Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять сотрудников в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено. К сожалению, так бывает не всегда, и бухгалтеру приходится в период трудоустройства сотрудника выдавать ему всевозможные справки, копии и многое другое. Потом еще при увольнении и после него даже спустя несколько лет что-то может потребоваться еще. В виду этого, все документы, о которых сейчас пойдет речь, можно условно поделить на те, которые выдаются в период трудоустройства работника и те, что выдаются в момент и после его увольнения.
«Уязвимые места» ТК РФ
Обычно проблемы начинают возникать уже после увольнения работника. Большинство наших коллег склонны полагать, что раз сотрудник ушел и трудоустроился в другой организации, то и дело с концом. Это однозначно ложное утверждение. В судебной практике имеют место разбирательства, в основе которых уволенные или уволившиеся сотрудники не могли добиться от своего бывшего руководства такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации. В теории можно предположить, что владельцы бизнеса просто не хотят распространять локальные акты компании всем тем, действия которых они не смогут «проконтролировать» в будущем. Смеем предположить, что это происходит просто от незнания трудового законодательства. Так, по мнению судей, при запросе бывшего сотрудника компания, да, обязана выдать, к примеру, акты о несчастном случае, однако, можно предоставить только ту его часть, где речь идет непосредственно об обратившемся работнике. То же самое касается и остальных документов. Если пойти по этому пути, то и закон не будет нарушен и споры с работником должны сойти на «нет». Другое дело, когда компания сталкивается с откровенной безграмотностью нового начальства своего бывшего сослуживца. Дело в том, что большинство из этих бумаг он требует не по своей личной инициативе, а по требованию коллег из другой компании. Тем, по сути, все равно – как и каким образом гражданин будет «добывать» эти бумаги. Главное, чтобы они в конечном итоге оказались у них на руках.
Совет бухгалтеру: Для того, чтобы избежать лишних недоразумений, можно постараться решить вопрос на месте. Если сотрудник запрашивает у вас локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, то можно вместе позвонить его новому работодателю и «популярно» объяснить, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ. Должно помочь, т.к. неграмотные или просто «ушлые» специалисты едва ли могут парировать вам, если делать сноски на конкретные статьи трудового законодательства. Да и нервы, хоть и бывшего работника, тоже стоит пожалеть. Обычно он ни в чем не виноват.
Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса. В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий. Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем. Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.
Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!
Как часто работник может запрашивать документы?
Периодичность обращения сотрудников в отдел кадров за копиями и выписками не регулируется в законе. Нередко работники здоупотребляют правом и просят докуметы о работе слишком часто.
Организация обязана выдать сотруднику запрашиваемые сведения о работе в течение 3 дней. При несоблюдении норм трудового законодательства работодателю грозит штраф до 50 тысяч рублей — по статье 5.27 КоАП.
Однако, если сотрудник часто запрашивает документы, которые ему недавно предоставили, подготовьте ответ в течение 3 дней. Сообщите, что вы отказываете в выдаче сведений, так как ранее уже информацию предоставили. Важно, чтобы была отметка о получении документов сотрудником — в специальном журнале или в виде расписки.
Запрашивать документы может и бывший работник организации. При этом не имеет значения, в какой срок после увольнения специалист обратился за сведениями.
Штрафы за нарушение сроков или отказ от выдачи документов согласно ст. 5.27 КоАП:
- на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб.,
- на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 1 000 до 5 000 руб.,
- на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 руб.
|
Без запроса сотрудника должны выдаваться |
||
| Документ | Форма | Срок |
| Расчетный лист | Произвольная | При выплате заработной платы (ст. 136 ТК) |
| Справка о доходах при невозможности удержать налог | Форма справки утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 | До 1 марта следующего года |
В какой срок должны выдать справки при увольнении?
Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:
- справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
- формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.
- остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).
Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.
Отличаются ли пакеты документов, выдаваемые при увольнении по собственному желанию, по сокращению штата, по соглашению сторон?
Итак, основной перечень, какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию и при других обстоятельствах, сильно не отличается. Однако некоторые нюансы все-таки есть.
Например, какие документы должны выдать при увольнении по соглашению сторон? Помимо общего перечня сотрудник должен получить от работодателя экземпляр соглашения о расторжении трудового договора по соглашению, подписываемый в таких случаях.
А что касается того, какие документы должны выдать при увольнении по сокращению штата, то здесь передача документов работодателем сотруднику начинается задолго до непосредственно даты увольнения: это и уведомление о сокращение, и предложение другой работы. Также работодателю необходимо известить о предстоящем сокращении профсоюз и центр занятости. В день же увольнения сотруднику нужно передать перечень документов, перечисленных нами в предыдущих разделах.
***
Увольняющийся работник должен получить от своего работодателя определенный пакет документов. Одна их часть выдается безоговорочно, в первую очередь это трудовая книжка, другая часть — по письменному заявлению работника. За невыдачу или задержку трудовой предусмотрены немаленькие штрафы. За невыдачу отдельных документов никакой ответственности нет, тем не менее работодателю лучше не доводить дело до разбирательств с работником, а исполнить его законные требования.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Увольнение».
Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.
Внимание
По желанию сотрудника организация может предоставить ему этот документ, если увольняющемуся требуется обратиться в ФСС за пособием.
Эта бумага включает:
- величину долга организации перед ФСС по взносам;
- размер взносов, предоставленных предприятием;
- сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
- и иную информацию.
Ответственность работодателя за отказ и задержку
Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:
- 1 000 ₽ — 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
- 30 000 ₽ — 50 000 ₽ для компании;
- задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
- кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.
Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.
Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений
Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:
- О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
- О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
- По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;
Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.
| Назначение документа | Было в 2022 году | Стало с 2023 года |
|
Трудовая книжка |
Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р) | |
| Сведения о доходах в месяце увольнения | Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ) | |
| Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности |
Справка 182н |
— |
| Сведения о застрахованном лице | Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы | Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения |
| Сведения о взносах | Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы | |
| Сведения о стаже | Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения | Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1) |
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Перечень документов при увольнении в 2023 году
Какие документы персонифицированного учета нужно выдать сотруднику, прописано в пункте 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете в системах ОПС и ОСС.
Там идет речь о копиях сведений, которые работодатели сдают в СФР и ИФНС.
Кроме того, обязательства о выдаче документов сотрудникам, в том числе, при увольнении, прописаны в НК РФ и ТК РФ.
Сотруднику надо выдать такие документы:
- бумажную трудовую книжку, если она ведется, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
- выписка из подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1;
- выписку из персонифицированных сведений о физлицах;
- расчетный листок.
За что можно уволить работника
Основания, по которым трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, перечислены в ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Например, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в следующих случаях:
-
ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;
-
сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
-
несоответствия работником занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
-
смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
-
неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
-
однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей;
-
представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;
-
в других случаях, установленных Трудовым кодексом.
Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял
Суд обязал выдать трудовую книжку, хотя уволенный ее не приносил. Менеджер компании уволился по собственному желанию, однако не получил своевременный расчет и трудовую книжку. За выдачей документа и компенсацией, в том числе и моральных страданий, работник обратился в суд.
Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.
Работнику предписали выдать трудовую и компенсировать:
- невозможность трудоустроиться в отсутствие документа;
- расходы на представителя;
- моральный ущерб в размере 1 тыс. рублей.
Документы по заявлению сотрудника
Помимо обязательных документов сотрудник имеет право запросить такие документы, как:
- справка 2-НДФЛ, где будут указаны данные о полученных доходах в период с начала года до даты увольнения;
- справка о среднем заработке. Она может понадобиться, если сотрудник принял решение обратиться на трудовую биржу. Содержит в себе сведения за последние 3 месяца;
- копия формы СПВ-2. Эта форма содержит в себе информацию о застрахованном стаже и используется для назначения пенсии. Необходима при выходе сотрудника на пенсию по возрасту, инвалидности и ряду иных причин;
- копия кадровых приказов. Каждый сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, приказа о приеме или увольнении.
Какие документы выдать при увольнении
При увольнении работника ему потребуется выдать некоторый перечень документов. Некоторые из них являются обязательными, другие выдаются только по требованию увольняемого сотрудника. Для этого работник должен написать заявление.
| Тип документов | Документы |
| Обязательные | Трудовая книжка;
Справка о з/п за 2 года; Форма СЗВ-СТАЖ; Форма СЗВ-М; Выписка из 3 раздела «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам; Выписка из реестра застрахованных лиц (если за сотрудника перечисляли допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя) Расчетный листок |
| Выдаваемые по требованию работника | Справка 2-НДФЛ;
Справка о среднем заработке за 3 последних месяца; Справка о доходе в Центр занятости для расчета пособи по безработице; Справка о периоде работы в организации; Копия личной карточки Т-2; Копия трудового договора и допсоглашений к нему; Копии приказов (о приеме, отпусках, переводе, награждениях, увольнении и т.д.) |