Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерский учет питьевой воды для сотрудников офиса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Требования к организации питьевого режима в общеобразовательных организациях установлены СанПиН 2.4.5.2409-08, утвержденными Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 23.07.2008 № 45. Согласно этому документу школьники должны быть обеспечены качественной питьевой водой, отвечающей гигиеническим требованиям централизованных систем питьевого водоснабжения, – СанПиН 2.1.4.1074-01, утвержденные Постановлением Главного государственного санитарного врача от 26.09.2001 № 24.
13 марта Организация оплатила поставщику:
- питьевую воду в количестве 10 шт. на сумму 150 руб. (в т. ч. НДС 20%);
- многооборотную залоговую тару — бутыль для воды 19 л в количестве 1 шт. на сумму 300 руб. (без НДС).
В тот же день поставщик доставил 1 бутыль воды для офиса.
По условиям договора бутыль является возвратной залоговой тарой.
Учетной политикой по БУ предусмотрено, что:
- на забалансовых счетах ведется учет залоговых сумм и чужого имущества;
- запасы, предназначенные для управленческих нужд, признаются в БУ несущественными активами и учитываются в затратах в момент приобретения.
Практический пример по составлению проводок
Для обеспечения хороших условий труда работников общество с ограниченной ответственности «Спутник» заключило договор поставки с ООО «Вода» на поставку питьевой воды для кулера по стоимости 134 рубля (в т. ч. НДС 18% 20,44 руб.) за бутыль. Всего было заказано 8 бутылей. Также ООО «Спутник» приобрело собственный кулер стоимостью 8500 рублей, в т. ч. НДС 18% 1296,61 руб. За бутыли, в которых вода будет поступать в офис, договором поставки предусмотрено внесение залоговой стоимости в размере 50 рублей за каждую единицу.
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям в бухгалтерском учете фирмы
7203,39 рубля – поступление приобретенного кулера от поставщика.
1296,61 – принят входной НДС.
8500 руб. – стоимость кулера была переведена на расчетный счет продавца.
7203,39 руб. – актив введен в эксплуатацию.
1296,61 – НДС принят к вычету.
400 рублей – внесено обеспечение возврата тары.
400 – отображение залога на забалансовом счете.
400 рублей – оприходованы бутыли по залоговой стоимости.
Примечание от автора! В бухгалтерском учете компании возвратная тара может быть оприходована по залоговой стоимости или цене, указанной в закрывающих документах поставщика.
908,48 руб. – оприходована поступившая на склад питьевая вода.
163,52 руб. – учтен НДС от поставщика.
1072 рубля – оплата за воду осуществляется наличными.
908,48 – списание закупленной воды на расходы ООО «Спутник».
Вычеты НДС заявляйте как обычно
Возможность вычета зависит от того, облагается ли НДС ваша деятельность:
- облагается, то входной налог по самому кулеру, по затратам на его доставку и установку, по суммам арендной платы, а также по стоимости фильтров, бутылей и воды принимайте к вычету полностью на основании счетов-факту р подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ ;
- не облагается, то налог включайте в стоимость имущества, работ и в суммы арендной плат ы подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ ;
- вы ведете как облагаемую, так и не облагаемую НДС деятельность и не можете применить правило «пяти процентов», то часть входного НДС вы вправе принять к вычету, а часть должны включить в стоимость имущества (арендной платы). Входной налог распределяется пропорционально выручке от облагаемых и необлагаемых операци й пп. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ .
Включение расходов на воду при исчислении единого налога
Организациям на ОСН, исчисляющим налог на прибыль, разрешено отнести расходы на воду к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ИП, применяющие ОСН и уплачивающие НДФЛ, также ориентируются на гл. 25 НК РФ. Поэтому ИП такие расходы может включить в профессиональный налоговый вычет. Минфин соглашается с этим (письма от 09.07.2012 № 03-03-06/1/332, от 21.11.2013 № 03-03-06/1/50213).
А вот организациям на УСН Минфин отказал в праве признания затрат на воду в целях исчисления единого налога. Причина этого – отсутствие расходов на организацию нормальных условий труда в закрытом перечне (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) (письмо Минфина от 24.10.2014 № 03-11-06/2/53908). Однако суды принимают сторону налогоплательщиков. Так, в Постановлении ФАС УО от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3 по делу № А47-15449/05 сказано, что данные расходы (при наличии документального подтверждения) можно учесть при УСН, поскольку они направлены на обеспечение нормальных условий труда.
Если организация не готова рисковать – безопаснее не включать эти расходы при исчислении единого налога.
Купили воду, предоставляем чай-кофе – не возникает ли у сотрудников экономической выгоды? Конечно, да.
Но ст. 41 НК РФ связывает налогооблагаемый доход с персонифицированной выгодой (п. 5 Обзора судебной практики по применению гл. 23 НК РФ от 21.10.2015). Иначе дохода, облагаемого НДФЛ, нет.
Основные бухгалтерские проводки по учету питьевой воды
- Дт 10 Кт 60 – поставка воды на предприятие.
Дт 60 Кт 50, 51 – расчеты с поставщиком наличными средствами или безналичным перечислением.Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 10 – расходы по закупке питьевой воды отнесены на затраты (счет затрат выбирается организацией в зависимости от выбранной учетной политики).
- Дт 60, 76 Кт 50, – внесение залога за бутыли.
Дт 009 – отображение внесенного залога.Дт 10.04 Кт 60 (76) – получение на склад возвратных бутылей (возврат тары оформляется обратной проводкой).
Дт 50, 51 Кт 60, 76 – возврат ранее внесенной залоговой стоимости.
Кт 009 – списание отображенного залога.
- Дт 10 Кт 60 – покупка собственного кулера для компании.
Дт 20, и т. д. Кт 10 – ввод собственного кулера в эксплуатацию.Дт 20, 25, 26 и т. д. Кт – отнесение на затраты арендных платежей за использование кулера поставщика.
Некоторые работодатели отводят отдельные помещения под комнаты отдыха и психологической разгрузки. В этих комнатах нередко устанавливают тренажеры, бильярдные столы и прочее спортивное оборудование. Чаще всего такие объекты подходят под критерии основных средств, и налогоплательщики начисляют на них амортизацию.
Проверяющие традиционно утверждают, будто расходы на амортизацию беговых дорожек, велотренажеров и другого спортинвентаря нельзя отразить в налоговом учете по причине производственной необоснованности. Но суды встают на сторону организаций и признают, что амортизационные отчисления по тренажерам можно списать на уменьшение облагаемой прибыли (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 05.09.11 № Ф09-5411/11 и ФАС Северо-Кавказского округа от 27.08.12 № А18-1371/2011).
* СанПиН 2.1.4.1074-01 «Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем водоснабжения. Контроль качества» введены в действие постановлением Главного государственного санитарного врача от 26.09.01 № 24.
Учет расходов на покупку питьевой воды
Внимание
Как отразить в учете поступление материалов. Если кулер принят к учету в составе материалов, то сразу после установки спишите его стоимость на затраты: Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2…) Кредит 10-9 – списана фактическая себестоимость кулера. Вода для кулера Бутилированную питьевую воду, которая необходима для работы кулера, примите к учету по стоимости ее приобретения (без учета налогов) и отразите по дебету счета 10 «Материалы» субсчет 10-1 «Сырье и материалы». Передачу воды в подразделение оформите требованием-накладной по форме М-11 (или актом на списание питьевой воды по самостоятельно разработанной форме).
На основании этого документа спишите стоимость воды на затраты: Дебет 23 (25, 26, 44, 91-2…) Кредит 10 субсчет «Сырье и материалы» – списана фактическая себестоимость воды. Бутыли, в которых поставляется питьевая вода, являются многооборотной (возвратной) тарой.
Некоторые работодатели отводят отдельные помещения под комнаты отдыха и психологической разгрузки. В этих комнатах нередко устанавливают тренажеры, бильярдные столы и прочее спортивное оборудование. Чаще всего такие объекты подходят под критерии основных средств, и налогоплательщики начисляют на них амортизацию.
Проверяющие традиционно утверждают, будто расходы на амортизацию беговых дорожек, велотренажеров и другого спортинвентаря нельзя отразить в налоговом учете по причине производственной необоснованности. Но суды встают на сторону организаций и признают, что амортизационные отчисления по тренажерам можно списать на уменьшение облагаемой прибыли (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 05.09.11 № Ф09-5411/11 и ФАС Северо-Кавказского округа от 27.08.12 № А18-1371/2011).
* СанПиН 2.1.4.1074-01 «Питьевая вода. Гигиенические требования к качеству воды централизованных систем водоснабжения. Контроль качества» введены в действие постановлением Главного государственного санитарного врача от 26.09.01 № 24.
Комната для приема пищи
Еще один атрибут современного офиса — это помещение, где сотрудники могут в рабочее время подогреть еду, принесенную из дома, пообедать, а также выпить чаю или кофе. В таких комнатах, как правило, есть холодильник, чайник, микроволновая печь, столы, стулья, посуда и моющие средства.
Довольно часто инспекторы при проверках аннулируют расходы на оборудование и обслуживание офисной кухни, потому что с их точки зрения подобные затраты экономически не обоснованы. Но в Минфине придерживаются иного мнения. В письме от 14.07.11 № 03-03-06/2/112 чиновники разъяснили, что суммы, потраченные на помещение для приема пищи, можно отразить в налоговом учете на основании подпункта 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Главное, чтобы офисная кухня не являлась объектом обслуживающего производства и хозяйства, то есть не оказывала платных услуг, в том числе сторонним посетителям (см. «Минфин: затраты на оборудование обеденной комнаты для сотрудников можно учесть при налогообложении прибыли»).
Арбитражная практика по данному вопросу также положительна для налогоплательщиков. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 28.06.12 № А40-50869/10-129-277. Судьи подтвердили, что использование офисной кухни направлено на обеспечение нормальных условий труда, и соответствующие расходы связаны с участием работников в производственном процессе.
Как отразить в бухучете покупку питьевой воды
Как отразить купленную для сотрудников питьевую воду в бухгалтерских расходах? Рассказываем.
Работодатель имеет право закупать воду для сотрудников, обеспечивая таким образом нормальные условия труда.
Материалы, которые необходимы для производственной деятельности, в том числе и вода для сотрудников, относится к запасам. Поэтому делаем следующие проводки.
Дт 10 Кт 60 — приобретена вода
Дт 19 Кт 60 — выделен «входной» НДС
Дт 60 Кт 51 — произведена оплата продавцу
Дт 20(26, 44) Кт 10 — стоимость использованной за месяц воды списана в расходы
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету
Если компания может вести упрощенный бухучет, то проводки будут следующими:
Дт 20, 25, 26, 44 Кт 60 — приобретена вода
Дт 19 Кт 60 — выделен «входной» НДС
Дт 60 Кт 51 — произведена оплата продавцу
Если у компании УСН или если есть другая причина, по которой организация не является плательщиком НДС, налог просто списывается в расходы. Туда же, куда и сама стоимость воды.
Теперь разберемся с кулером. Его можно купить или арендовать. При приобретении кулера в собственность, он может быть объектом ОС.
Если организация в 2021 году применяет старое ПБУ 6/01 по основным средствам, то надо помнить о лимите стоимости ОС в бухучете — имущество, стоимостью более 40 тыс. рублей и используемое более года, является основным средством. А значит учитывается на 01 счете. Если применяется новый ФСБУ 6/2020, то искать стоимостной лимит надо в учетной политике своей организации, поскольку новый стандарт его не устанавливает.
Дт 08-4 Кт 60 — отражены вложения во внеоборотные активы
Дт 19 Кт 60 — выделен «входной» НДС
Дт 60 Кт 51 — произведена оплата продавцу
Дт 01 Кт 08-4 — объект введен в эксплуатацию
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету
Если стоимость одного кулера 40 тыс. рублей и менее, то это не основное средство (если, конечно, в учетной политике организации не установлен пониженный лимит для отнесения имущества к ОС). И он отражается в составе материально-производственных запасов.
Дт 10 Кт 60 — приобретен кулер
Дт 19 Кт 60 — выделен «входной» НДС
Дт 60 Кт 51 — произведена оплата продавцу
Дт 20(26, 44) Кт 10 — стоимость кулера списана в расходы
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету
Если в учетной политике организации указано, что учет подобного имущества ведется на забалансовом счете 013, то и отражаем его там по дебету. Но есть и другие варианты, например, описи или реестры «малоценного» ОС. Все зависит от учетной политики компании.
Если кулер арендуется и оплата производится каждый месяц, то в бухучете будут проводки:
Дт 60 Кт 51 — перечислена арендная плата за ХХХ месяц
Дт 19 Кт 60 — выделен «входной» НДС
Дт 20(26, 44) Кт 60 — сумма арендной платы за ХХХ месяц отнесена на расходы
Если организация не является плательщиком НДС (например, на УСН), то НДС включается в стоимость купленного кулера. Т.е. увеличивает стоимость ОС как невозмещаемый налог.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Питьевая вода для нужд офиса: учет и оформление
Бухгалтерский учет На основании п.п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (далее — ПБУ 5/01) питьевая вода принимается к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации) (п. 6 ПБУ 5/01). Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, определено, что МПЗ, приобретенные для собственных нужд, подлежат отражению в учете по дебету счета 10 «Материалы».
Как правильно учитывать затраты на воду в офисе?
Только представьте: завтра на вашей фирме появится кофемашина или кулер.
Как их поставить на баланс? Какие налоги платить придется, а какие – нет (хоть и требуют)? Наши специалисты помогут разобраться.
Все чаще для сотрудников, чтобы им работалось комфортнее, устанавливают автоматы для приготовления кофе, чая, устройства для охлаждения или подогрева воды. Конечно, приятно, когда руководитель заботится о своих подчиненных, но главбуху от этого лишняя морока. Ведь, учитывая эти расходы, ему надо так извернуться, чтобы и инспекторов «ублажить», и «родную» компанию не обидеть.
Ставим на баланс
В бухгалтерском учете кофемашины надо отражать в составе основных средств на счете 01. Так же, как холодильник в директорском кабинете, кондиционеры, пожарную сигнализацию и т.д. С кулером посложнее: если срок его полезного использования больше года – это основное средство, иначе – материал (счет 10). Это срок возьмите из технической документации (кстати, это распространяется и на налоговый учет).
Касательно расходов на заправку этих аппаратов, их нужно учитывать на субсчете 91-2 «Прочие расходы» в составе операционных расходов. Как отразить эти затраты, если вашу фирму тонизирующими напитками будут периодически обеспечивать, покажет пример.
Пример
В мае ЗАО «Актив» (заказчик) заключило договор с ООО «Чистая вода» (исполнитель) на установку и аренду кулера, а также на поставку воды в бутылях. Расходы по установке и аренде аппарата за месяц составили 2124 руб. (в том числе НДС – 324 руб.). Стоимость двух бутылей воды, заказанных «Активом», – 472 руб. (в том числе НДС – 72 руб.).
Учет питьевой воды с 2021 в 1С
Для обеспечения нормальных условий труда работников «упрощенцы» нередко приобретают бутилированную питьевую воду и, конечно, кулеры. Но вправе ли они учесть эти расходы в налоговой базе по УСНО?
К сведению:
Одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. Об этом сказано в Типовом перечне ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н).
Чиновники Минфина считают, что затраты на приобретение чистой питьевой воды, приобретение и установку кулеров (и аналогичные расходы), связанные с обеспечением нормальных условий труда и мер по технике безопасности, могут быть учтены в налоговой базе лишь плательщиками налога на прибыль – на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, а также при выполнении норм п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письма от 23.03.2020 № 03-03-07/22134, от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286).
Для целей применения УСНО расходы на обеспечение нормальных условий труда, а именно расходы, связанные с приобретением питьевой воды и кулера, в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены. Следовательно, их нельзя признать в налоговой базе по «упрощенному» налогу. Об этом сказано в письмах Минфина России от 26.05.2014 № 03-11-06/2/24963, от 06.12.2013 № 03-11-11/53315.
Между тем есть судебное решение, в котором отражена иная позиция по данному вопросу. Так, в Постановлении ФАС УО от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3 по делу № А47-15449/05 сказано, что названные расходы (при наличии документального подтверждения) можно учесть при УСНО, поскольку они направлены на обеспечение нормальных условий труда.
Затраты на приобретение чистящих, моющих и дезинфицирующих средств в перечне разрешенных для учета при УСНО расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) прямо не поименованы.
Однако контролирующие органы считают, что эти затраты налогоплательщики вправе учесть в налоговой базе по УСНО в качестве материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Такие разъяснения даны, например, в письмах Минфина России от 17.01.2020 № 03-11-11/1827, от 16.08.2019 № 03-11-11/62254.
Добавим: к расходам на хозяйственные нужды (то есть к материальным) «упрощенцы» могут отнести и затраты на приобретение туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла и др. Соответственно, они тоже уменьшают налоговую базу при УСНО (см. Письмо Минфина России от 01.09.2006 № 03-11-04/2/182).
Таким образом, суммы, потраченные на покупку хозяйственных товаров и предметов бытовой химии, «упрощенцы» могут учесть в налоговой базе по УСНО.
Обозначенные затраты учитываются в составе расходов в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.01.2019 № 03-11-06/2/1301).
В части расходов на уборку офисных помещений необходимо пояснить следующее.
Согласно пп. 2 и 6 п. 1 ст. 254 НК РФ затраты на приобретение услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или предпринимателями, и на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика относятся к материальным расходам.
Руководствуясь этими нормами в совокупности с положениями пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, чиновники Минфина полагают, что уборку офисных помещений можно отнести к работам (услугам) производственного характера. То есть такие расходы «упрощенцы» вправе включить в налоговую базу независимо от того, осуществляется уборка штатными сотрудниками «упрощенца» или же привлеченными для этих целей сторонними лицами (см. письма от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53, от 03.11.2009 № 03-11-06/2/235).
Несмотря на то, что официальные органы не возражают против признания расходов на покупку чистящих (дезинфицирующих) средств и на уборку офисных помещений в налоговой базе по УСНО, полностью исключать налоговые риски, связанные с подобными действиями, нельзя. Ведь обозначенные траты прямо не поименованы в перечне разрешенных к учету при УСНО расходов.
Такие затраты, как оплата стоимости подписки на периодические издания (электронные или бумажные), в п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрены.
Поэтому указанные расходы в состав расходов, уменьшающих налоговую базу при УСНО, не включаются. Такие разъяснения даны Минфином в письмах от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501 и от 28.10.2013 № 03-11-11/45487.
Обратите внимание
В судебной практике есть несколько старых решений, в которых суды признали правомерными действия «упрощенцев», учитывавших затраты на подписку в качестве материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Арбитры согласились, что плату за подписку можно учесть в качестве затрат на информационные услуги издательства (см. постановления ФАС ЗСО от 22.01.2007 № Ф04-8976/2006(29957-А67-40) по делу № А67-19110/05, ФАС ПО от 30.10.2008 по делу № А65-1419/2008).
В соответствии с пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ «упрощенцы» вправе учесть в налоговой базе расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, услуги связи.
Под услугами почтовой связи понимаются действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств (ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»). Иными словами, почтовыми могут быть, например, расходы:
-
на отправку корреспонденции;
-
на приобретение почтовых конвертов, марок и маркированных конвертов;
-
на аренду почтовых абонентских ящиков;
-
на осуществление денежных переводов;
-
на отправку товаров почтой.
К сведению
К примеру, затраты на почтовые услуги по переводу денежных средств в виде дивидендов можно учесть в расходах при УСНО, поскольку эти затраты соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ. Косвенным подтверждением сказанному является Письмо Минфина России от 20.03.2015 № 03-03-06/1/15525.
По общему правилу почтовые расходы признаются в налоговой базе после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если оплата услуг связи производится заранее (то есть перечисляется аванс), то расходы надо учесть на дату оказания услуг. Например, когда у «упрощенца» заключен договор о комплексном почтовом обслуживании. И, конечно, все затраты на услуги почтовой связи должны отвечать общим условиям признания расходов, то есть должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). «Входной» НДС по почтовым расходам учитывается как отдельный расход (пп. 8 п. 1 ст. 346.16).
Касательно затрат на почтовую доставку покупателям товаров необходимо учесть следующее. Возможность признания в учете таких затрат зависит от того, реализован товар или нет.
Общеизвестно, что «упрощенцы» при определении налоговой базы могут уменьшать полученные доходы:
-
на стоимость товаров, приобретенных для дальнейшей реализации (уменьшенную на величину расходов, названных в пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), – такие затраты признаются в расходах по мере реализации указанных товаров;
-
на расходы, связанные с приобретением и реализацией указанных товаров, в том числе на расходы по их хранению, обслуживанию и транспортировке (пп. 23 п. 1 ст. 346.16). Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ такие затраты признаются в расходах после фактической оплаты.
В связи с этим при отправке товаров почтой затраты на их пересылку учитываются как расходы, связанные с реализацией товаров, после их оплаты при сдаче товара на почту (пп. 23 п. 1 ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи[1]).
Однако если покупатель не забрал товары на почте, расходы на их пересылку (в том числе при заказе через Интернет) нельзя учесть в рамках УСНО (см. письма Минфина России от 01.09.2016 № 03-11-06/2/51055, от 30.05.2016 № 03-11-06/2/31125). Иными словами, если «упрощенец» отправил товар покупателю по почте, но тот его не выкупил и товар вернулся к продавцу, то потраченные на почтовую пересылку деньги продавец не может учесть при исчислении «упрощенного» налога.
[1] Утверждены Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.
Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что фирма обязана обеспечить своих сотрудников питьевой водой. Но при этом он устанавливает требование проявлять заботу о сотрудниках и обеспечивать им нормальные условия труда.
Об обеспечении работникам нормальных условий труда говорится в статье 163 ТК РФ.
Под условиями труда понимают совокупность факторов, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье сотрудника (ст. 209 ТК РФ).
Сюда же, к обеспечению нормальных условий труда, можно отнести санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда (ст. 223 ТК РФ).
Кроме того, организация обязана обеспечить бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ).
Эти требования Трудового кодекса приводят чиновники в качестве одного из условий для отнесения стоимости воды к прибыльным расходам.
Еще они ссылаются на приказ Минздравсоцразвития от 1 марта 2012 г. № 181н. В пункте 18 этого документа говорится, что одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой.
То есть это уже не просто вода, а целый кулер. И в расходах можно учитывать не только бутилированную питьевую воду, но и кулер вместе с затратами на его установку и обслуживание.
В завершение коснемся порядка начисления и уплаты НДС по операциям приобретения питьевой воды и кулеров.
Во-первых, если фирма покупает их для обеспечения нормальных условий труда сотрудников, входной НДС можно принять к вычету. Если, конечно, есть правильно оформленные счета-фактуры (подп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 НК РФ).
Во-вторых, поскольку приобретение питьевой воды предназначено для обеспечения нормальных условий труда, объекта налогообложения по НДС в виде безвозмездной передачи товара в данном случае не возникает. ( п. 1 ст. 39 НК РФ). Значит, налог начислять не нужно.
Офисные траты на УСН «Доходы минус расходы» — палка о двух концах. С одной стороны, есть соблазн все списывать в расходы, чтобы уменьшить налог. С другой, чем больше расходов, тем выше вероятность, что у налоговой появятся вопросы.
В ст. 346.16 НК РФ перечислены все случаи, когда можно признать расходы. Например:
- арендные и лизинговые платежи — п. 4;
- материальные расходы — п. 5;
- затраты на охрану и противопожарную сигнализацию — п. 10;
- канцелярские товары — п. 17;
- расходы на связь, включая интернет и телефон — п. 18.
Расходы должны быть экономически обоснованы. Если у вас языковая школа для детей и вы покупаете проектор за 60 000 ₽, чтобы показывать обучающие видеоролики на английском, это обоснованные траты. Если у вас транспортная компания с большим складом и каморкой для охранника, то 60 000 ₽, потраченные на проектор, для налоговой будут выглядеть подозрительно.
Расходы должны быть подтверждены первичными документами (п 1. ст. 252 НК РФ). Сохраняйте акты, чеки и накладные с каждой покупки. Они понадобятся, если налоговая пришлет требование о представлении пояснений.
Расходы можно учесть, когда вы полностью расплатились и получили товар (услугу). Эту дату указывают в книге учета доходов и расходов (КУДиР).
Признать в расходах можно аренду помещений не только в России, но и за рубежом. Это подтверждают письма Минфина РФ от 25.06.2019 № 03-11-11/46327 и от 13.01.2020 № 03-11-11/498 . В них идет речь об аренде офисов в Республике Беларусь и Казахстан.
Арендаторы оплачивают и учитывают коммунальные платежи по-разному. Учет затрат зависит от того, как составлен договор аренды.
Если коммуналка включена в арендные платежи, учитывайте общую стоимость услуг как материальные расходы. В условиях договора должно быть прописано, что арендодатель сам оплачивает коммунальные услуги. Ваши расходы подтвердит договор аренды и платежные документы.
Арендодатель сам платит коммуналку, а затем выставляет вам счет. В таком договоре будет идти речь именно о возмещении расходов арендодателя, а не об оплате коммунальных услуг. Учитывайте затраты в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Подтверждающими документами в этом случае будут:
- договор,
- счет от арендодателя,
- акт о потреблении или расчёт, где указан расход энергии, воды и тепла,
- платежные документы.
Арендодатель — посредник между вами и поставщиком коммунальных услуг. Вы перечисляете деньги арендодателю, а он переводит их на счет поставщика услуг. Условие посредничества может быть прописано в договоре аренды или указано в отдельном агентском договоре. Затраты на коммуналку признайте в составе материальных расходов, а оплату комиссии арендодателя — как посреднические расходы (пп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Для подтверждения расходов понадобятся:
- договор,
- счет от арендодателя,
- акт о потреблении или расчет, сколько воды, электричества и тепла потратили.
Питьевая вода для нужд офиса: учет и оформление
Приобретение бутилированной воды учреждением, в функции которого не входит обеспечение питанием различного контингента, отражается по подстатье 346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)» КОСГУ, если есть система централизованного питьевого водоснабжения и вода не признана не соответствующей санитарным нормам.
Требования к организации питьевого режима в общеобразовательных организациях установлены СанПиН 2.4.5.2409-08, утвержденными Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 23.07.2008 № 45. Согласно этому документу школьники должны быть обеспечены качественной питьевой водой, отвечающей гигиеническим требованиям централизованных систем питьевого водоснабжения, – СанПиН 2.1.4.1074-01, утвержденные Постановлением Главного государственного санитарного врача от 26.09.2001 № 24.
Питьевой режим в школе может быть организован в следующих формах:
-
стационарные питьевые фонтанчики;
-
вода, расфасованная в емкости.
Форму организации питьевого режима администрация образовательного учреждения совместно с родительскими комитетами выбирает самостоятельно в зависимости от вида источника питьевого водоснабжения в школе, химического и микробиологического состава воды.
Обратите внимание: питьевая вода должна быть доступна школьникам в течение всего времени их нахождения в образовательном учреждении.
Стационарные питьевые фонтанчики должны быть оснащены ограничительным кольцом вокруг вертикальной водяной струи, высота которой должна быть не менее 10 см.
При организации питьевого режима с использованием бутилированной воды образовательное учреждение должно быть обеспечено:
-
достаточным количеством чистой посуды (стеклянной, фаянсовой – в обеденном зале и одноразовых стаканчиков – в учебных и спальных помещениях);
-
отдельными промаркированными подносами для чистой и использованной стеклянной или фаянсовой посуды;
-
контейнерами – для сбора использованной посуды одноразового применения.
В целях усиления контроля за организацией питьевого режима в образовательных учреждениях Роспотребнадзор в письмах от 08.05.2020 № 02/8900-2020-24, от 12.05.2020 № 02/9060-2020-24 рекомендовал обратить особое внимание на обеспеченность школьников питьевой водой, особенно в период сдачи экзаменов и проведения итоговой аттестации. При этом предлагается использовать емкости с водой промышленного производства и осуществлять подачу воды через установки с дозированным розливом (кулеры, помпы и т. п.). Также рекомендовано пользоваться одноразовой посудой и своевременно проводить обработку кулеров и дозаторов.
Обратите внимание: согласно п. 10.6 СанПиН 2.4.5.2409-08 замену емкости установок с дозированным розливом питьевой воды следует осуществлять по мере необходимости, но не реже одного раза в две недели.
В случае отсутствия централизованного водоснабжения в населенном пункте организация питьевого режима школьников осуществляется только с использованием воды, расфасованной в емкости, при условии организации контроля розлива питьевой воды.
Бутилированная вода, поставляемая в образовательные учреждения, должна иметь документы, подтверждающие ее происхождение, качество, безопасность, и соответствовать требованиям СанПиН 2.1.4.1116-02, утвержденных Постановлением Главного государственного санитарного врача от 19.03.2002 № 12.
Некоторые компании учитывают расходы на покупку кофе и чая в качестве трат на обеспечение нормальных условий труда. Чтобы конкретизировать, что именно сюда входит можно внести соответствующую запись в коллективный договор или другой локальный акт организации. Однако если компания укажет в документе обеспечение сотрудников чаем и кофе, могут возникнуть споры с представителями налоговой службы.
Минфин утверждает, что учитывать для уменьшения налогов можно только траты на покупку питьевой воды. При этом должен быть документ, подтверждающий, что водопроводная жидкость не соответствует нормам СанПина.
Если компания хочет отстоять свою позицию, ей придется вступить в спор с представителями государственного органа. Практика показывает, что в этой ситуации суды встают на сторону налогоплательщика. В качестве аргументов, подтверждающих правоту компании можно привести доводы, представленные в таблице ниже.
| Утверждение | Обоснование |
| Покупка оборудования, позволяющего осуществлять подачу воды для питья и других напитков к месту работы сотрудников, входит в категорию мероприятий по охране труда | Постановление Минтруда от 27.02.1995 №11 |
| Оценивать обоснованность издержек, которые уменьшают налогообложение, нельзя с точки зрения рациональности. Компания способна самостоятельно решать, насколько те или иные траты целесообразны | Определение Конституционного суда от 04.06.2007 №320-О-П, №366-О-П |
Все операции, связанные с осуществлением хозяйственной деятельности компании, должны сопровождаться первичной документацией (закон №402-ФЗ). Такие бумаги могут быть приняты к учету только в том случае, если были составлены по форме, которая присутствует в альбомах форм первичной документации. Если бухгалтеру необходимо составить документ, специальная форма для которого не установлена, в него необходимо включить реквизиты, указанные в законе.
Бумаги, которые требуются для учета сладостей и напитков, приобретаемых для работников и посетителей, представлены в таблице.
Как учесть питьевую воду
Однако при таком варианте учета есть и существенный минус.
Стоимость питьевой воды (вместе со стоимостью других напитков и продуктов, а также суммой прочих представительских расходов) может быть учтена при исчислении налога на прибыль в лишь в сумме, не превышающей 4 процента от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Конечно, весьма сложно будет обосновать налоговикам приобретение большого количества питьевой воды для официального приема, в котором участвовали всего несколько человек. Тем не менее проверить, выпили ли участники встречи всю воду или нет, фактически невозможно.
Главное, чтобы соответствующие расходы, принятые при исчислении налога на прибыль, не превысили нормативную величину. Вода приобретена для работников фирмы Но чаще всего питьевая вода приобретается для потребления сотрудниками организации. И здесь самый болезненный вопрос тот же – можно ли учесть подобные расходы в затратах фирмы при налогообложении.
Как мы уже отмечали, такой статьи расходов как «приобретение питьевой воды» Налоговый кодекс не предусматривает. Однако подпункт 7 пункта 1 статьи 264 кодекса разрешает учесть в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией,
« расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации »
. Точного определения, что такое « нормальные условия труда », ни в трудовом, ни в налоговом законодательстве нет.
Это понятие комбинированное и складывается из совокупности многих законодательных норм.
Но для нас важно прежде всего определить, подпадают ли под это определение затраты на приобретение предприятием для своих сотрудников питьевой воды.
С этим вопросом мы обратились в Минтруд России.
Там нам ответили утвердительно (см.
мнение специалиста). А раз так, у предприятия есть все основания учесть соответствующие расходы при налогообложении прибыли в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Образец акта на списание воды в офисе
2. Предполагаемой причиной затопления помещения является , о чем свидетельствует .
3. Вследствие затопления помещения товару, указанному в п.
1 настоящего Акта, были причинены следующие повреждения: .
4. В настоящее время подмоченный товар находится . 5. Для ликвидации затопления помещения, указанного в п.
1 настоящего Акта, приняты следующие меры: .
Акт о списании материалов имеет юридический статус, поскольку на основе него специалисты бухгалтерских отделов отражают балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также непосредственную убыль предприятия из-за их утраты.
В свою очередь эти сведения отражаются в налоговом учете юридического лица. Акт не имеет унифицированного, стандартного образца, поэтому составляться он может в свободной форме либо по разработанному внутри организации шаблону, в соответствии с особенностями ведения ею деятельности и потребностями. Документ можно оформить на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке организации в единственном экземпляре, предназначенном для бухгалтерии предприятия (однако при необходимости, члены комиссии как материально-ответственные лица могут потребовать себе копии акта).
Что надлежит сделать до оформления акта списания материалов, признанных негодными? В первую очередь осуществляется ревизия, при которой осуществляется подсчитывание качественных и подпорченных единиц.
По результатам инвентаризации составляется ведомость по форме М-29, где в числе прочих отражаются материалы, подлежащие списанию.
Ведомость отправляется в бухгалтерию для уточнения общей суммы всех ТМЦ и в отдельности для пришедших в негодность. Затем испорченные материалы изолируются и опечатываются.
На данном этапе основной целью становится выяснение стоимости потерь организации. Стоимость списываемых материалов определяется из первичной документации – общая сумма по приходной накладной делится на количество единиц.
Внимание При определении величины материальных расходов их сумма должна быть уменьшена на стоимость материалов, не использованных на конец месяца, то есть оставшихся в оперативном запасе на приобъектном или цеховом складе, на рабочих местах (п.
2 ст. 318, ст. 319 НК РФ). Об оценке материально-производственных запасов при их списании читайте в статье
«Методы оценки материально-производственных запасов»
. Каким документом оформить передачу материалов в производство?
Традиционно для документального оформления передачи материалов в производство применяют самостоятельно разработанные или унифицированные формы: требования-накладные, лимитно-заборные карты, накладные на внутреннее перемещение и др. Эти документы составляются при передаче материалов в производство со склада. В любом производстве не обойтись без списывания материальных ценностей.
Причины могут быть разными, но всегда должна присутствовать документальная обоснованность процесса. Как составляется акт при списывании материалов?
Производственные процессы неизменно сопровождает пользовательский расход сырья и материальных ценностей.