Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как учреждения должны сшивать первичные документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.
Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.
Подавать сшитые документы следует в следующие организации:
- при отчетности в налоговые органы;
- при передаче дел в суде;
- при сдаче документов в архив;
- при подаче на участие в тендерах;
- при передаче в банк заверенных копий бумаг.
Для сшивания потребуются инструменты:
- степлер и скобы;
- иголка, шило и нитки;
- специальные механические устройства.
Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:
- Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
- Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
- Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.
При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.
На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.
Сопроводительное письмо
Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.
Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.
Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.
Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру
Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.
- Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.
Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.
- Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
- Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
- Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».
В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.
Требования к заявлению по форме Р11001
Прежде чем перейти к скреплению документов, необходимо проверить их на соответствие определенным правилам:
- Все листы должны быть пронумерованы. Те, которые не использовались в заявлении, не включаются в него и не нумеруются.
- Налоговому сотруднику пакет документов передается без скоб, скрепок и булавок.
- Если документы на регистрацию ООО отправляются по почте, дополнительно требуется подробная опись всего пакета.
- Лист «Н» заполняется от руки в ИФНС в присутствии сотрудника налоговой или нотариуса.
- Если документы будет подавать третье лицо, необходима заверенная у нотариуса доверенность от каждого из учредителей. При личной подаче это не требуется.
Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.
Подавать сшитые документы следует в следующие организации:
- при отчетности в налоговые органы;
- при передаче дел в суде;
- при сдаче документов в архив;
- при подаче на участие в тендерах;
- при передаче в банк заверенных копий бумаг.
Для сшивания потребуются инструменты:
- степлер и скобы;
- иголка, шило и нитки;
- специальные механические устройства.
Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:
- наименование документа;
- дату составления описи;
- небольшую аннотацию;
- опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
- количество листов прописью и цифрами;
- подпись делопроизводителя.
Составление документа будет поэтапное:
- Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
- Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
- Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.
Требования к заявлению по форме Р11001
Прежде чем перейти к скреплению документов, необходимо проверить их на соответствие определенным правилам:
- Все листы должны быть пронумерованы. Те, которые не использовались в заявлении, не включаются в него и не нумеруются.
- Налоговому сотруднику пакет документов передается без скоб, скрепок и булавок.
- Если документы на регистрацию ООО отправляются по почте, дополнительно требуется подробная опись всего пакета.
- Лист «Н» заполняется от руки в ИФНС в присутствии сотрудника налоговой или нотариуса.
- Если документы будет подавать третье лицо, необходима заверенная у нотариуса доверенность от каждого из учредителей. При личной подаче это не требуется.
Как правильно сшить документы
Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть с ниткам, иголкой нужно взять у и скрепить все документы. А как правильно сшивать документы ? Ни один из органов, требующих этого, не дает инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило». Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного (многолистового) документа.
Обратите внимание => С какого года организации стали перечислять в пфр страховые взносы
По отношению к уставу корректнее говорить не о подписании, как это часто встречается. В п. 1 ст. 52 ГК РФ сказано, что уставы утверждаются участниками (учредителями) юридических лиц. В ООО это делается в рамках общего собрания его участников (далее — ОСУ) (см. подп. 2 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ).
Устав считается утвержденным, если участники общества проголосовали по этому вопросу единогласно (п. 3 ст. 11 закона № 14-ФЗ). Решение об утверждении устава должно быть отражено в протоколе ОСУ, который подписывается участниками.
А вот о том, кто должен поставить свою подпись на уставе (и должен ли), законодательство ничего не говорит. Как правило, на лицевой стороне устава проставляется гриф «Утверждаю», в котором подпись ставит председатель ОСУ, а в некоторых случаях еще и секретарь ОСУ. Как показывает практика, для налоговой этого достаточно. Если участник 1, то он и ставит подпись в этом грифе.
Возможно проставление подписей на уставе всеми участниками ООО. Но если их много, то это может быть затруднительно.
Если учредителем общества является организация, то от ее имени устав создаваемого ООО подписывает руководитель этой организации.
Материалы для сшивания
Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:
- обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
- заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
- клей;
- дырокол, канцелярское шило;
- ножницы;
- иглы;
- нитки.
Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:
- хлопчатобумажные или синтетические нитки;
- прочные ленты;
- веревки;
- банковские шпагаты;
- плотная бечевка.
Заявление на регистрацию ООО имеет множество нюансов и правил заполнения. С помощью бесплатного онлайн-сервиса на нашем сайте вы сможете легко, с учетом всех правил, подготовить не только заявление по форме Р11001, но и весь пакет необходимых документов для регистрации ООО.
Актуальный в 2019 году бланк заявления для регистрации ООО по форме Р11001 можно скачать по данной ссылке.
Официальную инструкцию по заполнению заявления на регистрацию ООО можно скачать здесь.
- Все данные учредителей и генерального директора необходимо заполнять в точном соответствии с паспортом.
- В некоторых полях необходимо использовать сокращения (например, для указания улиц, шоссе, проспектов и т.п.), список которых доступен в приведенной выше официальной инструкции в приложении №2.
- Коды ОКВЭД должны состоять не менее чем из 4-х цифр.
- На каждого учредителя должен заполняться свой «Лист Н». Нотариальное заверение подписей не требуется, если при подаче заявления в регистрирующем органе будут присутствовать все учредители.
- Незаполненные листы и страницы заявления по форме Р11001 не прикладываются.
Ниже приведен перечень всех листов заявления на регистрацию ООО. При создании организации учредителями — физическими лицами, заявление по форме Р11001 состоит из гораздо меньшего количества листов (в списке выделены жирным):
- Страница 1 и страница 2 (общие сведения о наименовании ООО, юридическом адресе, размере уставного капитала).
- «Лист А». Сведения об учредителе – российском юридическом лице.
- «Лист Б». Сведения об учредителе – иностранном юридическом лице.
- «Лист В». Сведения об учредителе – физическом лице.
- «Лист Г». Сведения об учредителе – Российской Федерации, субъекте Российской Федерации, муниципальном образовании.
- «Лист Д». Сведения о паевом инвестиционном фонде, в состав имущества которого включается доля в уставном капитале создаваемого юридического лица.
- «Лист Е». Сведения о физическом лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица (генеральный директор).
- «Лист Ж». Сведения об управляющей организации.
- «Лист З». Сведения об управляющем.
- «Лист И». Сведения о кодах по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности.
- «Лист К». Сведения о держателе реестра акционеров акционерного общества – регистраторе.
- «Лист Л». Сведения о крестьянском (фермерском) хозяйстве на базе которого создается производственный кооператив или хозяйственное товарищество.
- «Лист М». Сведения о согласовании создания юридического лица с иностранными инвестициями на территории закрытого административно-территориального образования (ЗАТО).
- «Лист Н». Сведения о заявителе.
Как заверить документ спрепленный степлером
Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.
Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Как прошить журналы для кадрового учета
Шаг 4. Пломбирование. Наиболее серьезные документы, такие, как, например, книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них, помимо всех вышеуказанных действий, еще опломбируются. Для этого используют обычно сургучную печать, но в 2021 году при необходимости опломбировать книгу регистрации лучше пользоваться голографической пломбой.
Рекомендуем прочесть: Кто входит в понятие льготные категории граждан рф и снг
Документ хранится в активном делопроизводстве в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.
Как заверить документ спрепленный степлером
Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.