит большинству трудящихся, которым ценны сами дни отпуска. Таким образом, для экономии дней отпуска заявление на отпуск можно будет написать на 6, 7 и 8 мая – 3 дня.

В Таблице №4 приведем расчет «потерь» при таком выборе, используя данные Примера №1 (заработная плата 50 000 руб. «чистыми», цена отпускного дня 1 700.68 руб.).

Таблица №4

2013 год	кол-во рабочих дней в месяце	сумма зарплаты	цена рабочего дня	кол-во отработанных рабочих дней	Сумма зарплаты за отработанное время	Отпускные (1 700,68*3)	Итого «на руки»	Разница (зарплата — итого «на руки»)
май	18	50 000,00	2 777,78	15	41 666,67	5 102,04	46 768,71	3 231,29

Пример расчета по методике 1

Приведем пример расчета резерва отпусков на 2023 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:

• Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
• Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
• Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

• ПФР — 22 %;
• ФСС — 2,9 %;
• ФФОМС — 5,1 %;
• ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
2. Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.

Определяем расчетный период

Расчет отпускных в 2023 году все так же начинается с определения расчетного периода. Он составляет год – 12 месяцев. Но на практике часто встречаются ситуации, когда сотрудник уходит в отпуск, отработав на предприятии всего несколько месяцев или даже недель. Какой период для начисления отпускных брать в этом случае? Чтобы лучше разобраться в вопросе, рассмотрим конкретные примеры.

1. Предположим, сотрудник проработал в компании несколько лет. Он собирается реализовать свое право на ежегодный оплачиваемый отпуск – уйти на отдых с 28 марта 2023 года. Расчетный период по нему посчитать просто – это предшествующие дате отпуска 12 месяцев. В нашем примере в расчет берутся дни с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года.
2. Рассмотрим другую ситуацию. Сотрудник трудится в компании с 15 сентября 2022 года, а в отпуск планирует уйти с 28 марта 2023 года. В этом случае бухгалтер включает в расчет месяцы с даты трудоустройства работника и по отпускной месяц – с 15.09.2022 до 28.02.2023.
3. Бывает, что человек отправляется в отпуск, не отработав на предприятии полный месяц. Допустим, сотрудник трудоустроился 01.03.2023, а с 28.03.2023 уже уходит в отпуск. Расчетный период в такой ситуации включает все отработанные трудящимся дни – с 1 по 27 марта.

Как рассчитать отпускные на праздники

Формула расчета. Определение суммы среднедневного заработка. Расчет компенсации за отпуск. Как увеличить отпускные.

Калькулятор отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия поможет рассчитать сумму выплат для отпусков различного вида, учтет больничные, отгулы и изменения в размере оклада. Калькулятор доступен бесплатно и без регистрации, его расчеты отвечают всем требованиям закона.

Оценив, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков, их трудоемкость, организация вправе самостоятельно закрепить в учетной политике правила создания оценочного обязательства.

В календарном году работник может взять 28 дней отпуска — разбить этот период на части или использовать целиком. В первый отпуск по закону можно уйти после 6 месяцев непрерывной работы на одном месте. Но по договоренности с руководством отпуск можно взять и раньше.

Кто создает. С какой периодичностью это делать. Как рассчитать. Методика 1: персонифицированный расчет. Пример расчета по методике 1. Методика 2: расчет по учреждению. Пример расчета по методике 2. Методика 3: по категориям работников. Пример расчета по методике 3. Как отразить в учете бюджетного учреждения. Какие проводки использовать для коммерции и НКО.

Пример расчета по методике 1

Приведем пример расчета резерва отпусков на 2023 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:

• Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
• Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
• Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

• ПФР — 22 %;
• ФСС — 2,9 %;
• ФФОМС — 5,1 %;
• ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

1. Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
2. Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

• Для расчета отпускных количество дней отпуска умножается на средний дневной заработок.
• В базу для расчета отпускных включается зарплата за отработанные дни и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке, а больничные, матпомощь и другие выплаты за неотработанные дни в расчете отпускных не участвуют.
• Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
• Нерабочие оплачиваемые дни в связи с коронавирусом и выплаты за них не учитываются при расчете «отпускного» среднего заработка, если сотрудник в эти дни не работал.
• Выплаченные отпускные необходимо пересчитать и доплатить недостающую сумму сотруднику, если их размер оказался заниженным в результате счетной ошибки или иных событий (изменения окладов, выплаты годовой премии и т. д.).

Один из ключевых моментов – формулировка в заявлении работника. Есть два варианта:

• С указанием сроков начала и конца. В этом случае в заявлении будет сказано (для примера): «Прошу предоставить мне отпуск с 1 по 10 января 2023 года». Поскольку с 1 по 8 число продолжаются рождественские каникулы, то они не включаются в расчёт. Таким образом, отпускных будет всего 2 – 9 и 10 января, и именно их оплатят по среднему заработку. За остальное время отдыха сотрудник ничего не получит. Выйти на работу нужно будет 11 числа, в среду.
• С указанием количества дней. В этом случае формулировка будет другой (для примера): «Прошу предоставить отпуск с 1 января на 15 дней». В таком случае на работу нужно выходить в среду 24, поскольку отпускные начнутся сразу после рождественских каникул. Если будет написано: «Прошу предоставить отпуск с 9 по 23», это практически то же самое.

Если самостоятельно разобраться с формулировкой сложно, то совет по поводу того, как выгоднее написать заявление, можно спросить в отделе кадров.

Появится обязанность представлять уведомление

Иногда обязанность по перечислению налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов возникает у налогоплательщика до представления соответствующей налоговой декларации (расчета).

Например, предприятие уплачивает страховые взносы ежемесячно, а соответствующий расчет представляется ежеквартально. То есть до получения расчета и отражения данных, указанных в нем, на лицевом счете плательщика, налоговый орган не знает, какую сумму тот должен перечислить.

Предусмотрены также ситуации, когда представление декларации (расчета) вообще не предусмотрено НК РФ (за исключением случаев уплаты налогов физическими лицами на основании налоговых уведомлений).

В указанных случаях с 01.01.2023 налогоплательщикам, плательщикам сборов, страховых взносов, налоговым агентам придется представить в налоговый орган уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов (п. 9 ст. 58 НК РФ).

Такое уведомление представляется в налоговый орган по месту учета не позднее 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты соответствующих налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов (в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи либо через «Личный кабинет налогоплательщика»). Например, уведомление об уплате упомянутых страховых взносов за февраль 2023 года надо представить не позднее 25.02.2023.

Представляют уведомления предприятия и в качестве налоговых агентов по НДФЛ. Они исчисляют и удерживают этот налог у физических лиц, как правило, ежемесячно, а отчетность представляют ежеквартально (форма 6-НДФЛ) и раз в год (форма 2-НДФЛ). Поэтому в уведомлении, в том числе, им надо будет определять сумму НДФЛ (исчисленную и удержанную) за период с 23-го числа месяца, предшествующего подаче уведомления, по 22-е число месяца подачи уведомления.

То есть, например, уведомление подается до 25 февраля, а в нем указываются суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные с 23 января по 22 февраля.

Порядок учета премий установлен в п. 15 Положения.

Ежемесячные премии и вознаграждения, начисленные в расчетном периоде, учитываются в полной сумме, независимо, отработал сотрудник полностью расчетный период или нет. Но есть ограничение: в расчет можно взять не более одной выплаты в месяц, начисленной за один и тот же показатель.

Также в полной сумме учитываются вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления вознаграждения.

В некоторых случаях такой учет годовых премий приведет к необходимости пересчета отпускных. Например, если сотрудник выходит в отпуск в феврале 2010 г., а в марте ему начисляют годовую премию за 2009 г., ее нужно включить в средний заработок. Соответственно, сумма отпускных должна быть пересчитана в сторону увеличения. Если же в январе 2010 г. этому сотруднику выплачивают премию по итогам 2008 г., то в расчет среднего заработка включать ее не нужно.

Данный момент регулирует п. 16 Положения, который прямо говорит о необходимости индексации среднего заработка при повышении зарплаты в целом по организации (филиалу, структурному подразделению).

Если же оклад повышен у отдельных сотрудников либо повышение у отдельных работников происходило в разные периоды времени, то применять порядок повышения среднего заработка, описанный ниже, не нужно. Использование этого положения при дифференцированном повышении окладов разным работникам в разные периоды времени поможет избежать пересчета отпускных на коэффициенты индексации.

Порядок повышения среднего заработка, определенный в п. 16 Положения, предусматривает три варианта индексации выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, при повышении окладов:

• в расчетный период;
• после расчетного периода до начала отпуска;
• во время отпуска.

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

В каком месяце выгоднее брать отпуск в 2022 году

Хорошо, если после расчета и выплаты отпускных сотрудник успешно отгулял свой отпуск и вышел на работу. Но так бывает не всегда. Отпускника могут внезапно вызвать на работу по производственной необходимости или после начала отпуска могут произойти какие-то «зарплатные» события, влияющие на размер отпускных (например, начислена годовая премия). Тогда без перерасчета отпускных не обойтись.

• Для расчета отпускных количество дней отпуска умножается на средний дневной заработок.
• В базу для расчета отпускных включается зарплата за отработанные дни и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Премии и повышение зарплаты учитываются в особом порядке, а больничные, матпомощь и другие выплаты за неотработанные дни в расчете отпускных не участвуют.
• Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
• Нерабочие оплачиваемые дни в связи с коронавирусом и выплаты за них не учитываются при расчете «отпускного» среднего заработка, если сотрудник в эти дни не работал.
• Выплаченные отпускные необходимо пересчитать и доплатить недостающую сумму сотруднику, если их размер оказался заниженным в результате счетной ошибки или иных событий (изменения окладов, выплаты годовой премии и т. д.).

Отпуск гарантирован Трудовым кодексом РФ. При этом на время нахождения сотрудника в отпуске за ним сохраняются рабочее место и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Отпуска бывают нескольких видов:

• основной отпуск, предоставляемый и оплачиваемый работнику каждый год, — 28 календарных дней;
• удлиненный оплачиваемый отпуск — представляется в соответствие с федеральными законами (например, педагогам);
• дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется каждый год работникам с вредными или опасными условиями труда;
• учебный отпуск и др.

При любом виде отдыха расчет отпускных производится по единой формуле (за исключением административного отпуска — без сохранения заработной платы, который не оплачивается, и отпуска по уходу за ребенком, оплата которого совершается по иным правилам).

ВАЖНО! Формула расчета отпускных утверждена в постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Для того чтобы рассчитать отпускные, расчетный период принимают равным 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу наступления отпуска (ст. 138 ТК РФ).

Как считать отпускные, если период отработали не полностью

Если сотрудник отработал не все 12 месяцев, предшествующих отпуску, или в периоде были исключаемые дни, например, командировки, для расчета среднего заработка используйте другие формулы:

Сумма выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, включаемых в расчет

Количество дней в отработанном периоде

Количество календарных дней в отработанном периоде определите по формуле:

Количество дней в отработанном периоде

Количество полностью отработанных месяцев

Общее количество дней в не полностью отработанных месяцах

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода рассчитайте так:

Количество дней в не полностью отработанном месяце

Количество отработанных дней в месяце

Число календарных дней в месяце

Пример. Как рассчитать отпускные, если расчетный период отработали не полностью

В расчетном периоде сотрудник отработал полностью 10 месяцев: февраль – июнь, август, сентябрь, ноябрь и декабрь. В июле на отработанный период приходится 3 календарных дня (с 29 по 31-е). В расчет бухгалтер включит 2,84 дн. (3 : 31 х 29,3).

В октябре на отработанный период приходится 26 календарных дней (с 6-го по 31-е). В расчет бухгалтер включит 24,57 дн. (26 : 31 х 29,3).

Количество дней в отработанном периоде равно 320,41 дн. (29,3 х 10 + 2,84 + 24,57).

Как считать отпускные, если работнику начисляли премии

Если в расчетном периоде перед отпуском работнику начисляли премии, включайте их в расчет по особым правилам. Особенности учета ежемесячных, квартальных и годовых премий мы свели в таблицу.

Как включать премии в расчет отпускных

Как включать в расчет отпускных

Ежемесячная, ежеквартальная или полугодовая премия

Включайте в расчет полностью, но не более одной премии за один и тот же показатель. Например, работнику начислили две премии за выполненный план по продажам и одну премию за качество продукции. Вы учитываете только одну премию за выполненный план и одну за качество

Премия по итогам года

Включайте в расчет полностью, если она начислена за год, предшествующий отпуску. Месяц, в котором начислили, не имеет значения

Включайте в расчет, только если премия предусмотрена положением о премировании или другим документом. Премии ко дню рождения или другим праздникам не учитывайте

Пример. Как считать отпускные, если начисляли премии

Законопроект № 219349-8

В 2022 году Госдума рассматривала законопроект № 219349-8 по сроку выдачи отпускных. Правило указано в ст. 316 ТК — выплачивать отпускные работодатель должен не позже чем за 3 дня до начала отдыха. Законопроект касается случаев, когда работник передал заявление на отпуск внепланово — за три дня или ранее до начала периода отпуска. В таком случае предусмотрено два срока:

• выплачивать не позже двух рабочих дней с момента предъявления заявления — если выплата проводится на банковскую карту;
• выплачивать до первого рабочего дня работника по завершении отпуска — если выдача производится иным способом, к примеру, наличными через кассу.

Учет резерва по отпускам и налог на прибыль

Отражение резерва отпусков в налоговом учете, а также условия его распределения должны быть закреплены в учетной политике организации (письмо Минфина России от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134), потому что отчисления в него можно назвать как прямыми, так и косвенными издержками (п. 1 ст. 318 Налогового кодекса РФ).

Если принять во внимание п. 24 ст. 255 Налогового кодекса РФ, то зарезервированная сумма на оплату отпускных в налоговом учете считается издержками на заработные платы.

ВНИМАНИЕ! Согласно письму Минфина РФ от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401 суммы расходов на оплату труда, покрытые из резерва, не должны отражаться в налоговом учете.

Пример 1

Организация выплатила своим сотрудникам в январе 2019 года заработные платы на сумму 450 тысяч руб.

А значит, на 31.01.2019 отчисления в резерв будут равны (450 000,00 × 30,2 % + 450 000,00) × 8,1 % = 47 457,90 руб. Эту сумму нужно будет указать в налоговом регистре январем 2019 года, обозначив ее как издержки на оплату труда сотрудников, а также учесть при исчислении налога на прибыль.

Резерв на отпуск в налоговом учете помогает урегулировать налоговую нагрузку в течение года, избежать больших колебаний, так как в январе были учтены расходы на оплату отпускных, хотя сотрудников, находящихся в отпуске, не было. А когда сразу несколько человек захотят получить отпускные, то организация без проблем выплатит их за счет резерва.

Согласно абз. 1 п. 3 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ, чтобы в конце года определить порядок дальнейшего бухгалтерского и налогового учета сумм резерва на отпуск, нужно провести инвентаризацию.

Заключения инвентаризации могут быть следующими:

• средства из резерва были полностью потрачены. Такое возможно, только если в начале года был составлен план, в точности совпадающий с фактическими затратами;
• фактические затраты на отпуска оказались больше суммы зарезервированных средств;
• зарезервированные средства на расходы по отпускам превысили фактические затраты.

Заключение инвентаризации нужно оформить документально в специальном акте или бухгалтерской справке.

Итак, рассмотрим дальнейший порядок учета средств из резерва в зависимости от исхода инвентаризации.

В первом случае, если все средства потратили, то в налоговом учете ничего отображать не нужно, так как вся сумма была исчерпана в счет выплат на отпуска и обязательные платежи, начисленные на них.

Во втором случае, согласно п. 5 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ, остаток суммы учитывается как внереализационный доход.

Пример 2

Организация в 2019 году произвела резервирование средств на оплату отпускных в размере 572 880,00 руб. (в том числе обязательные выплаты, начисленные на эту сумму). Но фактически оплата отпускных составила 535 600,00 руб. А значит, в резерве осталась сумма 572 880,00 — 535 600,00 = 37 280,00 руб. Эту сумму нужно отнести к внереализационным доходам.

В третьем случае превышение предельной суммы нужно будет отразить в издержках на заработные платы сотрудников.

Пример 3

Как и в предыдущем примере, величина резерва 572 880,00 руб. (в том числе обязательные выплаты, начисленные на эту сумму), но фактически израсходовано 590 550,00 руб. А значит, в издержки на оплату труда занесем 590 550,00 — 572 880,00 = 17 670,00 руб.

Следует отметить, что учет остатка, как в примере 2, применим в том случае, если в следующем году организация не будет создавать резерв на оплату отпусков в налоговом учете. Если же в учетной политике на следующий год это указано, то средства, оставшиеся в резерве, нужно сравнить с компенсациями за неиспользованные отпуска.

ВНИМАНИЕ! Сумму, предстоящую к выплате за неиспользованные отпуска (уточненный резерв), можно определить как произведение количества дней неиспользованного отпуска на среднюю заработную плату сотрудника за день (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).

Если эта сумма окажется больше суммы остатка средств, зарезервированных на оплату отпускных, то их относят к расходам на заработные платы сотрудников. В обратном случае остаток отражается как внереализационный доход (п. 3, 4 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ).

Пример 4

В конце 2018 года в ходе инвентаризации был выявлен остаток в резерве в размере 14 500,00. В учетной политике на следующий год есть уточнение о наличии резерва на оплату отпусков 2019 года в налоговом учете. Имеется один сотрудник, не отгулявший отпуск в течение 7 дней. За год он получил оплату труда в размере 588 тысяч руб. Сумма ставок по обязательным взносам – 30,2 %. Коэффициент для расчета отпускных – 29,3.

• Средняя заработная плата за день (588 000,00 + 588 000,00 × 30,2 %) / 12 / 29,3 = 2177,4 руб.
• Сумма уточненного резерва 2177,4 × 7 = 15 241,8 руб.
• 15 241,8 – 14 500,00 = 741,8 руб.

Сумма 741,80 учитывается как издержки на заработные платы сотрудникам, а 15 241,80 руб. переносится на 2019 год.

Пример 5

Так же как и в 4 примере, остаток на конец 2018 года составил 14 500,00 руб. Учетной политикой организации на следующий год предусмотрено создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Неиспользованный отпуск был обнаружен у двух сотрудников, 3 и 4 дня соответственно. Первый за год получил зарплату в размере 180 000,00, второй – 250 000,00 рублей.

Итак, средняя заработная плата за один день:

• первого — (180 000,00 + 180 000,00 × 30,2 %) / 12 /29,3 = 666,55 руб.
• второго — (250 000,00 + 250 000,00 × 30,2 %) / 12 / 29,3 = 925,77 руб.
• уточненный резерв 666,55 × 3 + 925,77 × 4 = 5702,73 руб.
• остаток 14 500,00 – 5702,73 = 8797,27 руб.

Новые правила расчета НДФЛ

До 2023 года датой получения дохода считали последний день календарного месяца, за который была начислена заработная плата. Поэтому ранее при выплате аванса НДФЛ не удерживался т. к. аванс не считался доходом. Рассчитывался и удерживался НДФЛ один раз при окончательной выплате заработной платы.

Основное изменение — теперь днём получения дохода для расчета НДФЛ считается дата выплаты заработной платы.
Теперь рассчитываем и удерживаем НДФЛ два раза в месяц: в день перечисления сотруднику аванса и в дату выплаты оставшейся части заработной платы.

Период расчета НДФЛ — с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца.

Дата отчета — до 25 числа текущего месяца подаем в ИФНС уведомление с расчетом исчисленных налогов.

Сумма из уведомления будет зачтена в качестве НДФЛ при поступлении единого налогового платежа, в состав которого будет включен и НДФЛ.

Скоро наступит лето, а значит, количество отпусков увеличится. В связи с этим возрастет нагрузка на бухгалтеров учреждений в части расчета отпускных, которые необходимо будет исчислить и выплатить сотрудникам. В статье напомним, как правильно рассчитываются отпускные в различных ситуациях.

Как известно, по Трудовому кодексу работодатель обязан предоставить всем работникам ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114). Отметим, что отпуск предоставляется всем работникам организации, включая работающих по совместительству (ч. 2 ст. 287), сезонных работников (ст. 295), лиц, с которыми заключены срочные трудовые договоры на срок до двух месяцев (ст. 291), надом­ников (ч. 4 ст. 310) и дистанционных работников (ч. 2 ст. 312.4).

К сведению

Отпуск не предоставляется лицу, которое выполняет работу на основании гражданско-правового договора (ч. 8 ст. 11 ТК РФ).

Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска? По общему правилу продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней (ст.115 ТК РФ). В этой же статье сказано, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, в частности:

• работникам в возрасте до 18 лет – 31 календарный день (в удобное для них время) (ст. 267 ТК РФ);
• педагогическим работникам – от 42 до 56 календарных дней согласно Постановлению Правительства РФ от 01.10.2002 №724 (ст. 334 ТК РФ);
• гражданским служащим – от 30 до 35 календарных дней (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
• муниципальным служащим – 30 календарных дней (ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Обращаем ваше внимание на то, что до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Как рассчитываются отпускные? Как было сказано выше, во время отпуска за работником сохраняется средний заработок. Для всех случаев определения среднего заработка, предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок его расчета (ст. 139 ТК РФ). Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемых у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Приведем пример расчета отпускных.

Пример 1.

Сотруднику с 18.05.2015 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015) отработан им полностью. Заработная плата за расчетный период составила 288 000 руб. Когда сотрудник должен приступить к работе? Как рассчитать отпускные?

Согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Это значит, что если отпуск продолжительностью 28 календарных дней начинается 18.05.2015, то в него попадает 12 июня – День России (является нерабочим праздничным днем и не включается в число календарных дней отпуска). Таким образом, последним днем отпуска будет 15.06.2015.

Средний дневной заработок работника составит 819,11 руб. (288 000 руб. / 12 мес. / 29,3). Сумма отпускных будет равна 22 935,08 руб. (819,11 руб. х 28 кал. дн.).

Пример 2.

Сотруднику по соглашению с работодателем предоставлен отпуск раньше, чем по истечении шести месяцев непрерывной работы у этого работодателя. Данный сотрудник начал работать с 12.01.2015, а с 18.05.2015 ему предоставили отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Ежемесячная заработная плата сотрудника составляет 22 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Исходя из условий примера, расчетный период – с 01.05.2014 по 30.04.2015. Однако данный сотрудник работает только с 12.01.2015. Таким образом, его заработок за расчетный период составил 88 000 руб. (22 000 руб. х 4 мес.).

Средний дневной заработок будет равен 750,85 руб. (88 000 руб. / 4 мес. х 29,3). Сумма отпускных – 10 511,90 руб. (750,85 руб. х 14 кал. дн.).

Пример 3.

Работнику с 18.05.2015 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период – с 01.05.2014 по 30.04.2015. За этот расчетный период сотрудник был на больничном 10 дней в феврале, его заработная плата за февраль без учета пособия по временной нетрудоспособности составила 18 000 руб. Ежемесячная заработная плата работника – 24 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

На основании пп. «б» п. 5 Положения № 922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если работник получал пособие по временной нетрудоспособности. При этом в случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения № 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Положения № 922).

Итак, заработная плата работника за расчетный период без учета пособия по временной нетрудоспособности составит 282 000 руб. (24 000 руб. х 11 мес. + 18 000 руб.).

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Таким образом, количество календарных дней в феврале равно 18,84 кал. дн. (29,3 / 28 дн. х (28 дн. — 10 дн.)), где 28 дней – количество календарных дней в феврале, а 10 дней – время болезни сотрудника.

Средний дневной заработок составит 826,66 руб. (282 000 руб. / (11 мес. х 29,3 + 18,84 кал. дн.)). Сумма отпускных будет равна 23 146,48 руб. (826,66 руб. х 28 кал. дн.).

К сведению

Согласно п. 12 Положения № 922 средний заработок для оплаты отпусков при работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) исчисляется в соответствии с п. 10 и 11 указанного положения, то есть как при обычном режиме работы (примеры приведены выше).

Какие нюансы возникают при расчете отпускных с учетом выплаченных премий? Такие нюансы установлены п. 15 Положения № 922. Рассмотрим их на конкретных примерах.

Пример 4.

Сотруднику с 18.05.2015 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015) отработан им полностью. Ежемесячный должностной оклад работника составляет 22 000 руб. За расчетный период ему каждый месяц выплачивалась премия в размере 11 000 руб., и в месяце предоставления отпуска ему также была назначена премия. Рассчитаем сумму отпускных.

В части 1 п. 15 Положения № 922 сказано, что при определении среднего заработка учитываются ежемесячные премии и вознаграждения, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. В данном примере расчетный период – с 01.05.2014 по 30.04.2015. Таким образом, премия, начисленная в месяце предоставления отпуска, не учитывается, поскольку она не входит в расчетный период.

Сумма заработка за расчетный период составит 396 000 руб. (22 000 руб. х 12 мес. + 11 000 руб. х 12 мес.).

Средний дневной заработок будет равен 1 126,28 руб. (396 000 руб. / 12 мес. / 29,3), сумма отпускных – 31 535,84 руб. (1 126,28 руб. х 28 кал. дн.).

Пример 5.

Воспользуемся условиями примера 4. Добавим, что за расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015) работнику были выплачены следующие премии:

• в июле 2014 года за II квартал 2014 года – 33 000 руб.;
• в октябре 2014 года за III квартал 2014 года – 33 000 руб.;
• в январе 2015 года за IV квартал 2014 года – 33 000 руб.;
• в апреле 2015 года за I квартал 2015 года – 33 000 руб.

Согласно ч. 2 п. 15 Положения № 922 при определении среднего заработка учитываются премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода. Таким образом, премия за II квартал 2014 года, выплаченная в июле 2014 года, будет учитываться не в полном размере, поскольку в расчетный период для исчисления отпускных попадают только два месяца из квартала (май и июнь 2014 года), за который начислена премия. Итак, в расчет отпускных данная премия будет включена следующим образом: сумма квартального вознаграждения, разделенная на 3 и умноженная на 2 (пропорционально включаемому периоду), а именно в размере 22 000 руб. (33 000 руб. х 2 / 3). Общая сумма премий будет равна 121 000 руб. (33 000 руб. х 3 + 22 000 руб.).

Средний дневной заработок составит 1 094,99 руб. ((22 000 руб. х 12 мес. + 121 000 руб.) / 12 мес. / 29,3), а сумма отпускных – 30 659,72 руб. (1 094,99 руб. х 28 кал. дн.).

Пример 6.

Воспользуемся условиями примера 5. Добавим, что в расчетном периоде работник болел с 08.09.2014 по 12.09.2014 (5 дней), за это время ему было выплачено пособие по временной нетрудоспособности в размере 12 000 руб. Начисленная за расчетный период заработная плата в сумме 264 000 руб. включает в себя пособие по временной нетрудоспособности. Расчетный период сотрудником отработан полностью. Рассчитаем сумму отпускных.

В силу п. 5 Положения № 922 из расчетного периода исключается время нахождения работника на больничном. Кроме того, в п. 15 Положения № 922 сказано, что в случае, если время, приходящееся на расчетный период, отработано сотрудником не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 данного положения, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячных, ежеквартальных и др.).

Таким образом, из суммы премии за III квартал 2014 года необходимо исключить количество дней нахождения сотрудника на больничном, получим 61 рабочий день (66 — 5), где 66 раб. дн. – норма рабочих дней за III квартал 2014 года по производственному календарю за 2014 год.

Следовательно, сумма премии за III квартал 2014 года, которая учитывается при расчете отпускных, будет равна 30 500 руб. (33 000 руб. / 66 раб. дн. х 61 раб. дн.). Общий размер премий, учитываемых при расчете сумм отпускных, составит 118 500 руб. (33 000 руб. х 2 / 3 + 30 500 руб. + 33 000 руб. х 2).

Сумма заработка, которая учитывается в расчете отпускных, будет равна 370 500 руб. (264 000 — 12 000 + 118 500), где 12 000 руб. – сумма пособия по временной нетрудоспособности, которая исключается на основании п. 5 Положения № 922.

Средний заработок работника составит 1 068,59 руб. (370 500 руб. / (29,3 х 11 мес. + 24,42 кал. дн.)), где 24,42 кал. дн. (29,3 / 30 х 25) – это количество календарных дней в неполном месяце (сентябре).

Отпускные – 29 920,52 руб. (1 068,59 руб. х 28 кал. дн.).

Работнику с 18.05.2015 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015) он отработал полностью. Должностной оклад работника в месяц составляет 22 000 руб. В мае 2015 года ему была выплачена премия по итогам работы за 2014 год в размере 25 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Средний дневной заработок работника – 750,85 руб. ((22 000 руб. х 12 мес.) / 12 мес. / 29,3). Отпускные составят 21 023,80 руб. (750,85 руб. х 28 кал. дн.).

Частью 3 п. 15 Положения № 922 установлено, что вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются при определении среднего заработка независимо от времени начисления вознаграждений. Таким образом, если отпускные были рассчитаны без учета годовой премии, работнику необходимо доплатить сумму, равную 1 990,90 руб. (25 000 руб. / 12 мес. / 29,3 х 28 кал. дн.).

К сведению

Если сотрудник отработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному им времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, предусмотренном п. 15 Положения № 922.

Как правильно рассчитать отпускные, если в учреждении произошло повышение заработной платы? Нюансы расчета отпускных при повышении заработной платы установлены в п. 16 Положения № 922. В нем сказано, что расчет отпускных зависит от того, в какой период была увеличена зарплата.

Пример 8.

Сотруднику с 18.05.2015 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015) отработан им полностью. Должностной оклад работника в месяц составляет 22 000 руб., а с 01.02.2015 произошло повышение окладов и он стал равен 25 000 руб.

Итак, если повышение окладов произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Из данной нормы следует, что сначала необходимо определить коэффициент повышения. Он будет равен 1,14 (25 000 руб. / 22 000 руб.). Далее производится индексация размеров выплат, начисленных за предшествующий повышению период, то есть с мая 2014 года по январь 2015 года включительно (за девять месяцев). Сумма индексации будет равна 225 720 руб. (22 000 руб. х 9 мес. х 1,14). Сумма всех выплат за расчетный период – 300 720 руб. (225 720 руб. + 25 000 руб. х 3). Средний дневной заработок составит 855,29 руб. (300 720 руб. / 12 мес. / 29,3). Отпускные – 23 948,12 руб. (855,29 руб. х 28 кал. дн.).

Пример 9.

Воспользуемся условиями примера 8. Предположим, что повышение окладов произошло с 01.05.2015. Рассчитаем сумму отпускных работника.

Если повышение окладов произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

В данном примере повышение окладов произошло не в расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015), а после него (01.05.2015), но до отпуска сотрудника (18.05.2015). Итак, средний дневной заработок работника будет равен 855,97 руб. ((22 000 руб. х 12 мес. / 12 мес. / 29,3) х 1,14). Сумма отпускных составит 23 967,16 руб. (855,97 руб. х 28 кал. дн.).

Пример 10.

Воспользуемся условиями примера 8. Допустим, повышение окладов произошло с 20.05.2015.

В пункте 16 Положения № 922 указано, что если повышение окладов произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, то повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

В настоящем примере отпускные выплачиваются с 18.05.2015, то есть повышение окладов произошло в период сохранения среднего заработка.

Итак, средний дневной заработок был рассчитан исходя из оклада до повышения и составил 750,85 руб. (22 000 руб. х 12 мес. / 12 мес. / 29,3). Отпускные были выплачены в размере 21 023,80 руб. (750,85 руб. х 28 кал. дн.). Далее произошло повышение окладов (с 20.05.2015), то есть необходимо пересчитать отпускные с этого числа до окончания отпуска за 26 дней.

Таким образом, сумма отпускных составит 23 756,89 руб. (750,85 руб. х 2 кал. дн. + 750,85 руб. х 1,14 х 26 кал. дн.). Значит, работнику необходимо доплатить сумму в размере 2 733,09 руб. (23 756,89 — 21 023,80).

Пример 11.

Сотруднику с 18.05.2015 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015) отработан им полностью. Должностной оклад работника в месяц составляет 22 000 руб. Кроме того, системой оплаты труда установлены ежемесячные доплаты к окладу в размере 15%. С 01.02.2015 произошли увеличение оклада до 25 000 руб., а также увеличение ежемесячной доплаты к окладу до 20%. Рассчитаем сумму отпускных.

В пункте 16 Положения № 922 отмечено, что в случае, если при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения изменяются перечень ежемесячных выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению и (или) их размеры, средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее установленные тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и ежемесячные выплаты.

Заработная плата работника до повышения – 25 300 руб. (22 000 руб. + 22 000 руб. х 15%).

Его заработная плата после повышения – 30 000 руб. (25 000 руб. + 25 000 руб. х 20%).

Коэффициент индексации равен 1,19 (30 000 руб. / 25 300 руб.).

Итак, заработок сотрудника для исчисления отпускных за расчетный период составит 325 620 руб. (22 000 руб. х 9 мес. х 1,19 + 30 000 руб. х 3).

Средний дневной заработок будет равен 926,11 руб. (325 620 руб. / 12 мес. / 29,3). Сумма отпускных – 25 931,08 руб. (926,11 руб. х 28 кал. дн.).

Пример 12.

Работнику с 18.05.2015 предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период (с 01.05.2014 по 30.04.2015) он отработал полностью. С 01.02.2015 его оклад был увеличен на 15%. Отметим, что согласно системе оплаты труда заработная плата состоит:

• из должностного оклада – 22 000 руб.;
• из доплаты за вредность – 20% оклада (4 400 руб.);
• из надбавки за стаж – 3 000 руб.

Отметим, что при повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, установленных к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность).

При повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при его определении, установленные в абсолютных размерах, не увеличиваются.

Итак, оклад работника после повышения будет равен 25 300 руб. Доплата за вредность, соответственно, тоже индексируется, она будет составлять 5 060 руб., а вот надбавка за стаж останется прежней, так как она установлена в абсолютном значении.

Похожие записи:

• Как погасить ипотеку материнским капиталом в 2023 году
• Где и как получить свидетельство о расторжении брака?
• Как встать на биржу труда и зачем это делать