Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Резервы на оплату отпусков в 1С: Бухгалтерии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.
Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник будет отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.
Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв должен создаваться всеми предприятиями, которые не находятся на упрощенной системе налогообложения. Это признание своих обязательств по выплате отпускных. Цель создания резерва – фиксирование обязательств компании на конкретный отчетный период. Резерв образуется в следующие периоды:
Дата создания должна быть прописана в учетной политике организации.
ИНТЕРЕСНО! До 2011 года формирование резерва являлось добровольной мерой предприятия. Создавался он с целью равномерного списания всех трат. Правила создания содержались в пункте 72 Положения по бухгалтерскому учёту (БУ). Однако в январе 2011 года данное положение утратило свою юридическую силу. Его заменили оценочные обязательства. Они зафиксированы в Правилах БУ 8/2010.
Признание оценочных обязательств (резервов) нормативным методом
Пример
Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ) в бухгалтерском и налоговом учете. Предельная величина, до достижения которой будут начисляться обязательства и резервы, составляет 1000000 руб. в год.
За январь 2021 г. сотрудникам ООО Конфетпром начислено по окладу — 145000 руб., страховые взносы — 43500 руб., взносы НСиПЗ — 290 руб. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков за январь 2021 г.
Настройка учета оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков в организации производится в настройке учетной политики организации (Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы отпусков. В связи с тем, что организация формирует оценочные обязательства (резервы) нормативным методом (выбран соответствующий переключатель), необходимо установить: процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов, который задается в поле Размер отчислений % от ФОТ, а в поле Предельная величина — предельную величину, до достижения которой будут начисляться оценочные обязательства (резервы).
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
Резервы отпусков в налоговом учете – проводки
Налоговый учет по оценочным обязательствам предприятия могут не вести. Не создается резерв в НУ и при кассовом методе учета, т.к. учесть расходы в этом случае можно только после выплаты отпускных работникам.
Работодатели, которые решили вести учет отпускных резервов в разрезе бухгалтерского и налогового учета, должны отразить этот момент в налоговой политике, также фиксируется методика расчета, максимальная сумма отчислений (включая страхвзносы) и ежемесячный процент перевода средств в резерв в соответствии с требованиями ст. 324.1 НК РФ. Бухгалтер должен составить сметный расчет размера оценочных обязательств. При формировании резерва налоговая база по прибыли будет уменьшаться на сумму отчислений в него, а не на величину фактически начисленных отпускных.
Если резерв на отпуска создается не в налоговом учете, а только в бухгалтерском, то база по налогу на прибыль не уменьшается, при этом будут возникать временные разницы по налогу на прибыль (ПБУ 18/02). Проводки рассмотрим на примере.
Рассмотрим обычные для резерва отпусков проводки для начисления и списания резервов в согласовании с учетной записью на счете 96 в таблице ниже.
|
Дт |
Счет |
Кт |
Описание |
|
08 |
Внеоборотные активы |
96.01 |
Начислен резерв на отпуск в подразделении |
|
20 |
Основное производство |
96.01 |
-«- |
|
23 |
Вспомогательное производство |
96.01 |
-«- |
|
26 |
Общехозяйственные затраты |
96.01 |
-«- |
|
44 |
Расходы на продажу |
96.01 |
-«- |
|
69 |
Расчеты с внебюджетными фондами |
96.01 |
Начисление взносов по страхованию по фондам |
|
96.01 |
Резерв на оплату отпуска |
70 Расходы на оплату труда |
Начисление отпускных за счет резерва |
|
96.01 |
-«- |
69 |
Начислены взносы по страхованию с отпускных сумм |
Резерв постоянно начисляется на тех же счетах, что и зарплата служащих. Страховые платежи взимаются по одному и тому же принципу, но в корреспонденции с учетом резерва, а не со счетами расчетов с внебюджетными фондами.
Остаток на 96 счете резерва отпусков в формировании отчетности должен быть отражен в пассиве баланса. Для этого есть строчка 1540 «Оценочные обязательства».
Если резервы предстоящих отпусков в организации создаются лишь в бухгалтерском учете, то основание для расчета налога на прибыль не уменьшается, а появляются временные налоговые разницы. Если в учетной политике налогового учета сообщается, что данные затраты учитываются при расчете налога на прибыль, то становится возможным сделать его в порядке, обозначенном в ст. 324,1 Налогового кодекса.
Вопрос о том, как рассчитать резерв отпусков в налоговом учете, рассмотрим далее.
Начнем с положения о выплате отпуска в налоговой отчетности. Оно может создаваться лишь компаниями по принципу начисления.
Соответственно, организации на УСН или НВД не имеют этой возможности.
Чтоб найти резерв, сначала нужно высчитать два оценочных показателя на следующий год.
Во-первых, это сумма отпускных. Во-вторых – оплата труда. В обоих значениях учтены и страховые платежи.
Высчитываем процент отчислений в резерв по формуле:
ПО = О/ ЗП,
где: ПО — процент отчислений в резерв.
О — приблизительная сумма отпускных на следующий год и страховые платежи.
ЗП — планируемые затраты на заработную плату в предстоящем году, включая страховые платежи.
Компания будет создавать отчисления в резерв и включать их в налоговые затраты каждый месяц, начиная с января.
В конце года (как правило, 31 декабря) принципиально важно провести инвентаризацию резерва и сопоставить скопленные за год затраты и реальные отпускные. Разница может быть включена в оплату труда.
А что делать в случае, если компания совершенно не пользовалась резервом? Все будет зависеть от того, планирует ли она начислять его в следующем году или нет.
Если компания не взимает резерв, она будет включать излишек в доходе.
Если организация решила создать резерв на следующий год, то тогда порядок начислений различается. Компания не может включать определенную часть затрат в выручку. Для необходимо найти служащих, которые не полностью использовали свои дни отпуска, намеченные на этот год. Потом высчитать сумму пособия на их каникулы, беря во внимание платежи, которые пригодятся для оплаты в это время.
Результатом расчета будет остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год.
Согласно учетной политики на 2014 год, ООО «Лютик» создает резерв на оплату отпусков как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. ОАО «Лютик» в учетной политике прописало следующий порядок расчета резерва на оплату отпусков:
«Сумма планируемых годовых расходов на оплату отпуска определяется как сумма планируемых отпускных по каждому сотруднику организации, определенная исходя из средней заработной платы сотрудника и количества дней отпуска, которые могут быть предоставлены сотруднику за текущий год.
В состав планируемых расходов на оплату отпуска включается сумма страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования). Ежемесячный процент отчислений определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда (в состав каждого показателя включаются суммы исчисленных страховых взносов в государственные внебюджетные фонды).
Особенности бухгалтерского учета резерва отпускных
В состав стоимостной оценки резерва БУ входят суммы отпускных выплат и социальных отчислений в фонды. Порядок проведения расчета потребных сумм может производиться разными способами в зависимости от объемности процедуры и штата.Существуют 2 способа подсчета сумм резервирования:
- Фонд формируется по каждому работнику персонально. Определение величины резервируемых сумм устанавливается из расчета фактического среднего заработка сотрудника и количества дней положенногоотпуска. Расчет трудоемкий, но отвечает требованию обеспечения наиболее вероятной стоимостной оценки.
- Фонд определяется по усредненному показателю. В качестве отправных показателей принимаются средняя заработная плата всех работников и общее число положенного им дней отдыха.
Суммы, начисленные для оплаты отпускных и отчислений в фонды, выплачиваются в течение года только за счет средств резерва. Операции по учету данных, списанию сумм оформляются проводками.
Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?
Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.
Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?
Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.
Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?
Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.
Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?
Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.
Вопрос №5. По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?
Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.
В настоящее время утвержденной методики расчета сумм отчислений в резерв на оплату отпусков не существует. Умалчивает о ней и ПБУ 8/2010. В отчетности, как было сказано выше, необходимо отразить наиболее достоверную оценку предстоящих расходов организации. Такую оценку можно обеспечить в случае, если величина отпускной выплаты будет рассчитываться по каждому работнику по формуле:
Ор = Сдз x Д,
где Ор — отчисления в резерв, руб.; Сдз — средний дневной заработок, руб.; Д — количество дней отпуска, заработанных работником на отчетную дату.
При ежемесячном начислении резерва показатель «количество дней» будет равен 2,33 дня. Если же выбран поквартальный способ формирования резерва, то этот показатель составит 7 дней ((28 дн. : 12 мес. x 3 мес.) = (2,33 дн/мес. x 3 мес.)).
Если работникам полагается удлиненный основной отпуск в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами либо дополнительный оплачиваемый отпуск (при работе с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при ненормированном рабочем дне и т.д.), то показатель Д рассчитывается путем деления количества дней ежегодного отпуска:
— на 12 месяцев при ежемесячном начислении оценочного обязательства или
— на 4, если отчисления в резерв делают ежеквартально.
Общая сумма отчислений в резерв определяется как совокупность вознаграждений, полагающихся каждому работнику, и начисляемых на них страховых взносов.
Оценочные обязательства по ненакапливаемым отпускам (например, учебным) не создаются, расходы по ним единовременно списываются в состав расходов при их начислении.
Пример 1. Организация, использующая общую систему налогообложения и занимающаяся производством пищевых продуктов, создает резерв на оплату отпусков отдельно по каждому работнику.
Исходные данные на 30 июня 2012 г. приведены в таблице 1. Данные о количестве дней неиспользованного отпуска (Н/О) для расчета резерва предоставляются кадровой службой.
Таблица 1
|
N |
Ф.И.О. |
Количество |
Средний |
Сумма резерва |
||
|
вознаграждение |
страховые |
всего |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
Гильерме М.К. |
14 |
1 434,00 |
20 076,00 |
6 103,10 |
26 179,10 |
|
2 |
Жуселей К.Д. |
26 |
1 252,00 |
32 552,00 |
9 895,81 |
42 447,81 |
|
3 |
Зелао А.Р. |
12 |
958,00 |
11 496,00 |
3 494,78 |
14 990,78 |
|
4 |
Кураньи К.Т. |
7 |
1 732,00 |
12 124,00 |
3 685,70 |
15 809,70 |
|
5 |
Муса А.Г. |
19 |
1 646,00 |
31 274,00 |
9 507,30 |
40 781,30 |
|
6 |
Навас С.Н. |
9 |
1 821,00 |
16 389,00 |
4 982,26 |
21 371,26 |
|
Всего |
161 579,95 |
Вопрос списания отпуска за счет резервов
Главный и наиболее частый вопрос у пользователей — какие именно проводки начисления отпуска формируются в зависимости от выбранного типа операции.
Рассмотрим на конкретном примере формирования проводок отражения отпуска в бухгалтерском учете отличия между видами операций Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств, Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов и Ежегодный отпуск за счет резервов.
В качестве общих входных данных принимаем, что в качестве счета затрат способа отражения зарплаты в бухгалтерском учета выбран счет 20.01, а сумма отпускных составляет 2113.25 руб.
Далее все изображения кликабельны — при нажатии открывается в полном масштабе.
Изменений в налоговом законодательстве, касающихся начисления резерва на оплату отпусков, не произошло. Создание резерва в налоговом учете осталось правом компании, а не ее обязанностью. Поэтому компании самостоятельно определяют для себя целесообразность создания такого резерва. В Налоговом кодексе РФ подход к начислению резерва основывается на принятом решении о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, то есть на налогообложение не будут влиять резкие перепады расходов на отпуск в зимнее и летнее время. Также в налоговом законодательстве четко прописан механизм расчета резерва. Он отличается от требований бухгалтерских нормативных актов, то есть сблизить налоговый и бухгалтерский учет невозможно. Сразу скажем, что разницы в учете, которые необходимо отразить в соответствии с ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», в любом случае будут — независимо от того, будет организация создавать резерв в налоговом учете или нет.
Если организация не создает резерв в налоговом учете, расходы на отпускные, включая страховые взносы, для целей исчисления налога на прибыль учитываются в расходах по фактической величине.
Организация, принявшая решение о создании резерва, руководствуется положениями ст. 324.1 «Порядок учета расходов на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет» НК РФ и, конечно, обязана отразить принятый способ резервирования в учетной политике. Кроме этого, в учетной политике указываются предельная сумма отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Организация составляет специальный расчет, в котором отражается порядок исчисления размера ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков. Унифицированной формы расчета нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Процент отчислений в резерв на оплату отпусков определяется как отношение предполагаемой годовой суммы соответствующих расходов к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда. Причем годовой размер расходов на оплату труда включает в себя и предполагаемую годовую сумму отпускных (Письмо Минфина России от 08.09.2008 N 03-03-06/1/511).