Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обходной лист при увольнении: законно ли это, образец, обязателен или нет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обходной выдают однозначно в кадровом отделе. Однако время выдачи обходного варьируется. Где-то обходной вручают работнику заранее, сразу после подачи им заявления об увольнении, где-то именно в день увольнения.
Кто должен подписывать обходной?
Обходной состоит из таблицы, где в первом столбце списком представлены все подразделения фирмы, в которых он мог бы считаться должником. По работе он вполне мог и не обращаться никогда в большинство из этих отделов, однако подпись от их руководителя получить надо. Стандартный список, помещаемый в обходной, состоит:
- из бухгалтерии (нужна подпись главбуха);
- кадрового отдела (расписывается завотделом);
- хозчасти (требуется факсимиле завхоза);
- отдела, заведующего обеспечением инструментами, оборудованием и прочим «инструментарием» для работы;
- структурное подразделение, где работал бывший сотрудник и пр.
Список в обходном зависит от структурной сложности организации, в которой трудился гражданин.
Подпись каждого из начальников, проставленная в соответствующих графах обходного, будет доказательством того, что работник юридически перед ними чист.
Порядок подготовки обходного листа
Бланк листа увольняющемуся работнику выдается инспектором ОК. Обычно оформляется единственный экземпляр обходного документа, при необходимости сотрудник может перед его сдачей в ОК сделать себе копию. Это позволит впоследствии избежать ему безосновательных претензий от бывшего работодателя.
Обязанность оформления этого документа вносится в условия трудового договора при его заключении с каждым работником. При этом в зависимости от выполняемой им работы, требуемые подписи должностных лиц и их количество в обходном листе может меняться. Устанавливать их работодатель может индивидуально.
К обязательным подписям обычно относятся подписи:
- непосредственного руководителя, в подчинении которого трудился работник. Он должен зафиксировать передачу текущих дел, отчетов о выполнении последних работ и актов их сдачи;
- бухгалтера, отвечающего за материальные ценности предприятия. Он удостоверяет сдачу работником всех числящихся за ним ценных предметов, применяемых в процессе работы;
- ответственного представителя отдела оборудования, занимающегося материально-техническим обеспечением, Он удостоверяет принятие оборудования и оргтехники, использованного работником;
- инспектора ОК, фиксирующего сдачу документов.
Обходной листок, заполненный всеми причастными руководителями, работником передается в ОК, где его подшивают в числе прочих документов, хранящихся в личном деле. Срок хранения определен делопроизводством кадровой службы. Обычно он составляет три года, а затем документы передаются в архив.
Почему сотрудники соглашаются оформлять обходной лист?
Сотрудник подчиняется требованию руководства и собирает подписи на обходном документе по многим причинам:
- он не хочет создавать конфликтную ситуацию с бывшим работодателем, т. к. часто при устройстве на новую работу часто запрашивают характеристику с предыдущего места;
- после его ухода согласующие подписи на документе, поставленные ответственными сотрудниками, дают основание работодателю предъявлять претензии в случае выявленных впоследствии ошибок не ушедшему работнику, а подписавшим документ лицам. То есть оформленный обходной листок является гарантией для руководства того, что ответственные за прошлую деятельность работника после его ухода будут найдены.
Можно ли отказаться от бегунка
Поскольку по закону сдача обходного листа при увольнении не обязательна, то сотрудник имеет полное право от него отказаться. И даже если руководство компании будет настаивать, ссылаясь на внутренние нормативные акты и тот факт, что человек сам подписывал договор, на практике оказать реального воздействия работодатель не может.
Потенциальная финансовая потеря связана с определенными бонусами, которые положены только работникам, не имеющим дисциплинарных взысканий. С одной стороны, это резонно, так как отказ от оформления бегунка может считаться нарушением корпоративных норм. С другой, такие премии, как правило, ничтожно малы и не стоят тех нервов и сил, которые потребуются при сборе подписей. То есть, ответом на вопрос, обязателен ли обходной лист при увольнении, будет — нет, за исключение госслужащих.
Отказ от обходного листа правомерен, но прибегать к нему следует, только если оформление бумаги действительно проблематично. При возможности получить подписи, пройдя по нескольким этажам – стоит это сделать.
Служащие госструктур – единственная категория работников, которые обязаны сдавать обходной лист. Это правило диктуется ведомственными приказами, имеющими юридическую силу, и это не противоречит трудовому законодательству.
Зачем нужны обходные листы при увольнении сотрудников
Руководство предприятия зачастую вводит в заблуждение сотрудников, мотивируя их на заполнение обходного листа тем, что это является обязательным началом процедуры увольнения. Данная практика позиционируется как необходимость проверки сотрудников на возможные задолженности перед предприятием.
Отметим, что только сотрудник решает, подписывать ему обходной лист или нет. В трудовом кодексе нет закона, который обязывает сотрудника собирать подписи ответственных лиц. Соответственно обходной лист как документ не имеет юридической силы, и, как следствие, работодатель не вправе применять меры дисциплинарного взыскания при отказе заполнения.
Существует всего лишь четыре организации, в которых требование обходного листа признаётся правомерным и носит обязательный характер:
- ФМС России;
- орган исполнительной власти России – Федеральная служба по военно-техническому сотрудничеству (ФСВТС);
- Федеральная служба по тарифам и её региональные представительства;
- отраслевые министерства (например, министерство спорта, молодёжной политики и туризма).
Обходной лист при увольнении – основные реквизиты
В бланке для максимальной информативности следует предусмотреть поля:
- персональных сведений о сотруднике, который увольняется;
- наименования предприятия и занимаемой должности увольняемым;
- основных данных о работодателе, который обязал сотрудника заполнять обходной лист;
- указания сроков увольнения;
- перечня отделов и должностных лиц, чьи подписи будут служить подтверждением отсутствия долгов за конкретным сотрудником.
Обходной лист при увольнении, помимо наличия подписей начальников структурных подразделений, допускает возможность проставления подписи руководителем компании и оттиска печати. Список полей для заполнения и форма обходного листа при увольнении должны быть описаны в локальных приказах по предприятию.
Какие отделы целесообразно включать для согласования в обходной лист при увольнении каждый решает сам – наш образец предусматривает наличие подписей:
- Непосредственного начальника.
- Ответственных лиц в отделе кадров.
- Бухгалтерского работника.
- Завхоза.
- Представителя IT-отдела.
- Начальника службы безопасности.
- Сотрудников других отделов, которые могут быть вовлечены в процесс сдачи материальных ценностей увольняемым или передачи им дел.
В своем письме №14-2/ООГ-14959 от 16.09.2020 Минтруд разъяснил, что обходной лист при увольнении не обязателен. В ведомстве акцентировали внимание на том, что ТК РФ не предусматривает заполнение этого документа. Если работник отказывается заполнять подобный отчет, работодатель не вправе задержать увольнение или не выдать предусмотренные законом бумаги сотруднику.
Независимо от того, сдал ли работник лист обхода или нет, администрация обязана в последний день работы увольняемого:
- ознакомить лицо с приказом об увольнении;
- выдать ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, а также другие документы, если сотрудник в своем заявлении попросил об этом;
- провести полный расчет.
Законны ли требования о заполнении обходного листа при увольнении?
Сразу следует отметить, что в действующих нормах трудового законодательства не содержится абсолютно никакой информации о том, что в обязанности увольняющегося сотрудника входит заполнение обходного листа. Это означает, что фактически любой служащий может отказаться от выполнения данного поручения своего руководства.
По сути, в момент разрыва профессиональных отношений все обязательства по совершению тех или иных действий будут возложены исключительно на работодателя. К основным из них можно отнести следующие:
- Составление приказа об увольнении подчиненного, а также иных необходимых документов внутри компании.
- Произведение полного расчета с увольняющимся сотрудником. В данную процедуру будет входить предоставление подчиненному всех положенных ему компенсаций, включая уже заработанный оклад, различные надбавки, если таковые имеются и т.д. Обязательной компенсацией также будет являться и определенная денежная сумма за неиспользованные отпускные дни.
- Заполнение трудовой книжки сотрудника. Туда, в соответствии с действующими правилами, должна быть внесена информация относительно причин увольнения подчиненного и иных важных фактов.
Что же касается сотрудника – во время увольнения на него вообще не может быть возложено обязательств по оформлению тех или иных документов. Исходя из этого, можно сделать выводы о том, что служащий вообще может проигнорировать требования работодателя относительно заполнения обходного листа. Однако, если служащий все-таки не желает портить отношения с начальником и хочет уволиться без каких-либо ненужных конфликтов, просьбу руководства можно исполнить. Тем более, сама процедура заполнения обходного листа, как правило, не требует особых усилий или огромного количества времени. В ее основные этапы можно включить следующие:
- получение бланка обходного листа на руки от работодателя. Как только данный документ будет получен, сотрудник может начать процедуру обхода. Прежде всего, необходимо начать сдачу всех материальных ценностей, которые ранее были вверены подчиненному во время его официального трудоустройства. Вполне возможно, что все эти ценности придется сдавать в различные отделы организации. В таком случае, руководитель каждого отдела обязательно должен поставить свою личную подпись на листе;
- как только обходной лист будет полностью заполнен, он, вместе с соответствующим заявлением сотрудника об увольнении, направляется работодателю. Руководитель компании должен рассмотреть представленную информацию и утвердить заявление, поставив на нем собственную визу;
- только после завершения всех вышеуказанных дел обязательства сотрудника перед увольнением будут считаться полностью выполненными. Дальнейшая процедура разрыва профессиональных отношений будет зависеть исключительно от начальника. Он, в свою очередь, должен составить приказ об увольнении, заполнить трудовую книжку подчиненного, а также выполнить иные обязательные действия.
Если увольняемый отказывается или не сдал обходной лист, это не может служить поводом невыдачи расчёта и документов на руки в день увольнения по приказу. Если основанием отказа в окончательном расчёте является отсутствие обходного, то работник вправе подать иск в судебные органы и получить компенсацию за вынужденный прогул.
Кроме того, по статье 84.1 ТК РФ работодатель нарушит закон, не выдав трудовой книжки увольняющемуся работнику. В дополнение за незаконные действия руководителя могут оштрафовать как физическое лицо на 1500 рублей и как юридическое до 30 тысяч.
Если же не сдавший обходной лист при увольнении работник сам не забирает трудовую книжку, судебный спор решится не в его пользу.
В последнее время стало принято оформление обходного листа не только при увольнении, но и при приёме на работу. В этом случае вновь поступивший расписывается за принятые материальные ценности и знакомится при обходе с нужными в будущем коллегами и расположением кабинетов. Это тоже нерегламентированный документ, но принятый на работу не конфликтует по этому поводу.
Несмотря на то, что в положениях нормативно — правовых актов, регулирующих трудовой процесс, не существует понятия «обходной лист», процесс увольнения работника редко происходит без его составления.
Обходной лист может быть использован для выполнения следующих задач:
- Он может служить доказательством того, что увольняемый работник вернул руководителю предприятия доверенное ему имущество (оргтехнику);
- Также, при помощи обходного листа можно подтвердить факт передачи предоставленных увольняемому работнику дел и рабочих документов его преемнику;
- С целью документального подтверждения того факта, что работник утратил возможность использовать информационные ресурсы компании.
Правила составления обходного листа и процесс его подписания регулируется локальными документами организации, но в целом обозначенная процедура сводится к тому, что обходной лист выдается трудящемуся на руки перед оформлением приказа об увольнении. Далее должностные лица предприятия вносят в приказ отметки об отсутствии у подчиненного задолженностей по делам организации и о предоставлении руководителю предприятия товарно — материальных ценностей компании и документов.
Подписанный увольняемым трудящимся и руководителем организации обходной лист сдается в отдел кадров предприятия и хранится в личном деле подчиненного. Срок хранения представленного документа установлен в локальных актах компании. Как правило, обозначенный период составляет три года. После истечения указанного срока вся документация, которая касается уволенного работника, направляется в архив предприятия.
Основное назначение этого документа заключается в подтверждении того, что у работника отсутствуют задолженности перед организацией. При заполнении обходного листа руководители подразделений организации должны зафиксировать факт отсутствия каких-либо долгов.
Важно! В самом Трудовом кодексе понятия обходного листа не содержится, однако необходимость его заполнения может быть закреплена в локальных актах организации.
Чаще всего в документе находит отражение следующее:
- возврат товарно-материальных ценностей, переданных сотруднику при трудоустройстве и используемых в процессе исполнения должностных обязанностей, в том числе, оргтехники, оборудования, мебели, документов и прочее;
- передача дел другим сотрудникам и завершение начатых процессов;
- передача необходимой информации и сведений, без которых работа нового сотрудника будет невозможна или будет сильно затруднена (например, данные по клиентским базам, сделкам, находящимся в процессе исполнения, пароли от учетных записей, требующихся в процессе работы и т. п.).
Необходимо отметить, что прекращение службы в ряде федеральных государственных органов (МВД, ФСИН, ФССП и т. п.) часто сопровождается необходимостью подписания обходных листов. Это требование закреплено в соответствующих ведомственных приказах.