Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
- Среднесписочная численность работников — это количество сотрудников, работающих в компании на протяжении квартала, полугодия, 9 месяцев или года.
- Есть более широкий показатель — списочная численность. В него включают не только наемных сотрудников, но и тех, кто работает по совместительству, договору ГПХ, находится на больничном или в отпуске.
- Чтобы рассчитать ССЧ, используют табель учета рабочего времени сотрудников. В формулу включают все календарные дни месяца. Учитывают, сколько часов отработали сотрудники с полным и неполным рабочим днем.
- В ССЧ не включают внешних совместителей, адвокатов, военнослужащих, студентов на сессии, женщин в декретном отпуске и некоторые другие категории сотрудников.
- Информацию о ССЧ предприятия передают в ИФНС в рамках расчета по страховым взносам. Отчет сдают ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Когда нужно считать среднесписочную численность работников
Созданная организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, передают в ФНС сведения о среднесписочной численности. Причем нулевую отчетность нужно сдать даже если штат не набран и бизнес не ведется.
Обратите внимание
На сайте ФНС сказано, что с 2021 года справка о среднесписочной численности по образцу №ММ-3-25/174 от 29.03.2007 в налоговые органы больше не представляется в соответствии с Федеральным законом №5-ФЗ от 28.01.2020.
Срок, в который нужно уложиться, ранее составлял 20 дней, но так как с 01.01.21 порядок изменен и сведения входят в РСВ, обязанность эта упразднилась. Теперь созданная компания должна впервые передать данные о среднесписочной численности сотрудников только в первый отчетный период – после окончания квартала. Далее показатель передается ежеквартально.
Обратите внимание
Если компания еще не ведет или приостановила деятельность, данные с нулевым показателем среднесписочной численности необходимо ежеквартально показывать в нулевом РСВ. Если в компании числится только генеральный директор, нулевым показатель уже не будет.
Порядок расчета среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:
1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.
В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников, находящихся в командировках и отпусках.
Как рассчитать среднесписочную численность работников за предшествующий год?
Порядок расчета установлен в Приказе Росстата от 22.11.2017 N 772.
Так, ССЧ за календарный год рассчитывается по формуле:
ССЧ за год = сумма ССЧ за каждый календарный месяц отчетного года/12
Формула для расчета ССЧ за каждый календарный месяц выглядит следующим образом:
ССЧ календарного месяца = сумма списочной численности работников за каждый день месяца/число календарных дней.
Важно
- в число календарных дней входят праздничные (нерабочие) и выходные дни;
- численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день (в том числе и при наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд) принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день;
- если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12;
- работники, состоящие в списочном составе организации, привлеченные на общественные работы или работы временного характера на условиях внутреннего совместительства, учитываются в среднесписочной численности один раз по месту основной работы;
- среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь созданных, имеющих сезонный характер производства), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце.
Организации должны сдавать в территориальные налоговые органы по месту своей регистрации отчеты о средней списочной численности работников. Одна из причин, по которой налогоплательщиков обязывают сдавать подобные сведения, – подтверждение возможности для компании выбирать способ подачи налоговой отчетности.
Напомним, что только организации, численность сотрудников которых не превышает 100 человек, могут представлять декларации в ИФНС любым возможным способом на свое усмотрение (п. 3, 4 ст. 80 НК РФ):
- на бумажном носителе лично или через представителя;
- по почте ценным письмом с описью вложения;
- по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде.
Если же численность персонала превышает сотню сотрудников, то отчетность на бумажном носителе сдать не получиться. Такие крупные компании должны сдавать отчетность исключительно в электронном виде (п. 4 ст. 80, п. 5 ст. 174 НК РФ).
Когда и куда следует подавать сведения о среднесписочной численности работников
Для подачи данных необходимо заполнить специальную форму, код которой КДН 1110018. В поле бланка необходимо будет заполнить все графы, кроме тех, в которых будет писать сотрудник налоговой службы. Основанием для заполнения формы является Порядок №1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», который был утвержден Федеральной службой госстатистики от 09.10.2006 г. №56.
Документ составляется в двух экземплярах ,поскольку один хранится в налоговой службе, а второй передается владельцу предприятия или фирмы, но уже со всеми необходимыми пометками. Бланк для заполнения всегда можно взять непосредственно в налоговой службе, а можно воспользоваться специальными ресурсами и скачать в электронном виде, но необходимо обращать внимание, на то, соответствует ли он действующим нормам.
Образец заполнения, как правило, прилагается. Также, в интернете можно воспользоваться сайтами, которые помогут рассчитать среднесписочное количество онлайн. Подготовленный отчет можно передать в налоговую службу и в электронном виде, но заранее лучше узнать, принимают ли они такой вариант.
Заполненный бланк передается в районное отделение налоговой службы, в которой регистрировался предприниматель.
Использование сведений о среднесписочной численности работников
Мы рассмотрели порядок расчета средней и среднесписочной численности работников организации при составлении статистической отчетности по форме П-4. Полученные результаты могут использоваться при подготовке и передаче другой отчетности.
Сведения о среднесписочной численности, представляемые в ФНС. Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018) ежегодно представляются в налоговый орган по месту нахождения организации не позднее 20 января текущего года. Рекомендации по заполнению данной формы доведены Письмом ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. В Письме указано, что среднесписочная численность работников должна определяться в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения N 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», утвержденным Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56. В настоящее время данный документ утратил силу и не применяется.
Форма 1-Т в настоящее время заполняется в соответствии с Указаниями, приведенными в Приказе Росстата от 24.09.2014 N 580. Эти Указания содержат краткие пояснения по расчету среднесписочной численности. В п. 11 данных Указаний сказано, что более подробные методологические разъяснения по заполнению формы изложены в п. п. 78 — 81 Указаний по заполнению формы П-4.
Таким образом, сведения о среднесписочной численности работников (форма по КНД 1110018) могут быть заполнены на основании данных формы П-4.
Налоговая отчетность в электронном виде. От величины среднесписочной численности работников в организации зависит обязанность представлять различные формы налоговой отчетности в электронном виде. Так, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговые декларации (расчеты) представляются в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленным форматам в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота налогоплательщиками, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек.
Отчетность во внебюджетные фонды. В отчетность, представляемую во внебюджетные фонды, подлежат включению сведения о среднесписочной численности работников. При определении данных о среднесписочной численности следует руководствоваться Указаниями, доведенными Росстатом. Это отмечено:
- в п. п. 5.14, 13.1 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утвержденного Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59;
- в п. п. 5.11, 19.5 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п.
Кроме этого, величина среднесписочной численности работников учреждения также влияет на необходимость сдавать отчетность по страховым взносам в электронном виде. Напомним, что обязанность по сдаче во внебюджетные фонды электронной отчетности возникает в случае, если среднесписочная численность работников учреждения превышает 25 человек (ч. 10 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ ).
Считаем списочный состав за месяц
Для того чтобы подсчитать ССЧ за месяц, следует просуммировать ССЧ лиц, находящихся на полной занятости и не полностью занятых сотрудников (работающие неполное время по соглашению). Лица, которым по закону положен режим неполного времени работы, должны учитываться как полностью занятые.
ССЧ лиц, которые заняты в полном объеме, подсчитывается в соответствии с их списочным числом в каждом календарном дне месяца: с 1 по 21 апреля — 50 человек, с 22 по 30 апреля — 51 человек. ССЧ за апрель составит 50,3 ((50 чел. × 21 день + 51 чел. × 9 дней) / 30 дней). Путем округления получаем 50 человек.
Списочное число сотрудников, учитываемых в выходные и праздничные дни, идентично числу за предыдущий день работы: сотрудника, уволенного в пятницу, необходимо включить в показатель за выходные дни (суббота и воскресенье).
Кто подает сведения о среднесписочной численности работников
Отчет по форме КНД 1110018 обязаны подавать все налогоплательщики-работодатели — коммерческие и некоммерческие организации, бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Однако для индивидуальных предпринимателей существует ряд нюансов подачи сведений о среднесписочной численности работников. Во-первых, ИП обязаны подавать отчет даже в случае своего закрытия. Но при этом отчетность предоставляется в ИФНС, только если в отчетном периоде предприниматель применял наемный труд (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Все остальные налогоплательщики обязаны предоставлять отчет о среднесписочной численности работников в любом случае, даже если на текущий момент у них нет служащих (Письмо Минфина РФ от № 03-02-07/1/4390 от 04.02.2014). Обязанность сдачи сведений распространяется как на организации, находящиеся на общей системе налогообложения, так и на учреждения, работающие по специальным налоговым режимам — УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН.
Среднесписочная численность работников (образец) продолжается следующими категориями:
- Принятые на работу на испытательный срок.
- Лица, которые заключили договор с компанией, предусматривающий выполнение их обязанностей на дому. Среднесписочная численность работников за год или же за месяц включает в себя таких работников в качестве полноценных единиц за каждый отдельный календарный день.
- Сотрудники, у которых есть специализированные звания.
- Те люди, которые были направлены с отрывом от основной работы в различные образовательные учреждения для того, чтобы повысить квалификацию или же приобрести новую профессию в том случае, если за ними была сохранена заработная плата.
- Временно направленные для выполнения своих обязанностей из других компаний в том случае, если за ними не была сохранена заработная плата на месте их основной работы.
- Те люди, которые обучаются в образовательных учреждениях, но при этом пребывают в учебном отпуске с возможностью сохранения частичной или же полной заработной платы.
- Находившиеся в дополнительных или же рядовых отпусках, которые предоставляются им в соответствии с законодательством, трудовым и коллективным договором. Сюда входят те, кто находился в отпуске с дальнейшим увольнением.
- Получившие выходной в соответствии с действующим графиком работы компании, а также за переработку времени в процессе суммирования учета рабочих часов.
- Получившие день отдыха за проведенную работу в выходные или же какие-либо праздничные дни.
- Принятые для того, чтобы заместить временно отсутствующих сотрудников.
- Находившиеся в простоях по личной инициативе со стороны работодателя по различным причинам, которые не являются зависящими от сотрудника или же самого работодателя, а также находившиеся в неоплачиваемом отпуске.
- Принимавшие участие во всевозможных забастовках.
- Осуществившие прогул.
- Находящиеся под следствием в соответствии с решением суда.
- Иностранные подданные, которые работали в каких-либо компаниях, расположенных в РФ.
Численность и среднесписочная численность: в чем разница между терминами?
Любое предприятие существует на пласте сотрудников, которые на нем и трудятся. И каждый из этих терминов – численность и среднесписочная численность — говорит о кадровых показателях на фирме. Это не единственные аспекты, но одни из наиболее весомых показателей. Ведь именно от них уже отталкивается масштабность производства – то есть, малая это или большая фирма.
Причем это в свою очередь влияет еще и на налоговое обложение. А большинство предпринимателей пытается сэкономить на посторонних вычетах, стараясь перейти на упрощенную форму. Да и вообще это влияет на ведение всего бюджета. Поэтому поговорим о наглядных вещах в нужной терминологии.
Важно: Ссылаемся по данному вопросу на Росстат от 20.11.2006 N 69. Среднее значение описано в пункте 88-89, среднесписочный коэффициент объясняется в пункте 90.
Применение средней численности
Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:
- При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
- При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
- Для получения налоговых льгот.
Что скрывается под понятием “средняя численность”?
Это своего рода отчетность, содержащая сведения обо всех работниках организации, подаваемая в органы государственной власти для прохождения процедуры налогообложения. Информацию о составе персонала своего предприятия должен подавать каждый работодатель, имеющий работников, и каждый индивидуальный предприниматель, даже если у него вообще нет наемных рабочих.
Данные о среднем количестве сотрудников на предприятии дают предпринимателю право на следующие налоговые послабления со стороны государства:
- возможность на практике применить упрощенную процедуру обложения предприятия налогами;
- возможность отдавать в органы государственной власти статистическую отчетность в заметно упрощенном виде;
- льготы по соответствующему НДС на налог на различное имущество и по налогообложению на земельные участки, находящиеся в собственности налогоплательщика;
- определенные налоговые послабления для небольших предприятий в соответствии с практикой обложения налогами организации малого и среднего предпринимательства.
Далее очень важно запомнить всем предпринимателям-налогоплательщикам то, что вся отчетность за прошедший календарный год должна подаваться в строго отведенные сроки. На практике это до 22 января нового наступившего года. После этого срока никакие формы отчетности приниматься уже не станут. Из-за пропущенных сроков организация потеряет возможность получить значительные послабления от государства.
Чтобы правильно рассчитать среднюю численность работников, необходимо провести комплексный анализ кадровой структуры предприятия. В применяемой практике проведения такого анализа число сотрудников отдельно взятого предприятия включает в себя следующие параметры:
- среднюю списочную численность всех работников;
- среднюю численность всех работников, осуществляющих трудовую деятельность, внешние совместители;
- средняя численность всех рабочих, осуществляющих свои действия на основе трудовых договоров.