Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как исправить ошибки в трудовом договоре». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Зачеркнуть ошибочные слова, а рядом с ними, на том же листе, в свободном месте написать правильные, а именно: «Исправленному с (указываются ошибочные слова или текст) на (указываются правильные слова или текст) верить». Следует заверить такое исправление подписями лиц, уполномоченных на изменение договора, поставить их Ф.И.О. и должность, а также дату.
Способы исправления ошибок
- Если в тексте договора обнаружены одна-две ошибки, к примеру, пропуск буквы или написание лишней буквы, пропуск слова, ошибка в цифре, неправильное написание предложения в абзаце, уже после его заключения, можно поступить следующим образом.
Зачеркнуть ошибочные слова, а рядом с ними, на том же листе, в свободном месте написать правильные, а именно: «Исправленному с (указываются ошибочные слова или текст) на (указываются правильные слова или текст) верить». Следует заверить такое исправление подписями лиц, уполномоченных на изменение договора, поставить их Ф.И.О. и должность, а также дату.
- Если в тексте договора подобных опечаток или ошибок обнаружилось в большом количестве, в таком случае лучшим вариантом для обеих сторон сделки является переподписание договора или оформление исправлений в дополнительном соглашении к нему.
Если меняются иные реквизиты, сведения
Однако измениться могут не только условия договора, но и реквизиты сторон, например:
- наименование юридического лица или
- адрес места нахождения;
- счет в банке;
- контакты сторон (номера телефона / факса, адреса электронной почты и пр.).
Нередко специалисты в области делопроизводства задаются вопросом, влечет ли изменение наименования организации возникновение нового юридического лица, которое должно заменить прежнюю сторону договора. Ответ очевиден: если изменяется только наименование организации без проведения реорганизации юридического лица, то новое юрлицо не образуется, соответственно, никаких соглашений о замене стороны в обязательстве делать не нужно.
Между тем изменение наименования организации может быть как связанным, так и не связанным с реорганизацией. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена в одной из следующих форм (п. 1 ст. 57 ГК РФ):
- слияние,
- присоединение,
- разделение,
- выделение,
- преобразование (п. 1 ст. 57 ГК РФ).
При любой форме реорганизации, кроме присоединения, возникают новые юридические лица — безусловно, они будут иметь другие наименования (юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юрлиц согласно п. 4 ст. 57 ГК РФ).
При реорганизации юридического лица в форме присоединения к нему другого лица первое из них считается реорганизованным с момента внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юрлица (п. 4 ст. 57 ГК РФ). Таким образом, юридическое лицо, к которому осуществлено присоединение, не является новой организацией, а его наименование может измениться или остаться прежним.
Если у юридического лица изменилось только наименование или место нахождения (не в результате реорганизации), то перезаключать договор не нужно, так же как и заключать дополнительное соглашение к договору о произошедших изменениях. Достаточно уведомить о новом наименовании / месте нахождения вторую сторону договора и приложить надлежащим образом заверенные копии:
- учредительных документов,
- решения о смене наименования и
- выписки из ЕГРЮЛ.
Качественный товар — тот, который соответствует договору. Если в договоре нет требований к качеству, качественным товаром признают тот, который пригоден для целей, для которых его обычно используют.
Рекомендуется указывать конкретные ГОСТы и сведения о целях применения товара. Например, если покупаются запчасти, нужно указать марку автомобиля, если покупается краска для наружных работ — требования об устойчивости к выгоранию и т.п. Максимально подробно следует оговорить требования к уникальному или технически-сложному товару.
Но вместо этого компании часто прописывают в договоре, что товар должен «соответствовать обязательным требованиям». И если исполнитель неверно это истолкует, и дело дойдёт до судебного разбирательства, суд сочтёт, что товар должен отвечать требованиям технического регламента.
Например, производственно-коммерческой фирме не удалось доказать, что часть изготовленных и поставленных деталей (шестерён) были ненадлежащего качества. Поскольку ни в процессе преддоговорных переговоров, ни при заключении договора стороны не согласовали использование чертежей для изготовления спорных изделий, наименование которым было присвоено децентрализовано (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 12.02.2019 по делу № А70-10671/2016).
Нельзя забывать и про гарантийные обязательства и сроке годности. Если гарантийный срок и порядок его определения в договоре не установлены, требования к качеству можно предъявить в разумный срок. Для скрытых недостатков суды считают предельным гарантийным сроком — два года.
Время до окончания сроков годности тоже должно быть разумным.
Закон обязывает продавца поставить товар с таким расчетом, чтобы покупатель мог использовать его по назначению до того, как срок годности истечёт. Но на практике компании часто не хватает оставшегося срока годности. Чтобы этого избежать, в договоре можно прописать следующий пункт: «Поставщик обязан поставить товар с оставшимся на момент поставки сроком годности не менее ХХХХХХ от общего срока годности».
Необходимо иметь в виду, что в российском законодательстве отсутствует норма, которая закрепляет понятие «ошибки в договоре».
Под ошибкой в широком смысле слова понимается непреднамеренное, случайное отклонение от истины или правильных действий, условий. Таким образом, можно предположить, что ошибка в договоре – это отклонение условий договора от истинной воли сторон, для реализации которой и заключается такое соглашение.
Можно выделить следующие общепризнанные виды ошибок при заключении договоров:
1) Опечатки.
Некое искажение смысла текста или изложенных в нем фактов, например, пропуск буквы или лишняя буква, пропуск слова, его искажение и т.д. Также опечатки часто встречаются в названии предмета договора или сторон, в их реквизитах, в том числе и в банковских, в суммах и пр.
2) Собственно ошибки.
Такие ошибки возникают из-за невнимательности или небрежности сторон при оформлении договора в письменном виде, а также при искажении информации, которая оговаривалась сторонами в устной форме. При этом, стоит отметить, что ни одна из сторон в подобных ситуациях не имеет цели ввести в заблуждение или обмануть другую сторону.
3) Ошибки вследствие введения в заблуждение или обмана.
Ошибки в данном случае появляются именно из-за преднамеренных действий, умышленно искажающих условия соглашения, обмана или введения в заблуждение одной стороной договора по отношению к другой или третьим лицам. Сделки, совершенные под влиянием заблуждения или обмана, могут быть признаны судом недействительными (ст. 178 и 179 ГК РФ).
Как оформить исправление в тексте договора
Оформить исправление одной-двух небольших ошибок в тексте договора рекомендуем следующим образом.
Ошибочные слова зачеркните, а рядом с ними напишите правильные.
Затем на этом же листе на свободном месте напишите: “Исправленному с (ошибочный текст) на (правильный текст) верить”.
Заверьте исправление подписями лиц, уполномоченных на изменение договора, укажите их Ф.И.О. и должность, поставьте дату.
Такой способ подойдет, к примеру, в случае пропуска буквы или написания лишней буквы, пропуска слова, ошибки в цифре, неправильного написания короткого текста.
Если таких ошибок по тексту обнаружилось много в разных пунктах договора, по возможности лучше переподписать договор или оформить исправления допсоглашением к нему.
Как внести исправления
Перед тем как вносить изменения в документ, необходимо его досконально изучить с целью выявления допущенных неточностей. Недостоверная информация перечеркивается горизонтальной чертой таким образом, чтобы у человека, изучающего документ, была возможность прочитать отображенные ранее сведения, которые были исправлены. Правильная информация отражается рядом с неверными сведениями или на обратной стороне документации.
Перед отображением актуальной информации, необходимо сделать приписку «исправленному верить», а после нее указать дату внесения записи и характеристики должностного лица, которым была внесена корректировка, и поставить печать фирмы. При использовании корректоров с целью удаления неточной записи, документ можно сделать неактуальным.
Если ошибка была допущена в банковской или кассовой документации, то вносить изменения в нее не стоит, поскольку единственным способом решения проблемы является уничтожение документа и оформление его новой версии. Процедура проводится посредством зачеркивания всей информации длинной чертой и нанесения надписи в верхней части листа «Аннулировано».
При внесении изменений в подотчетной документации, неточности перечеркиваются длинной чертой, а в верхней части листа отражается запись о том, что отображенные сведения неактуальны. Аннулированные документы передаются на хранение в архив и должны быть сохранены на протяжении регламентированного правовыми актами времени.
Ошибки, часто встречающиеся в трудовых договорах
Ошибки применительно к трудовым договоренностям подразделяются на:
- связанные с неуказанием условий или сведений обязательного характера в тексте трудового соглашения;
- связанные с добавлением в договор условий, действие которых ограничивает или нарушает права принимаемого на работу гражданина;
- имеющие технический характер.
В соглашении между организацией-работодателем и принимаемым на работу гражданином по ст. 57 ТК РФ обязательно должны фиксироваться условия о:
- фактическом месте для осуществления деятельности (адрес);
- дате для начала деятельности;
- трудовой характеристике (специальности, должности по штатному расписанию, профессии);
- обязательном социальном страховании сотрудника, которое должен осуществлять работодатель согласно ФЗ РФ;
- оплате (о порядке оплаты) выполненной работы (труда) с обозначением тарифной ставки (оклада) работника по штатному расписанию, а также иных предусмотренных надбавках или поощрительных выплатах;
- дате выдачи заработка.
Режим рабочего времени
В пользу работника
В организации была проведена проверка трудовой инспекции, по результатам которой работодателю было выдано предписание об устранение нарушений трудового законодательства. Помимо других нарушений, в предписание было указано о внесении изменений в трудового договор работника в части изменения режима рабочего времени.
В трудовом договоре работника был указан режим работы: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, хотя согласно табелям учета рабочего времени, работник работал в сменном режиме.
Работодатель заявил о технической ошибке, отметил, что работник указанный пункт не оспаривал, хотя имеет на руках второй экземпляр трудового договора.
Суд постановил, что трудовая инспекция правомерно указала в предписание указанный пункт, т.к. фактический режим работы работника, которые стороны не оспаривают, не соответствуют условиям трудового договора и должен быть исправлен.
В пользу работодателя
В этом судебном решении, сказать, что было на самом деле, кто из сторон умалчивал правду, к сожалению, невозможно. Каждая сторона в суде настаивала на своей позиции, доводы работодателя оказались сильнее.
Здесь, «ошибка» вскрылась, когда организация подала сведения в ФСС для выплаты пособия по беременности и родам, исходя из неполного рабочего времени работника (0,5 ставки), с чем работник, конечно, была не согласна. В экземпляре трудового договора работника был указан полный рабочий день, 40-часовая рабочая неделя, по ее словам, в реальности она тоже так работала. Доводы работодателя показались судье более убедительными.
В суд были представлены 2 разные копии трудового договора, причем в экземпляре договора работодателя были исправления, на которые работник своего согласия не давала:
- в штатном расписании по этой должности предусмотрено только 0,5 ставки;
- в приказе о приеме на работу указано ½ ставки (видимо, было дописано ручкой, т.к. истец на это обратила внимание, но судья посчитал, что это не доказано);
- заявление на прием работника, на котором поставлена виза руководителя о приеме на 0,5 ставки (честно говоря, этот довод сам по себе не очень);
- табеля учета рабочего времени с 4-х часовым рабочим днем;
- свидетели с обеих сторон;
- в личной карточке и лицевом счете также сделаны записи о приеме на ½ ставки.
Как правильно дополнительное соглашение или изменение к трудовому договору
Если преамбула классическая, она выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью «Калинка» в лице директора Бурого Ивана Петровича, действующего на основании устава, именуемое Работодатель, с одной стороны, и Шиманская Людмила Васильевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем.
В письменном виде, как правило, пишутся заявления – с указанием вносимого изменения, причин (обоснования), характера изменения и предполагаемых сроков. Так, например, сотрудник может заявить о необходимости перевести его на вышестоящую должность или должность с другим функционалом.
Так, считается хорошим тоном, если преамбула соглашения сформулирована по тем же принципам, что и преамбула договора. Даже если вы внедряете новые стандарты ведения договорного делопроизводства и вводите новую структуру преамбулы для всех договоров и соглашений (например, устанавливаете жесткую очередность указания сторон, порядок приведения идентификационных признаков и т.д.), желательно сделать соответствующие оговорки в отношении ранее заключенных договоров и соглашений. Если в трудовом договоре преамбула сформулирована по классическим правилам, то она дословно воспроизводится в соглашении, например:
Дело в том, что чтобы оформить новый трудовой договор с уже зачисленным в штат сотрудником, необходимо разорвать прежний. А это нецелесообразно, поскольку, помимо собственно расторжения договора, это влечет дополнительные сложности: прерывается стаж работника, фактически происходит увольнение, что в свою очередь приводит к необходимости внесения соответствующих записей в его личное дело, кадровые документы, трудовую книжку.
Поскольку замена положений трудового договора, слов, цифр и дополнение текста пунктами или статьями являются изменением текста, полагаем, что лучше всего назвать соглашение следующим образом: «Соглашение об изменении условий трудового договора» или «Соглашение о внесении изменений в трудовой договор».
Внесение изменений в контракт в связи с технической ошибкой 44-ФЗ возможно, только если договор подписали обе стороны и разместили его в Единой информационной системе в изначальном виде. Коррективы в ошибочный договор вносятся только после его публикации в ЕИС.
Ни закон о контрактной системе, ни гражданское законодательство не дает определение несущественных условий. Отталкиваясь от норм ГК РФ (глава 28), можно дать следующее определение — это параметры госконтракта, которые не являются существенными для данного вида сделки и не требуют согласие каждой из сторон. Другими словами, изменение не существенных условий контракта по 44-ФЗ не влияет на результат исполнения договора.
Поставщик направляет заказчику протокол разногласий, указывающий на изменение несущественных условий государственного контракта и причины таких корректировок. К примеру, в связи со сменой местонахождения организации просит раздел «Реквизиты» читать в новой редакции. Если закупка проводилась в электронном виде, то обязательно направление протокола разногласий посредством программно-технических средств оператора торговой площадки. Если у заказчика возникла необходимость несущественных корректировок, то функционал площадок позволяет отозвать контракт на доработку и повторно направить участнику скорректированную версию.
- Платежные реквизиты сторон. Как заказчик, так и поставщик в процессе исполнения договора имеют право корректировать расчетные и корреспондентские счета, изменять банк для перечисления денежных средств.
- Местонахождение организаций. Адрес, контактные данные в виде телефона, электронной почты подлежат правке без необходимости получения разрешения другой стороной.
- Арифметические и орфографические ошибки: опечатки в наименовании организации, в фамилии, имени, отчестве сторон договора, неверные расчеты в спецификации, не совпадающие с ценой контракта.
Например, изменение условий в спецификации на стадии заключения контракта (техническая ошибка при расчетах и проч.) производится после внесения данного договора в реестр контрактов. После обнаружения неточности и регистрации в ЕИС данных о договоре стороны составляют дополнительное соглашение, которым вносят коррективы в договорные условия на этапе заключения отношений.
Общие виды ошибок, встречающихся в договорах
Определение и регулирование ситуаций с ошибками на уровне законодательных норм отсутствует, но, исходя из договорной практики, их виды разделяются на:
Первый вариант является самым распространенным видом, встречающимся при оформлении сделок. При этом ошибка является столь существенной, что при обнаружении ее в момент заключения сделки одна из сторон воздержалась бы от оформления.
Собственно ошибки связаны с тем, что искажается договоренность участников, предварительно выраженная устно, или не уделяется достаточное внимание ряду важных для выполнения сделки моментов. Они возникают непреднамеренно, когда ни одна из сторон-участников не намерена ввести в заблуждение иного участника.
При обнаружении подобного рода некорректности соглашение признается недействительным. В ГК РФ определены эти случаи, когда:
Как исправить ошибку в договоре
Наиболее безопасный способ исправить ошибку в уже заключенном договоре — внести в него изменение путем заключения допсоглашения. Ошибку, которая не влияет на смысл условий договора, допустимо исправить прямо в тексте, заверив исправление подписями сторон.
Как оформить исправление ошибки в договоре с помощью допсоглашения
Законодательство не содержит понятия «исправление ошибки в договоре» и не устанавливает порядок оформления таких исправлений. Поэтому наиболее безопасным способом видится исправление ошибок путем внесения в договор изменений. При этом нужно учитывать следующее :
1. По общему правилу для внесения изменений в договор с целью исправления ошибки надо достичь соглашения сторон. Однако в договоре стороны могут предусмотреть, что наличие ошибок является основанием его изменения по требованию одной из сторон.
Обратите внимание!
Расторжение договора по требованию одной из сторон осуществляется по решению суда .
2. Соглашение об изменении договора нужно заключать в той же форме, что и договор. Это правило действует, если в договоре стороны не согласовали иную форму соглашения об изменении договора.
Обратите внимание!
Так как договоры с участием юрлиц заключают в письменной форме (простой или нотариальной), то и соглашение об изменении договора нужно оформить письменно .
Обычно изменения в договор оформляют в виде соглашения к договору, которое подписано уполномоченными представителями сторон.
Пример формулировки условия в допсоглашении:
«Изменения, внесенные настоящим дополнительным соглашением в договор от 14.10.2019 N 08-12/894, действуют с даты подписания Сторонами указанного договора».
Как оформить исправление ошибки непосредственно в тексте договора
Запрета на исправление ошибки договора путем внесения правок в его текст законодательство не содержит. Однако и порядок внесения таких исправлений не регламентирован.
На заметку
Рекомендуем исправлять непосредственно в тексте только незначительные ошибки, которые не влияют на смысл договора.
Чтобы внести исправления в текст договора, рекомендуем руководствоваться правилами внесения исправлений в первичные учетные документы :
— зачеркнуть неправильный текст одной чертой, так, чтобы он легко читался;
— сверху или рядом с зачеркнутым текстом разборчиво написать правильный вариант;
— проставить слова «Исправлено» и дату исправления;
— указать должности, фамилии и инициалы представителей сторон, уполномоченных подписывать договор;
— скрепить исправлении подписями представителей сторон.
Обратите внимание!
Исправление должно быть внесено во все экземпляры договора, чтобы обеспечить их идентичность. Иначе может возникнуть спор о том, согласовано ли данное условие сторонами.
Какие последствия неправильного исправления ошибки в договоре
Если при исправлении ошибки нарушены правила внесения изменений в договор, негативные последствия будут зависеть от характера допущенных нарушений. Так, если:
2) исправления внесены только в один экземпляр договора, то условие договора, в котором имеются разночтения, считается не согласованным сторонами. Последствия зависят от того, текст какого условия не идентичен в разных экземплярах договора:
На заметку
Незаключенность договора, по своей сути, означает отсутствие сделки как таковой. Иными словами, такой договор не влечет никаких последствий для сторон;
Пример
При заключении договора поставки стороны согласовали, что за непоставку товара поставщик обязан уплатить штраф в размере 5% стоимости непоставленного в срок товара. При оформлении договора в тексте этого условия была допущена опечатка: указано 50% вместо 5%. Поставщик обнаружил опечатку после подписания договора и исправил ее в своем экземпляре договора с использованием корректора.
В случае возникновения спора суд может посчитать это условие не согласованным, т.к. в экземплярах сторон указан разный размер штрафа. В этом случае суд может применить законную неустойку за непоставку товара. Такая неустойка установлена в размере 10% стоимости непоставленного в срок товара . Таким образом, поставщик, который неправильно исправил ошибку в договоре, вынужден будет уплатить штраф большего размера;
3) не соблюдена простая письменная форма допсоглашения об изменении договора :
— стороны не смогут ссылаться на свидетельские показания, чтобы подтвердить факт согласования изменений в договор. При этом стороны вправе использовать другие доказательства, в т.ч. письменные;
— допсоглашение будет недействительным, если это прямо указано в законодательстве или договоре, а также если договор является внешнеэкономическим.
Дополнительное соглашение к договору об изменении ставки НДС до 20% в 2021 году
Увеличение НДС в 2019 году изменило условия ведения бизнеса как для продавцов, так и для покупателей. Кому-то из них приходится брать на себя дополнительные расходы по уплате увеличенного НДС. Как перевести договоры на новую ставку, сохранив свои нервы и лояльность контрагента, и при этом не вызывая дополнительных вопросов у налоговиков, читайте в публикации.
Кто больше всего почувствовал увеличение НДС?
Крупный бизнес, работающий на общей системе налогообложения (т.е. с НДС), и заключающий сделки с такими же крупными компаниями, скорее всего, ничего не почувствует – компании будут закупать и продавать товары с одинаковым размером НДС 20% и с возможностью уменьшить его на сумму входящего налога. Последствия повышения НДС, возможно, почувствуют на себе небольшие компании.
Например, если небольшая компания работает с НДС, то последствия она ощутит в том случае, если большая доля его поставщиков работают на УСН. Тем не менее он может перевыставить эти 2% налога своим заказчикам (увеличив стоимость). В итоге от повышения ставки НДС страдают конечные покупатели (которым этот НДС уже некому перевыставить).
- Опечатки и ошибки в трудовых договорах будут всегда, от этого не застрахован ни один работодатель или кадровый специалист. Просто, нужно стремиться их минимизировать или вообще не допускать.
- Если же они допущены, то нужно предпринять все необходимые меры для их исправления, в противном случае, работодатель может встретиться с работником в суде.
- Чаще всего опечатки в трудовых договорах допускают в: размере оклада (премии или надбавки), дате приема на работу, сроке действия трудового договора, режиме рабочего времени, количестве дней отпуска, короче практически во всем.
- Исправить возможно все. В зависимости, от вида опечатки, можно: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, внести информацию непосредственно в сам текст трудового договора либо переподписать оба экземпляра ТД с правильными данными, конечно, с согласия работодателя и работника.
- Если же с работником невозможно договориться, то в суде, дополнительными доказательствами могут являться: приказ о приме на работу, заявление о приеме, штатное расписание, табеля учета рабочего времени, дополнительные соглашения, личная карточка, лицевые счета, свидетели.
Оформляем «первичку»: что допустимо и что критично
Работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь каждый факт хозяйственной жизни компании оформляют первичным учетным документом. При этом важно понимать, что основанием для проводки является не только документ, но и реальность самого факта хозяйственной жизни. Поговорим об особенностях составления и исправления первичных документов бухучета, а также о том, что может не понравиться проверяющим.
Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимаются как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т. п.).
Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете). В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).
Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме этого указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).
При этом первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. Ведь в пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Закон о бухучете является частью законодательства РФ. А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров.
При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ и Минфина России от 13 сентября 2018 г. № 03-03-06/1/65618).
Как налоговики вычисляют «липу»
Статья 9 Закона о бухучете прямо запрещает принимать к бухгалтерскому учету те документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, инспектор будет проверять с пристрастием. Такими признаками считают чаще всего:
«дорисовывание» подписи или печати;
Кроме того, при проверке первичных документов инспектор обязательно сверит подписи. Если он обнаружит неуверенный росчерк или более слабый по сравнению с оригиналом подписи нажим, дело может дойти до экспертизы, чтобы установить факт подделки. Если же документ оформлен «задним числом», такой факт легко устанавливается по состоянию бумаги, на которой он оформлен.
На более тщательную проверку сделки налоговиков непременно сподвигнут такие «странности», как одинаковые дефекты печати на документах компании и контрагента. Например, черная или светлая полоса от принтера на одних и тех же местах в документах поставщика и покупателя.
Еще хуже, если на выездной проверке инспекторы обнаружат в компьютерах компании электронные документы контрагентов. В таких случаях инспекторы могут изъять компьютер и принтер, чтобы доказать, что документы компании и ее контрагента создавали и печатали с одного и того же компьютера и принтера.
Если экспертиза это подтвердит, инспекторы решат, что компании взаимозависимые, а сделка – фиктивная, то есть направлена исключительно на минимизацию налогов.
Проверяющие, в большинстве своем, в литинститутах не обучались, но на некоторые стилистические особенности обращают внимание непременно. К примеру, запрашивают документы у организации и ее поставщика, и обе компании присылают сопроводительное письмо с одинаковой структурой или схожими ошибками. То есть это тот самый случай, когда пресловутое «единство стиля», столь чтимое журналистами, приводит к очень печальным последствиям – уже упомянутому выводу о взаимозависимости компаний и наличии у них одной бухгалтерии.
Случается, что бухгалтер таких компаний по запросам налоговиков отправит им одну и ту же скан-копию документа. Инспекторы без труда это вычисляют. Визуально сравнивают документы, которые получили от одной и другой организации. Если подписи абсолютно одинаковые и печати стоят на одинаковых местах, делают вывод, что у компаний один экземпляр на двоих, а значит, «копать» в направлении взаимозависимости надо с усердием. Ведь обычно бухгалтер распечатывает два экземпляра документов, подписывает у руководителя и передает контрагенту на подпись. И вероятность того, что оба руководителя подпишут два экземпляра документа одинаково, очень мала.
Насторожит ревизоров и двойная, через дробь «/», нумерация документов. Хотя компании не обязаны использовать сквозную (1, 2, 3) нумерацию по всей «первичке», наличие дроби может навести на мысль, что документ изготовили задним числом. Так что безопаснее закрепить способ нумерации в учетной политике и руководствоваться им неукоснительно.
Не забываем, что всякого рода «сравнительный анализ» – любимое занятие проверяющих, причем по долгу службы. Например, могут сравнить смутившую их «первичку» с другими документами, которые составляли и подписывали в этом же периоде и позже.
Если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой – для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30 июня 2015 г. по делу № А43-27322/2014).
К примеру, сравнивают цвет ручки, которой руководитель подписал документы, дефекты печати принтера, цвет штемпельной краски на печати, тип бумаги. Таким образом инспекторы вычисляют, когда компания оформила документ фактически – в реальном времени или, как уже сказано, задним числом.
Что касается печати, то эксперты сравнивают оттиски до мельчайших деталей – дефектов, черточек, знаков препинания, символов, букв, рисунков. Подделку вычислят.
Кроме того, экспертиза может определить время, когда в документе написали текст и когда делали исправления или дописки. К пагубным последствиям может привести исправление букв или цифр. Например, получили лицензию на 1993 год. А в 1998 году изменили 1993 на 1998. Такую подделку эксперты вычислят сразу.
Деятельность штатного «подписанта», набившего руку и подписывающего что угодно за кого угодно, также рано или поздно могут раскрыть, сколь бы талантливым и одаренным он ни был. Хотя и не всегда: почерковедение – дело тонкое. Хотя прогресс, разумеется, не стоит на месте.
И еще: бывает, что сначала на бумаге ставят подпись, а затем печатают текст. Достаточно опасно – если печатные буквы накладываются на подпись, эксперты сумеют различить, какой из двух слоев – верхний.