Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила ведения трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Кто приобретает бланк трудовой книжки
Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.
Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:
- компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
- вычитается из зарплаты сотрудника.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
При переходе на электронную трудовую
В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.
Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Правила оформления дубликата трудовой книжки
Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:
-
а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
-
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
-
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
-
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
-
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
-
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
-
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
Действия работодателя при утере
Несмотря на то, что в большинстве случаев на предприятии оборудовано специальное хранилище или устройства для трудовых книг, бывают случаи их утери. Что в таком случае происходит и какие особенности есть в разных ситуациях? Наиболее распространенными случаями выступают:
- Умышленно или по неосторожности, кто-то из сотрудников отдела кадров потерял, либо испортил документ. Необходимо незамедлительно оформить дубликат. В данном случае эта обязанность возлагается на работодателя, указываются данные о периоде работы сотрудника в данной организации. Кроме того, делается обобщенная отметка о прошлых местах работы.
- Стихийное бедствие или чрезвычайное происшествие, в результате чего все документы безвозвратно исчезли, испортились. В таком случае формируется специальная комиссия, которая формирует рабочий стаж каждого работника на основании оставшихся документов, либо показаний других работников, работодателя.
В любом случае, если трудовая книжка была потеряна, либо испорчена по вине работодателя, обязанность по восстановлению возлагается именно на него. Хотелось бы так же обратить внимание, если бланки книжек были испорчены, то сотрудники не просто выбрасывают их, а формируют акт списания и уничтожают в установленном месте.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Откуда появляются невостребованные трудовые книжки
Самая распространенная причина появления в компании невостребованных трудовых книжек печальна — это смерть работника. Его родственников этот документ заинтересует уже вряд ли, поэтому книжка так и останется в отделе кадров и, скорее всего, проведет в нем весь установленный для нее срок хранения.
Примечание. См. статью «Что делать в случае смерти работника» на с. 54 журнала N 5, 2016.
Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив кадровикам дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.
Примечание. См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте» на с. 20 журнала N 9, 2016.
На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов. Мы перечислили самые распространенные. Так или иначе результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка — есть и с ней нужно что-то делать.
Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем. Поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо.
Письмо о трудовой книжке
Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Кадровик должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров. В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.
Очень важно пользоваться при обмене этими письмами Почтой России или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении. Это уведомление затем будет храниться в доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.
Вместе с письмом рекомендуется отправить пустой конверт с марками, чтобы свое согласие на высылку трудовой книжки по почте работник (или его родственники) тоже дал письменно, причем так же по почте. Звонок, электронное письмо, СМС-сообщение в этом случае никак не сработают. Только с разрешения владельца или его представителей такой важный документ, как трудовая книжка, может быть отправлен в виде ценной бандероли.
Пример 1. Письмо с просьбой забрать трудовую книжку.
Места и порядок хранения
В России действует целое Постановление Правительства, посвященное трудовым книжкам и порядку обращения с ними. В том числе, оно регулирует, где должны храниться трудовые книжки работников. Так, п. 42 регламентирует, что вкладыши из книжки относятся к бланкам строгой отчетности.
В связи с этим, местами хранения документа должны быть такие помещения или устройства, которые могут обеспечить безопасность, сохранность и целостность книжки, не допустить факты фальсификации, изъятия.
ВНИМАНИЕ! Сама оформленная книжка не является бланком строгой отчетности по закону. Но, она организация или предприниматель обязаны отвести сейф из металла, отдельный шкаф, специальное помещение, которые могли бы исключить возможность доступа третьих лиц к бумагам.
Работодатель самостоятельно может определить место хранения, но условие соблюдения безопасности является основным. В связи с этим, нет определенных требований к сейфу для хранения трудовых, если такое устройство и используется, то на общих принципах своего действия. В процессе хранения именно книжек никаких особенностей нет.
Процесс получения работодателем книжки начинается с момента трудоустройства гражданина, она должна быть взята сотрудниками отдела кадров. Затем происходит оформление и прием человека на работу, начинается трудовая деятельность с параллельным хранением трудовых книжек в организации.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Правила ведения трудовой в электронном виде
Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:
- заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
- перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.
Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.
Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.
Форма СТД-Р выдается в двух случаях:
- по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.
Где и как хранить трудовые книжки
В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.
В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.
Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).
Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.