Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Жестких требований по составлению ГП не существует. Образцы составляют юристы с учетом своего личного опыта и возможного последующего использования этих документов в судебных спорах. Составить гарантийное письмо юрлицу можно на бланке с фирменным оформлением или на обычном листе. Листы с форматом А4.
Гарантийное письмо об оплате счета – образец
Больше доверия вызовет исходящий документ с регистрационным номером. Нужны печать, подписи руководителя и лица, ответственного за финансы (чаще всего это главбух). Если страниц несколько, нужна их нумерация и подписи на каждом листе. В ГП по оплате счета должны присутствовать банковские реквизиты. Предлагаем один из возможных вариантов.
Сначала пишем шапку: руководителю (название организации, ФИО), адрес: (город, улица, дом), телефон (номер с кодом), факс (номер с кодом), адрес эл. почты: (указать).
Затем объясняете ситуацию. Например: я, (свои ФИО), (паспорт серии (указать серию), № (указать номер паспорта), выдан (номер такой-то) отделением ФОМС по (указать город или область, дату выдачи)), прошу вас (перечислить виды услуг, товаров, работ без предоплаты или попросить об отсрочке выплаты по счету или договору с определенным номером). Оплату в размере (точная сумма числом и прописью) рублей гарантирую с расчетного счета № (номер счета) в ПАО (название банка) до (указать точное число или срок в банковских днях с момента выполнения действий получателем).
Затем указываем то, что обязательно должно быть в конце любого документа (число, месяц, год написания ГП, подпись, фамилия и инициалы)
Правила оформления документа
В связи с тем, что типовой образец заполнения гарантийного письма законодательно не закреплен, стороны должны придерживаться основных правил составления деловой документации.
В идеале письмо должно быть написано на фирменном бланке организации-должника. Однако допускается составление документации на листе бумаги формата А4.
Прежде чем приступить к написанию письма, необходимо понимать какие функции выполняет данный документ:
Подтверждает факт признания задолженности.
Является доказательством факта оформления соглашения между сторонами сделки.
При заполнении образца гарантийного письма, необходимо указать следующую информацию:
Наименование организации (если автором является юридическое лицо), ФИО отправителя (если автор документа — физлицо).
Реквизиты отправителя (для юр. лиц указываются юридический адрес и банковские реквизиты, физические лица указывают только адрес регистрации).
Наименование организации или ФИО физического лица, которое является получателем корреспонденции.
Перечень гарантийных обязательств.
Дата составления документа.
Организации и иные юридические лица обязаны заверить подпись руководителя гербовой печатью установленного образца.
Следует помнить, что письмо об оплате задолженности является гарантией исполнения взятых на себя обязательств. Если должник планирует отдавать задолженность по оплате товара несколькими платежами, в тексте письма необходимо отобразить график погашения долга. Для того, чтобы перенести или изменить сроки исполнения обязательств, необходимо написать гарантийное письмо об отсрочке платежа.
В данном случае в тексте документа указываются:
Причина невозможности своевременной оплаты.
Точные сроки погашения задолженности.
Ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.
Грамотно составленное гарантийное письмо удостоверяет (а в некоторых случаях и повышает) репутацию предприятия.
Получить юридическую помощь по вопросам гарантийного письма об оплате можно на нашем сайте.
Как составить бланк юридическому лицу
Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.
Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.
Составляется документ по следующему плану:
- Исходящий номер.
- Дата составления.
- Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
- Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
- Печать фирмы.
- Подпись руководителя и главного бухгалтера.
Пример гарантийного письма
Чтобы понимать, с чем именно вы имеете дело, важно посмотреть на пример письменной гарантии, которая может быть отправлена на имя другого лица.
Руководителю ООО «Ивановские ткани»
Р.А. Ким
Г. Ставрополь, ул. Краснознамёнска, д.4, офис 2
№2 от 11.01.2023
Гарантийное письмо о выполнении работ
Данным письмом ООО «Вилочный погрузчик» обязуется выполнить ремонтные работы погрузочной техники, которая находится по адресу: Г.Ставрополь, ул Ленина, д.3.
Руководитель И.А.Кисленко, 11.01.2023.
На примере видно, как мы описываем исходные данные, а также информацию, которая касается получателя такого письма.
Гарантийное письмо должно включать в себя такие элементы:
- Кто составил, и кому адресовано.
- Реквизиты сторон.
- Дата оформления документа, и, если вы ведете детальное делопроизводство в своей организации — исходящий номер акта.
- Суть документа – что, кому и в какие сроки гарантировано.
- Должность и инициалы автора письма.
- Печать компании.
- Контакты сторон.
У гарантийного листа, которое является официальным документом, есть особенности.
Форма гарантийного письма подразумевает, что:
- формат письма сугубо деловой, без длинных фраз и двусмысленных выражений;
- должна быть изложена полная процедура, которая подлежит исполнению;
- письмо заполняются на фирменном бланке организации-составителя и обязательно заверяется печатью организации;
- подписывает данный документ директор организации и глав.бух (это обязательное условие для гарантийных писем, если они предполагают исполнение финансовых обязательств).
Если говорить о неизменных реквизитах гарантийных писем, то к ним можно отнести:
- Имя корпорации.
- Код организации.
- ОГРН юридического лица.
- ИНН.
- Адресат.
- Заголовок.
Гарантийное письмо – вид деловой переписки между юрлицами. Документ в письменной форме подтверждает намерение адресанта выполнить обязательства, условия в заранее определенные сроки и в запрашиваемых стороной объемах. Подобное подтверждение используется, если стандартной договоренности недостаточно. Также обычно гарантийное письмо применяется, если заключение стандартного договора по каким-либо причинам нецелесообразно.
Как написать гарантийное письмо
Единого образца для составления этого документа нет. Однако в письме необходимо в обязательном порядке указать следующие сведения:
- название, реквизиты организаций – участников договоренности;
- дата написания текста;
- № исходящего документа;
- название документа (можно сразу указывать тему письма без заголовка «гарантийное письмо»);
- описание обязательств, основания для их появления, срок осуществления взятых на себя обязательств;
- реквизиты расчетного счета;
- ссылка на договор;
- сумма штрафа при нарушении взятых на себя обязательств (опционально);
- подпись руководителя, иного уполномоченного сотрудника;
- печать компании при ее наличии.
В зависимости от вида гарантийного письма может возникнуть необходимость указать дополнительные сведения. Так, в письме о предоставлении юридического адреса собственник помещения должен прописать:
- полный и подробный адрес коммерческого помещения (в том числе почтовый индекс, населенный пункт);
- характеристики помещения – площадь, этажность и т. д.;
- полные ФИО руководителя, наименование еще не зарегистрированной компании;
- сведения о себе, актуальные контактные данные, по которым с ним свяжутся сотрудники ФНС;
- гарантия оформления арендного договора после регистрации ООО;
- ссылка на прикладываемый документ о праве собственности на помещение (выписка из ЕГРН, копия свидетельства).
В письмах на оплату услуг, работ, товаров, задолженностей должны быть подписи как руководителя или должностного лица (адресанта), так и главного бухгалтера или финансового директора.
Методы отправки гарантийных писем
Заполненный бланк может быть отправлен несколькими способами. Более предпочтительно передавать подобную документацию лично представителям фирмы-поставщика. В этом случае, пакет документов может быть передан либо секретарю, либо в канцелярский отдел. Выбирая этот метод передачи официальных бумаг, следует позаботиться о создании копии документа, на которой будет поставлен штамп, подтверждающий факт приема.
Допускается передача деловой документации при помощи курьерских служб или при помощи почтовой компании. В последнем случае, заполненные бумаги отправляются заказным письмом, с уведомлением о получении. Также допускается отправка извещения при помощи факса или интернета, с последующей передачей бумажной копии.
Гарантийные письма любой направленности позволяют регламентировать отношения между сторонами сделки. Составить документ может каждое заинтересованное лицо в самостоятельном порядке или после консультации с квалифицированным юристом.
Сформированное надлежащим образом письмо имеет полноценную юридическую силу и может быть использовано для регулирования спорных ситуаций как в порядке досудебного разбирательства, так и путем обращения в высшие судебные инстанции. В рамках договорного права подобная документация используется часто, а вариантов использования может быть много.
Важно: конкретная форма гарантийного письма не регламентируется нормами действующего федерального законодательства.
С одной стороны, это позволяет составить правильную с юридической точки зрения бумагу, используя свободные формулировки. С другой стороны, получатель может сам определить собственные требования и разработать специализированный бланк для реализации поставленных целей.
Способы получения документа адресатом
Гарантийные письма должны предоставляться получателю в двух экземплярах лично, чтобы на экземпляре отправителя был проставлен входящий номер и дата вручения. Альтернативными способами доставки гарантийных писем являются: заказное письмо с уведомлением о вручении через почту, отправка курьерской службой с уведомлением о вручении.
Правильно составленные гарантийные письма могут иметь юридическую силу и признаваться судебными органами в качестве прямых доказательств.
Существует несколько способов передачи письма получателю. Если оно написано в присутствии партнера, то передача осуществляется бесплатно, быстро – из рук в руки. При наличии доступа к сети интернет или факсу, ограниченного времени доставки гарантия передается посредством телекоммуникационных способов.
Бланк гарантийного письма об оплате
Тип документа: Письмо
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 13,5 кб
Письмо-гарантия об оплате носит деловой характер и подтверждает факт и сроки оплаты за произведенные работы, отгруженный товар, предоставленные услуги и т.д. Также в нем гарантируются и штрафные санкции, которые выплатит предприятие или организация, в случае нарушения сроков оплаты. В некоторых случаях письмо-гарантия может стать ответом на полученное письмо-претензию.
Грамотно пишем письмо-гарантию
Гарантийные обязательства об оплате излагаются в деловом стиле. Письмо должно включать следующую информацию:
- порядковый номер письма и дату его составления;
- фамилию, имя и отчество руководителя, должность, название предприятия, которому отправляется письмо;
- письмо излагается в произвольной форме. В нем выражается гарантия оплаты товаров или услуг, которые либо уже предоставлены, либо будут предоставлены, согласно договору. Обязательно указываются сроки оплаты и банковские реквизиты организации. Также указываются конкретные действия, в случае нарушения сроков оплаты;
- подписывает письмо руководитель, с указанием должности, фамилии, имени и отчества, ставится печать предприятия;
- подпись бухгалтера с расшифровкой (не обязательно, но желательно).
Данный вид деловой переписки ведется на бланках с фирменным логотипом компании или предприятия.
Юридическая значимость письма
Правильно составленное письмо является не только частью документооборота предприятия, но и представляет собой юридически значимый документ, которым:
- Предприятие признает наличие задолженности перед другой стороной (чтобы можно было учесть сроки исковой давности).
- Определяется размер задолженности одной стороны перед другой.
- Подтверждается факт договоренностей между контрагентами.
Все обязательства обеих сторон, указанные в гарантийном письме, регламентируются Гражданским Кодексом РФ:
- обязательства продавца о поставке товаров или услуг в оговоренном количестве и в указанные сроки определяются 457, 465 и 467 статьями ГК РФ;
- обязательства покупателя оплатить и принять товар или услугу в оговоренном объеме и сроке закреплены 484 и 485 ст.
Правильно составленный документ – гарантия его выполнения
Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:
- Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
- Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
- Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
- Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
- Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.
Гарантийное РїРёСЃСЊРјРѕ РЅР° оплату: образецВ
РћРґРёРЅ РёР· деловых документов, нередко используемых РІ юридической практике, — гарантийное РїРёСЃСЊРјРѕ.
Оно подтверждает намерение автора совершить определенное действие либо выполнить поставленные условия.
Таким образом, этот бланк становится гарантией того, что будут осуществлены взятые обязательства. Единой формы для него не разработано.
В конце статьи можно скачать пример гарантийного письма и на его основании составить собственный документ.
Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности
В статье рассмотрим, что такое гарантийные письма, в каких случаях они составляются и составим образец письма о задержке оплаты поставщику.
В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.
Они могут представлять собой:
- согласие заключить договор (акцепт);
- предложение заключить договор (оферту);
- уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
- запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.
Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.
По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.