Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы – финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.
Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:
- Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?
- Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?
Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году
Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.
По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.
Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.
Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.
При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.
Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Чем определены сроки хранения документов?
Выявлением документов с законченным сроком хранения занимается экспертная комиссия. Основные документы, которыми она руководствуется, – это перечни документов с указанными сроками хранения.
В перечнях указаны сроки хранения типовых документов: отчетов, планов, первичной документации, личных дел сотрудников и других.
Также срок хранения документации определяется отраслевыми и ведомственными перечнями, которые создаются для организаций, относящихся к определенной отрасли. К таким перечням относятся:
- «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»;
- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ»;
- «Перечень документов, которые образуются в деятельности органов управления, подразделений пожарной службы, воинских частей, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ».
Мероприятия по организации хранения архивных данных
В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.
Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.
Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.
Сколько хранятся документы в архиве?
Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.
Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:
- отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
- декларации о налогах;
- книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
- статистика, которая формируется на предприятии в течение года.
Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:
- отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
- планы счетов предприятия;
- книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
- первичные документы;
- журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
- документы о дебиторской задолженности;
- данные об инвентаризации предприятия;
- прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.
Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Архивное хранение электронных документов
Электронные документы хранятся:
- На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
- В информационной системе подразделения на его оборудовании.
К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:
- выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
- в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
- ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
- сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.
Сроки хранения постоянных и временных документов
Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.
Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:
- приказы по основной деятельности
- журнал регистрации приказов по основной деятельности
- штатные расписания
- структура организации
- номенклатура дел
- описи дел
- акты об уничтожении дел и утрате документов
- целевые программы информатизации
- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
- годовые планы и отчеты
- годовые бухгалтерские балансы
- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
- годовые сметы и др.
- уставные документы
- документы о приватизации
- реестры акционеров
- реестры владельцев ценных бумаг
- списки лиц, имеющих право на дивиденды
- журналы, книги учета работы с акциями
- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
- гранты
- лимиты
- паспорта сделок
- документы о благотворительной деятельности
- и другие документы
Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)
- приказы на отпуска и командировки
- приказы по административно-хозяйственной деятельности
- договоры с юридическими лицами
- документы по госзакупкам
- акты о приеме выполненных работ
- бухгалтерские документы
- путевые листы
- и другие документы
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.
Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.
Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).
Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.
Оформляем дела на постоянное хранение
Документы в деле могут быть систематизированы:
- Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:
|
Документ и его регистрационные данные |
Номер листа дела (тома) |
|
Приказ от 12.01.2015 №1 |
1 |
|
Приказ от 13.01.2015 №2 |
2 |
|
Приказ от 13.01.2015 №3 |
3 |
|
Приказ от 16.01.2015 №4 |
4 |
|
Приказ от 19.01.2015 №5 |
5 |
|
… |
Хранение документов: сроки, порядок и штрафы
Индексы дел, включенных в номенклатуру дел, проставляются в графе 1 «Индекс дела». Индекс присваивается каждому делу, включенному в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из кода (цифрового или буквенно-цифрового) структурного подразделения, коллегиального или совещательного органа или направления деятельности организации, установленного классификатором структурных подразделений, утвержденной структурой или штатным расписанием организации, и отделенного от него дефисом порядкового номера заголовка дела в рамках раздела номенклатуры дел, например:
11-05, где:
11 — код структурного подразделения;
05 — порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел, соответствующем данному структурному подразделению.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, например:
02-03 (03-03, 04-03 и т.д.) Приказы по основной деятельности. Копии
Электронные документы систематизируются в информационной системе5 в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. К индексу электронного дела в номенклатуре дел может добавляться литера «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы). В конце номенклатуры дел (перед итоговой записью) рекомендуется указывать используемые при определении сроков хранения перечни документов и другие нормативные документы, а также полные наименования всех условных и сокращенных наименований.
Сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел (п. 4.17. Правил). Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений.
При выявлении в организации документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми или ведомственными перечнями документов, законодательными или иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел, предложения по установлению сроков их хранения представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в порядке, предусмотренном регламентом ее работы. ЦЭК (ЭК) организации может обратиться с предложениями по установлению сроков хранения в ЦЭПК при Росархиве самостоятельно или через ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Сроки хранения дел проставляются в графе 4 номенклатуры дел. Под сроком хранения в графе 4 указывается номер статьи по перечню, а также может указываться условное обозначение перечня (если их использовано несколько), который использовался при определении срока.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по форме, указанной в приложении № 25 Правил. В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе и количество переходящих дел и дел с отметкой ЭПК. Для учета электронных дел рекомендуется составлять отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб. Итоговая запись составляется с учетом данных, внесенных в графу 3 «Количество дел» и заполняется по завершении календарного года. В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел (в том числе, электронных), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи (приложение № 25 Правил).
Графическое изображение процесса 1.1.1 «Составление, согласование, утверждение номенклатуры дел организации» представлено на схеме 02 приложения № 4.
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения архивных документов
В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.
К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:
- Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
- Налоговые декларации;
- Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
- Статистический отчет, который сформирован за год.
К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:
- Квартальная отчетность деятельности предприятия;
- Рабочий план счетов;
- Квартальный отчет по налогам;
- Счет-фактура;
- Книга осуществляемых покупок;
- Книга продаж предприятия;
- Различные первичные документы;
- Путевой лист;
- Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
- Исполнительные документы;
- Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
- Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
- Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
- Вексельные документы;
- Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
- Договоры, а также соглашения;
- Акты;
- Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
- Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
- Прочие документы.
Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.
Журнал регистрации исходящих документов сколько лет хранится
==================
>>>СКАЧАТЬ ФАЙЛ
==================
Журнал регистрации исходящих документов сколько лет хранится
Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих. По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей. Основные правила регистрации исходящих документов. хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его. Журналы регистрации входящей и исходящей документации хранятся по номенклатуре 5 лет и только. Подскажите, на сколько это неправильно?
Санкции за нарушение сроков и правил хранения
При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:
- на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
- на основании статьи 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.
Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;
- на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.
При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);
- на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.
Сколько нужно хранить бумаги?
Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:
- Постоянно.
- До минования надобности.
- До замены новыми.
- До ликвидации организации.
- Конкретным количеством лет.