Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Документальное оформление суммированного учета рабочего времени
Для документирования фактически отработанных часов в режиме суммированного учета использованного рабочего времени необходимо применять график учета, формы которого есть в бухгалтерских и кадровых программах. При составлении графика сотрудники кадровых служб должны учитывать два важных обстоятельства:
- вне зависимости от продолжительности смены для сотрудника должен быть предусмотрен обеденный перерыв, продолжительность которого может варьироваться в промежутке от получаса до двух часов;
- превышение количества часов за учетный период возможно только в случае оформления переработки как работы за пределами нормального рабочего времени, с условием письменного согласия работника и издания соответствующего приказа работодателя.
Учет рабочего времени в 1С:ЗУП
В различных компаниях предусмотрены свои способы учета отработок. Они напрямую влияют на порядок внесения данных о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, а также на дальнейшую выдачу заработной платы сотрудникам.
Учет отработки может осуществляться двумя основными способами:
- Учет отработанного времени. Данный способ предполагает, что проводится сплошная фиксация (регистрация) реальных отработок. Кроме того, такой способ учета отработок предполагает не только фиксирование имеющихся отклонений, но и последующее заполнение табеля. Формирование обязательной формы отчета (табель Т–13) осуществляется на базе учтенных фактических данных.
- Учет отклонений. При этом в программу 1С:ЗУП вносятся следующие данные: расхождения с исходным графиком работника, например. прогулы, невыходы на работу, взятые отпуска и т.д. При учете отклонений ведение табеля не является обязательным, а регистрация всех выявленных отклонений проводится отдельно.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
В унифицированных формах вы можете использовать только те обозначения, которые для них разработаны. Например, для заполнения формы Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространённые условные обозначения для ведения учетного табеля:
- Я (сокращение от «явка», цифровой код 01) – соответствует обычному рабочему дню. Если учёт ведётся по количеству отработанных часов, а не только по дням, то буква «Я» проставляется в верхней графе, а в нижней указывается фактически отработанное время.
- Н (сокращение от «ночь», цифровой код 02) – используется для обозначения ночных смен (+время, если ведётся учёт отработанных часов).
- РВ (сокращение от «работа в выходные», код 03) – проставляется только для обозначения дней/явок, отработанных в выходные и праздничные дни.
- С (сокращение от «сверхурочно», код 04) – для явок и дней/часов, отработанных сверхурочно.
- К (сокращение от «командировка», код 05) – так обозначают дни, когда работник был в командировке.
- ОТ (сокращение от слова «отпуск», код 09) – дни оплачиваемого ежегодного отпуска (внимательно отнеситесь к соблюдению норм законодательства).
- ДО (сокращение от словосочетания «день отгула», код 16) – дни неоплачиваемого отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
- Б (сокращение от «болезнь», код 19) – дни оплачиваемого больничного, обязательно должны закрываться больничным листом.
- ПР (сокращение от «прогул», код 24) – дни неявки, то есть отсутствия без уважительных причин или законных оснований.
- В (сокращение от «выходной», код 26) – выходные, а также нерабочие праздничные дни.
- НН (сокращение от «невыясненные неявки», код 30) – проставляются только для прогулов, по которым пока нет подтверждённых причин отсутствия. После получения необходимых документов обозначение меняется на правильное/соответствующее.
Требования к оформлению учетных форм
Условные обозначения для оформления и внесения данных в табель размещены на первой странице формы Т-12. Их можно использовать и для Т-13. На основании этих обозначений организация может разрабатывать собственные символы, добавлять столбцы или строчки, исходя из специфики организации. Для 0504421 утверждены свои коды, обязательные для бюджетных организаций.
Требование к ведению табеля одно — чтобы из него было видно, где находился сотрудник в определенный час. Табельщик может фиксировать явки и неявки на работу — это сплошная регистрация. Могут фиксироваться только неявки.
Заполненный документ должен быть подписан руководителем. Поэтому расчетный лист, составленный по форме Т-13, также распечатывается и подается на подпись.
Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?
Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:
- Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
- Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.
Обозначения и коды в таблице
При заполнении табеля по форме № Т-12 или № Т-13 используются 36 сокращений, которые отражают самые различные ситуации – от обычной работы до ее приостановки из-за невыплаты сотрудникам заработной платы. От указанных в таблице кодов зависит размер суммы, которую персонал получит по итогам учетного периода, поэтому к ее заполнению нужно отнестись со всей ответственностью.
Все стандартные сокращения, которые могут быть использованы в табеле, представлены в следующей таблице:
| Код | Расшифровка | |
| буквенный | цифровой | |
| 01 | Я | Длительность рабочей смены в дневное время |
| 02 | Н | Длительность рабочей смены в ночное время |
| 03 | РВ | Длительность работы в выходные / нерабочие / праздничные дни |
| 04 | С | Длительность сверхурочной работы |
| 05 | ВМ | Длительность работы вахтовым методом |
| 06 | К | Время служебной командировки |
| 07 | ПК | Период повышения квалификации с отрывом от труда |
| 08 | ПМ | Период повышения квалификация с отрывом от работы в другой местности |
| 09 | ОТ | Оплачиваемый отпуск, который ежегодно предоставляется сотруднику |
| 10 | ОД | Дополнительный оплачиваемый отпуск, который может ежегодно предоставляться сотруднику |
| 11 | У | Дополнительный отпуск, который дается сотруднику в связи с обучением, причем предполагает сохранение среднего заработка, поскольку работник совмещает работу и учебу |
| 12 | УВ | Сокращенная продолжительность рабочей смены для обучающихся без отрыва от производства с частичным урезанием зарплаты |
| 13 | УД | Дополнительный отпуск по обучению без сохранения зарплаты |
| 14 | Р | Отпуск в связи с беременностью / родами / усыновлением грудного ребенка |
| 15 | ОЖ | Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 3-летнего возраста |
| 16 | ДО | Отпуск без сохранения зарплаты, который предоставляется работнику с одобрения начальника |
| 17 | ОЗ | Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 18 | ДБ | Дополнительный отпуск, который предоставляется работнику без сохранения зарплаты |
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
| 20 | Т | Временная нетрудоспособность без пособия в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 21 | ЛЧ | Сокращенная длительность рабочего дня в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 22 | ПВ | Период вынужденного прогула из-за увольнения / перевода на другую работу/ отстранения с восстановлением на прежнем месте работы |
| 23 | Г | Отгулы из-за исполнения государственных / общественных обязанностей согласно законодательству |
| 24 | ПР | Прогулы – отсутствие на работе без уважительной причины |
| 25 | НС | Неполный рабочий день по инициативе работодателя в случаях, которые предусмотрены законодательством |
| 26 | В | Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие дни из-за праздников |
| 27 | ОВ | Дополнительные выходные дни с сохранением зарплаты (оплачиваемые) |
| 28 | НВ | Дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты (неоплачиваемые) |
| 29 | ЗБ | Забастовка, которая проводится в порядке, установленном законом |
| 30 | НН | Неявки на работу по неизвестным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| 31 | РП | Период простоя из-за работодателя |
| 32 | НП | Период простоя по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от работников |
| 33 | ВП | Период простоя из-за работника |
| 34 | НО | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) согласно законодательству |
| 35 | НБ | Отстранение от работы по причинам, предусмотренным законом, без сохранения зарплаты |
| 36 | НЗ | Приостановка работы из-за задержек выплаты зарплаты |
Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии. На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.
К основным правилам заполнения документа относится следующее:
- изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
- заполняется документ только в одном экземпляре;
- допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
- у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
- подготавливать табель надо в начале нового месяца;
- в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
- указывается дата начала учета;
- в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
- основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
- обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
- столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
- напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
- если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
- сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
- если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.
Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.
Ответственность за ошибки
Конкретный специалист компании наделяется полномочиями вести табель, для чего работодатель издает соответствующий приказ. Он должен хорошо разобраться в том, как правильно заполнять таблицу. Для упрощения процесса часто используется специальная программа для ведения табеля учета рабочего времени. В нее достаточно вносить в нужные строки актуальные данные, после чего документ распечатывается и подписывается. При необходимости достаточно просто внести разные изменения.
Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.
Если устанавливается факт наличия нарушений, то компания привлекается к административной ответственности, поэтому уплачивает штраф в размере 5 тыс. руб. При выявлении полного отсутствия данного документа увеличивается штраф до 50 тыс. руб., причем взимается он с руководителя предприятия на основании положений ст. 5.27 КоАП. Для предотвращения данной ситуации руководство компании должно следить за правильностью и своевременностью составления табеля.
Заполнение формы Т-12: нюансы
При заполнении формы Т-12 следует иметь в виду, что:
- Если работник в отпуске, то в табеле:
- фиксируются праздники в период его отпуска (поскольку они не входят в него и не оплачиваются в рамках отпускных);
- не фиксируются выходные дни (поскольку входят в число календарных).
- Если работник в командировке, то при выполнении работы в выходные и праздники в рамках ее длительности эти дни отмечаются как рабочие командировочные (по ним будет назначена двойная оплата).
Общераспространенный способ такой «кодировки» — использование сочетания кодов К/РВ.
- Если работник имеет право на сокращенную рабочую неделю (например, когда занят на вредном или опасном производстве), то в табеле фиксируется сокращенное количество рабочих часов.
То же самое — при сокращении дня перед праздником.
- Если человек работает по внутреннему совместительству (на двух должностях) в разных подразделениях, то сведения о его работе распределяются по двум разным табелям (которое должно вести каждое подразделение).
А если совместительство в одном подразделении, то ФИО работника (и его табельный номер) фиксируются в одном табеле дважды (или большее количество раз — в зависимости от количества занимаемых должностей по совместительству). Соответственно, данные по рабочему времени человека «распределяются» по отдельным строкам — хотя речь идет об одном и том же работнике.
- Если работник опоздал или ушел с работы до окончания рабочего дня, то в табеле это показывается:
- проставлением «комбинированного» кода Я/НН в день, когда человек был на работе;
- указанием строкой ниже фактического количества отработанных и не отработанных им часов (через дробь).
А если человек пришел на работу позже (ушел с нее раньше) по согласованию с работодателем (отпросился), то запись будет иной: в верхней строке фиксируется код Я, в нижней — фактическое количество отработанных часов. Впоследствии на основании этой записи ему будет исчислена уменьшенная зарплата.
- Если рабочая смена «растягивается» на несколько календарных дней, то в табеле отражается:
- количество кодов, соответствующее количеству календарных дней, на которые приходится смена;
- фактическое количество часов, отработанных по каждому коду.
Коды могут быть как одинаковыми, так и разными. Типичный сценарий с разными кодами — когда человек заступает на смену в пятницу вечером, а завершает работу — в субботу. Период работы в пятницу будет обозначен кодом Я, а в субботу — кодом РВ.
При этом, отдельно выделяются ночные часы. Например, если человек по графику «сутки через трое» проработал за какой-либо день 20 часов, а из них — 5 часов ночью, то:
- в верхней строке показывается код Я/Н;
- в нижней строке — цифры 20/5.
- Если человек работает по скользящему графику, предусматривающему работу в субботу и в воскресенье, то в табеле эти дни показываются не с кодом РВ, а с кодом Я (как обычные рабочие дни).
Вместе с тем, если рабочий день выпадает на государственный праздник, то он показывается с кодом РВ.
- Если человек увольняется до истечения месяца, то его табель можно не заполнять, начиная со дня увольнения.
А если пришел новый работник — то заполнять, начиная с первого дня его выхода на работу.