Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отправить отчет на портале ФСС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наиболее распространённый циферный код ошибки в протоколе проверки формы 4-ФСС — 508. Ошибка означает, что расчёт не прошёл форматно-логический контроль. Как правило, это связано с недочётами технического характера. В случае её возникновения считается, что отчёт не был сдан. Такой отчёт нуждается в доработке и повторной сдаче.
Какие сведения передаются в ФСС
Информацию, которую работодатели должны направлять в ФСС, условно можно разделить на две группы: сведения для заполнения больничного листа и анкетные данные сотрудников.
Порядок передачи сведений для заполнения больничного закреплён в Постановлении Правительства РФ от 23.11.21 № 2010. В перечень необходимых данных входят: страховой стаж; сумму выплат, облагаемых взносами на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; районный коэффициент (при наличии) и др.
Эти сведения работодатель размещает в системе «Соцстрах» и заверяет УКЭП. После этого информация направляется в фонд.
Разместить сведения нужно не позднее трёх рабочих дней с даты поступления информации о закрытом больничном.
Анкетные данные сотрудников — это их личная информация: ФИО, реквизиты документов, адрес, номер телефона и т.д.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
Электронный больничный лист в ФСС
С 01.01.2022 мед. учреждения работают исключительно с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН). Работник сообщает номер в отдел кадров, после чего компания запрашивает в ФСС электронный больничный лист. В ответ на полученный документ необходимо отправить расчет и реестр сведений. Если вы работаете со СБИС онлайн, то отдельный реестр не потребуется. Система создаст его сама в больничном и отправит одновременно с расчетом по листку.
ФСС проверяет полученную информацию и, если не находит ошибок и сомнительных данных, посылает компании-работодателю квитанцию. После этого работник получит пособие от вас или от фонда. Фонд перечисляет свою часть («за счет ФСС») прямой выплатой сотруднику.
Штраф за несвоевременную сдачу отчетности в ФСС
При несвоевременной сдаче 4-ФСС организацию могут привлечь к ответственности по двум основаниям: ч. 1 ст. 46 212-ФЗ (взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности) и п. 1. ст. 19 125-ФЗ (взносы по травматизму). С 2016 года размер штрафов по этим двум статьям определяется одинаково. То есть 5 % от суммы взносов, начисленной за последние три месяца отчетного или расчетного периода, за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для подачи расчета. При этом штраф не должен превышать 30 % этой суммы и быть меньше 1 000 рублей. Данное изменение внесено Законом № 394-ФЗ в ст. 19 Закона № 125-ФЗ. Кроме этого, за нарушение порядка сдачи отчетности — например, когда численность сотрудников на предприятии больше 25 человек, но отчет сдали в бумажном виде — предусмотрен штраф 200 рублей (п. 2 ст. 46 212-ФЗ).
Из чего состоит отчет 4–ФСС
Бухгалтерская форма отчетности 4–ФСС была утверждена в 2016 году, а с 2017 вступила в силу и актуальна по сегодняшний день.
В 2021 году форма 4–ФСС состоит из следующих частей:
- титульный лист;
- расчеты для начисления налоговой базы;
- таблица для работодателей, сотрудники у которых временно находятся в других компаниях;
- расчеты по обязательному социальному страхованию от профессиональных заболеваний, производственных травм, и так далее;
- таблица для фактических расходов на выплату пособий от несчастных случаев затраты на профилактику травматизма и так далее;
- обязательные данные по количеству застрахованных работников, которые пострадали на рабочем месте в течение года в связи со страховым случаем;
- общая информация о спецоценке рабочих условий, состоянии рабочих мест сотрудников и обязательных медосмотрах.
Последние изменения в форму отчетности были внесены приказом ФФС РФ от 07.06.2017 №275. В титульном листе отчета 4–ФСС появилось специальное поле для бюджетных организаций. Остальные изменения формы связаны с разделением ответственности между ФНС и ФСС – в 2021 году разделом о нетрудоспособности работника занимается ФНС.
Электронная сдача отчета 4–ФСС
Если ваша компания сдает отчетность 4–ФСС в электронном виде, то нужно помнить алгоритм подготовки и сдачи этого отчета.
Чтобы сдать 4–ФСС в электронном виде, страхователь должен иметь электронно–цифровую подпись. Без нее отчет не будет считаться действительным.
Оставить и загрузить отчет в электронном виде можно через специальный бесплатный сервис ФСС. Для этого с сайта ФСС нужно установить специальное приложение и скачать инструкцию для установки необходимых для подписания отчета сертификатов.
После отправки отчета с электронной подписью, страхователь получит от ФСС квитанцию о приеме отчета или же протокол контроля. Квитанция является подтверждением факта принятия отчета в ФСС. Протокол наоборот содержит информации о том, что отчет компании не принят фондом. Причина отказала шифруется определенным кодом. К примеру, код «598» свидетельствует об ошибке при заполнении ИНН. Компания–страхователь выясняет причину отказа, исправляет ошибку и отправляет отчет повторно.
Возможные ошибки при отправке данных
Основные группы ошибок – это ошибки с оформлением электронного файла и его заверением электронной подписью и ошибки с проведением расчетов. В первом случае организация получит отказ в принятии отчета, и его придется переделывать, устраняя допущенные недочеты. Это отнимает время, а затем отчет придется подавать повторно. Если шлюз ФСС для сдачи отчетности выйдет из строя именно в этот момент, есть большой риск просрочить сдачу и получить штрафные санкции.
В приказе детально обозначены ошибки, которых необходимо избегать при заполнении электронного документа:
- На документе стоит подпись неуполномоченного лица.
- Сертификат просрочен. Он утрачивает силу спустя год, и его необходимо получать заново.
- Файл с отчетом имеет не тот формат. Этот вопрос необходимо уточнить заранее.
Если же организация допускает ошибки в расчетах, отчет будет считаться сданным вовремя, но через определенное время плательщик получит квитанцию с указанием допущенных неточностей. Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля позволяет заранее отправить отчетность, чтобы своевременно устранить возможные ошибки и избежать их в дальнейшем. После исправления необходимо отправить в ФСС повторный электронный отчет, однако датой принятия остается дата отправки первой версии.
С учетом возможных технических неполадок и проблем с оформления электронной подписи рекомендуется заранее озаботиться подготовкой документа в электронной форме и его отправкой. Возобновление электронной подписи и решение иных проблем отнимает немало времени, поэтому лучше заранее предотвратить штрафы и другие санкции от контролирующих органов. Возможность сдачи отчета в электронном виде значительно ускорила и упростила процесс взаимодействия с фондом социального страхования.
Использование сайта ФСС для передачи отчетности
Налогоплательщикам предоставляется возможность воспользоваться официальным сайтом ФСС. Пользователи имеют право использовать 2 варианта представления отчетности.
| Порядок использования сервиса | Особенности |
| Сервис для передачи формы без прохождения процедуры регистрации | В составе предложений сервиса – проверка верности данных на предмет прохождения форматно-логического контроля. Проверке подвергается наличие общих данных о предприятии, территориальном отделении и отсутствие ошибок в соблюдении формата при занесении информации |
| Сервис для заполнения бланка при наличии регистрации на сайте | Программа производит обязательную проверку на отсутствие ошибок для прохождение форматного контроля и сопоставление данных с ранее представленной отчетностью |
Обособленные подразделения предприятий самостоятельно отчитываются в филиал, расположенный по месту территориального нахождения организации. Отчетность представляется структурными отделениями при наличии у подразделения расчетного счета, баланса, созданных отдельно от головного предприятия рабочих мест. Подразделение должно быть поставлено на учет в ФСС, иметь присвоенный уникальный номер.
Нормативное обоснование
С 2010 года вступили в действие Федеральные законы от 24.07.2009 № 212-ФЗ и № 213-ФЗ, в соответствии с которыми ЕСН был заменен страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование, ФСС РФ на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (подробнее читайте здесь).
Указанными Федеральными законами установлена обязанность плательщиков страховых взносов (а таковыми являются практически все организации и индивидуальные предприниматели) ежеквартально представлять в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего учета отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам. Приказами Минздравсоцразвития России утверждены отчетные формы, которые представляются в ПФР и ФСС РФ.
В соответствии с положениями Федеральных законов плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, превышает 100 человек, обязаны представлять отчетность в электронном виде, подписанную электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Уже довольно продолжительное время многие страхователи представляют отчетность в ПФР в электронном виде. Указанная технология отработана и не является чем-то экзотическим.
Принципиально новым в требованиях по представлению отчетности является то, что в электронном виде с ЭЦП отчетность необходимо представлять также и в ФСС РФ. Отчетность в ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП представляется по форме 4 ФСС РФ, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 № 871н.
Как подготовить отчет 4-фсс в электронной форме
Сформировать электронный отчет 4-ФСС вы можете в системе Экстерн: выберите меню «ФСС» > «Создать».
После этого выберите вид отчета, отчетный период и организацию, за которую нужно сдать отчет и нажмите на кнопку «Создать». Если отчет начинали заполнять ранее, то по кнопке «Показать отчёт в списке» можно открыть его для редактирования и отправки.
Чтобы подгрузить готовый расчет из вашей бухгалтерской программы, выберите меню «ФСС» > «Загрузить из файла». Загруженный отчет можно просмотреть и при необходимости отредактировать, для это нажмите на кнопку «Загрузить для редактирования».
После заполнения отчета он появится в разделе «ФСС» > «Все отчёты». Наведите курсором на строку с нужным отчётом и выберите необходимое действие.
После перехода к отправке отчета выберите сертификат для подписи и нажмите на копку «Проверить отчет». Если при проверке отчета будут обнаружены ошибки — нажмите на кнопку «Открыть редактор», исправьте ошибки и перейдите к отправке отчета снова.
Если ошибок нет — нажмите на кнопку «Перейти к отправке».
После этого достаточно кликнуть «Подписать и отправить», и система подгрузит отчет на портал ФСС.
Далее вы можете отследить статус прохождения отчета — протокол контроля и квитанции о приеме отчетности придут прямо в Экстерн.
Когда статус сменится на «Получена квитанция», это значит, что отчет сдан. Квитанцию можно открыть и просмотреть, при необходимости — сохранить. Если у расчета статус «Ошибка отправки», значит, что расчет не отправлен и нужно повторить попытку.
Если же статус обозначен как «Ошибка расшифровки» — в ФСС не смогли расшифровать расчет или проверить электронную подпись. Убедитесь, что вы выбрали верный сертификат для того, чтобы подписать расчет, и отправьте снова.
Статус «Ошибка форматного контроля» говорит о том, что расчет не сдан. Необходимо исправить ошибки и заново отправить отчет. Если статус обозначен как «Ошибка логического контроля», значит, получена квитанция с ошибками. О необходимости их исправления нужно сообщить в ФСС.
Образец заполнения расчета по форме 4-фсс за 2021 год
Разберем на примере.
Допустим, среднесписочная численность работников торговой компании ООО «Организация» составляет 10 человек. Тариф по взносам «на травматизм» — 0,2%, скидок и надбавок нет. В 2021 году мероприятий по профилактике травматизма и профзаболеваний не было. Спецоценка условий труда проведена.
По состоянию на 1 января 2021 года компания имела задолженность по взносам «на травматизм» в размере 500 руб.
Выплаты сотрудникам составили:
- за январь-март — 0 руб.;
- за апрель: зарплата — 600 000 руб., больничные — 4 000 руб.;
- за май: зарплата — 650 000 руб.;
- за июнь: зарплата — 590 000 руб.
Итого за II квартал 2021 года выплаты: всего — 1 844 000 руб., включенные в базу по взносам — 1 8400 000 руб.
Начислено взносов «на травматизм»:
- за апрель — 1 200 руб.;
- за май — 1 300 руб.;
- за июнь — 1 180 руб.
Итого за II квартал 2021 года сумма взносов составила 3 680 руб.
Таблица 1.1. временная передача своих сотрудников другим компаниям
Эта таблица заполняется, если страхователь направил своих работников временно в другие компании. Строки заполняются в отношении каждой организации или предпринимателя, куда направлены сотрудники. Соответственно, в графах таблицы отражаются данные принимающей стороны. В следующей таблице представлено, как следует заполнять графы.
| Номер графы | Что вносить |
| 2 | Регистрационный номер в ФСС |
| 3 | ИНН |
| 4 | ОКВЭД |
| 5 | Число направленных работников |
| 6 | Облагаемые взносами выплаты этим работникам за отчетный период |
| 7 | Облагаемые взносами выплаты работникам-инвалидам из числа направленных |
| 8, 10, 12 | Выплаты направленным работникам за каждый из 3-х последних месяцев отчетного периода |
| 9, 11, 13 | Выплаты инвалидам из числа направленных за каждый из 3-х последних месяцев отчетного периода |
| 14 | Размер тарифа* |
| 15 | Размер тарифа до сотых долей процента с учетом скидок / надбавок* |
* Примечание. В отношении работников, направленных на временную работу в другие компании, взносы начисляются по тарифу принимающей стороны.
Как начать сдавать отчетность в электронном виде
Для того, чтобы начать сдавать электронную отчетность, предприятию необходимо:
- Обучить работников с теми программными инструментами, что будут использоваться для сдачи отчетов.
- Издать необходимые распорядительные, кадровые документы — для юридического закрепления правомочий специалистов на использование систем ЭДО.
При необходимости — откорректировать учетную политику.
- Приобрести (и произвести необходимые действия, направленные на обеспечение их функционирования):
- необходимые электронные подписи;
- дистрибутивы программ для ЭДО (либо купить доступ к облачным системам ЭДО), если решено, что они будут использованы для сдачи отчетов вместо инструментария, разработанного ведомствами, которые принимают отчеты.
При необходимости — интегрировать ЭЦП с имеющимися системами ЭДО или бухгалтерскими платформами.
- Уведомить — если это требуется, государственный орган о начале использования систем ЭДО в целях отправки отчетности (как в случае с ПФР).
После начала практической отправки документации в регулирующие органы — отслеживать качество выполнения ответственными специалистами работы в направлении использования систем ЭДО, выявлять и корректировать ошибки. При необходимости — консультироваться с поставщиками систем ЭДО, как и с получателями отчетности по всем проблемным вопросам.
Как проверить отчет 4-ФСС
Опубликовано 12.06.2014 19:38 В этой статье пойдет речь о том, как проверить данные отчета 4-ФСС на правильность: с какими бухгалтерскими счетами нужно выполнять сверку, какие отчеты нам в этом помогут и самое главное — как исправить найденные ошибки, если они присутствуют. Ведь очень важно не просто подкорректировать цифры в самом бланке отчета, но и сделать так, чтобы программа сама заполняла его верно. Иначе ошибки будут накапливаться в течение года как снежный ком и заполнять отчет автоматически станет невозможно.
Описывать алгоритм проверки я буду на примере работы в программах 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (с выгрузкой данных в бухгалтерию) и 1С: Комплексная автоматизация 8.
Начинать проверку отчета я рекомендую с таблицы 3, потому что в этой таблице указывается общая сумма начислений и величина облагаемой базы — это те показатели, на которых основывается весь остальной расчет. Сверку стоит производить с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 70 и дополнительно можно проверить с расчетной ведомостью по всем сотрудникам. Первым делом, смотрим общую сумму начислений по месяцам (строка 1, графы 4-6). Если значения сходятся и с ОСВ по 70 счету, и с расчетной ведомостью, то всё замечательно. Если же обнаружены расхождения в каком-то месяце только со счетом 70, то возможно, стоит перезаполнить документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете» и перевыгрузить данные о зарплате (когда бухгалтерская программа у вас установлена отдельно). Также возможен вариант, что были какие-то еще движения по кредиту счета 70, например, возврат излишне выданных сумм в кассу. Чтобы их обнаружить, можно сформировать анализ счета 70, из которого будет хорошо видно, были ли какие-то движения по счету, кроме начисления зарплаты. На основании полученной информации уже нужно делать выводы о том, есть ли ошибка в отчете.
Если данные не сходятся с расчетной ведомостью, то имеет смысл их расшифровать и произвести сверку по сотрудникам. Для этого нужно выделить интересующую сумму и нажать кнопку «Расшифровать» на верхней панели инструментов.
Подтверждение расчета – это системный статус в реестре ФСС, указывающий на стадию вычисления суммы пособия, которое необходимо выплатить работнику. На данном этапе в личном кабинете не будет отображаться конкретная сумма выплат, она появится уже в момент непосредственного перечисления.
Если говорить обобщенно – такой статус свидетельствует говорит о том, что работодатель верно обработал и заполнил все необходимые документы. Эти документы (ЭЛН) были проверены сотрудниками ФСС и замечаний/ошибок в них выявлено не было. После подтверждения правильности документов дается согласие на расчет точной суммы.
Обычно, после статуса «Подтверждение расчета», в реестре последовательно будут отображаться такие указатели:
- «Документ рассчитан» – сформирована расчетная сумма.
- «Документ отправлен на оплату» – система активировала перевод пособия в банк, подробности по данному пункту мы описывали в этом материале.
- «Исполнение платежа» – Фонд перечислил деньги в ваш банк и необходимо дождаться их начисления (обычно это занимает 1-2 рабочих дня).
Важно, на любом последующем этапе может неожиданно всплыть статус «Извещение сформировано». Этот пункт указывает на выявление ошибок при оплате. Как правило, это неверное указание реквизитов банка, из-за чего идет техническая отмена перевода. Рекомендую в случае появления такого статуса немедленно обратится к своему работодателю или региональное отделение ФСС. Для удобства можете воспользоваться такой специальной картой для поиска номера телефона Фонда в вашем регионе.
Нулевая форма 4-ФСС в 2021 году
Организация или предприниматель, которые не работали в отчетном периоде и не производили никаких отчислений сотрудникам, тоже должны отчитаться по форме 4-ФСС. В таком случае надо сдать нулевую форму и тем самым поставить ФСС в известность об отсутствии деятельности в отчетном периоде.
В составе нулевой формы сдают титульный лист и таблицы 1, 2 и 5, которые заполняются прочерками. Вместе с формой можно представить в ФСС пояснение о том, что вы не работали, не начисляли зарплату, и, следовательно, не делали отчислений в фонд. Но это не обязательно, при необходимости ФСС сам запросит нужные сведения.
Сдавайте отчет 4-ФСС в Контур.Бухгалтерии — сервисе для удобного ведения учета и сдачи отчетности через интернет.