Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на удаленную работу из-за коронавируса — образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.
Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.
Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:
- специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
- в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
- оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
- увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).
С какими сложностями столкнулись работодатели в период пандемии
Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно».
Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.
Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.
Правильно организовать удаленную работу в условиях пандемии можно, следуя Трудовому кодексу РФ. В нем содержится ряд положений относительно организации труда во время эпидемии.
Положениями кодекса регулируются следующие вопросы:
- специалист может самостоятельно определять чередование работы и отдыха (Статья 312.4);
- в трудовом договоре могут быть указаны конкретные часы, когда специалист обязан находиться на рабочем месте (Статья 57);
- оплата больничных осуществляется на общих основаниях, лист нетрудоспособности человек передает по почте заказным письмом с уведомлением (Статья 312.1);
- увольнение или расторжение трудового договора осуществляется по инициативе сотрудника (Статья 80) или работодателя (Статья 81).
С помощью заявления сотрудник может обратиться к руководству с любыми запросами. Желание работать из дома в сложных эпидемиологических условиях распространения коронавируса также может выступать таковым.
В отношении вируса COVID-19 Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля 2020 года с возможным продлением этого периода в зависимости от обстоятельств. Многим организациям пришлось приостановить свою деятельность и закрыть. Работодатели могут сохранить занятость и рабочий процесс, переведя сотрудников удаленно, именно такой метод организации рабочего процесса рекомендует Минтруд.
Если директор не предлагает перейти на удаленную работу, сотрудник вправе заявить о своем желании работать удаленно из дома в период угрозы коронавируса.
Желательно оформить запрос письменно с помощью декларации. Вопрос о переводе решается по взаимной договоренности, в трудовом законодательстве нет норм, обязывающих стороны в одностороннем порядке перейти на удаленную работу.
Написав заявление и представив его работодателю, работник может рассчитывать, что его заявление будет рассмотрено работодателем. Со стороны менеджера из соображений безопасности разумно организовать для заявителя работу из дома, если это возможно для должности сотрудника.
Поэтому, если человек понимает, что не менее эффективно может работать из дома, а работодатель не предлагает перейти на удаленный режим, рекомендуется подать такое предложение самостоятельно в виде заявки. Образец письменного текста представлен ниже для бесплатной загрузки.
Как правильно оформить перевод на удаленную работу?
Если возникло желание или необходимость перевести на дистанционную работу сотрудника, с которым уже заключен договор на общих началах, то необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- Получить личное заявление сотрудника о том, что он хочет изменить условия труда, при этом указать – с какой даты произойдет переход, зарегистрировать документ, наложить резолюцию.
- Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору от этой даты.
- Положения доп. соглашения обсуждаются и подписываются с работником. Ему выдается его экземпляр документа. Если в организации есть профсоюз или иной коллективный орган, то изменения согласовываются с ним.
- Издать приказ об изменении условий работы.
- С работником проводится новый инструктаж по ОТ и ТБ, о чем делается запись в книге инструктажей.
- Работнику на руки выдается инструкция по технике безопасности при использовании средств выполнения его трудовых функций.
- Если должность не изменилась – в трудовой книжке отображать переход на удаленный труд не нужно.
- При передаче сотруднику какого-нибудь оборудования для выполнения трудовых функций с ним может быть заключен договор индивидуальной материальной ответственности. Но можно ограничиться актом приема-передачи.
- Если нужно – сотруднику выдается под подпись инструкция об использовании средств защиты информации и сохранении конфиденциальных сведений.
- Табеля и графики на сотрудников продолжают заполнять без изменений.
Зачем необходимо заявление
Перевод в соответствии с нормами главы 12 Трудового кодекса РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, допускается он только с обоюдного согласия сторон. Удаленная деятельность регулируется главой 49.1 ТК РФ, и она предполагает взаимодействие сторон трудовых правоотношений без личного контакта, посредством цифровых технологий. Поскольку переход на удаленный режим работы чаще всего связан с изменением условий, какими бы обстоятельствами он ни вызван, необходимо получить доказательство согласия работника как второй стороны на изменения условий либо соблюсти условие о сроке предупреждения сотрудников об изменении условий трудовой деятельности. Несоблюдение условий о двухмесячном сроке предупреждения работников приведет к наложению штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.
Трудовое законодательство не запрещает работнику обращаться к работодателю с просьбой изменить режим труда, и стороны вправе достичь договоренности об удаленной деятельности. Даже временный перевод на дистанционную работу оформляйте правильно: получите у работника заявление, издайте приказ, заключите дополнительное соглашение.
Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.
Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.
В частности, работодатель обязан составить:
- приказ о переводе на удаленку;
- дополнительное соглашение к трудовому договору о новых условиях труда в удаленном режиме.
Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.
Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку
Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:
- Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
- По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
- Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
- Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
- Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.
Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий. Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы. В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.
Прежде чем отправить сотрудника работать удаленно, необходимо получить от него письменное заявление, в котором будет либо просьба перевести на дистанционный труд, либо согласие на такие условия работы.
В заявление с просьбой о переходе на работу дистанционно нужно написать:
- данные работодателя;
- личные сведения;
- название документа;
- просьба перевести на дистанционный режим;
- период, на который производится переход;
- причина перевода — распространение COVID-19 (или коронавируса, или коронавирусной инфекции);
- подпись и дата оформления.
В заявлении о согласии на перевод на домашний режим работы нужно написать:
- свои реквизиты и работодателя;
- название документа;
- информация о том, что заявитель дает согласие работать дистанционно в связи с коронавирусом;
- реквизиты уведомления, в ответ на которое пишется согласие;
- период, в течение которого будут действовать новые условия труда (согласно уведомлению работодателя);
- подпись и дата.
Труду дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ. Удаленная работа — это такая, которая выполняется по трудовому договору и вне места расположения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).
Чаще всего такую форму труда предпочитают работники интеллектуально-творческой сферы (в том числе лица с ограниченными возможностями), связи с работодателем и передача документации осуществляются по сети Интернет.
Сотрудник, работающий в офисе, может по каким-либо обстоятельствам попросить работодателя о переводе на дистанционную работу. С работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий работы (ст. 72 ТК РФ). В документе прописывают новый характер труда, рабочий режим, время выхода на связь с работодателем и иные нюансы.
Также можно перезаключить трудовой договор, составив новый и внеся в него все изменения.
Внимание! Предложение о переводе на дистанционную работу может поступить и от работодателя, в этом случае работник тоже должен написать заявление.
Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях
В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.
Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.
Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.
Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.
Основания и причины для перевода
Закон о труде не предусматривает каких-то определённых оснований для перевода работника на дистанционную работу. На практике работодатель начинает вести речь об удалёнке, когда присутствие сотрудника на предприятии фактически не требуется. Содержать работника на домашней работе куда дешевле. Если инициатива исходит непосредственно от сотрудника, то перевод зачастую обуславливается личными причинами: переезд в другой регион или иное отдалённое от офиса место; ограничения по здоровью, затрудняющие перемещение по городу и так далее.
Следует иметь в виду, что работодатель не обязан одобрять заявление сотрудника. Директор оставляет за собой полное право отказать в просьбе, не мотивируя своё решение.
Основания для удаленной работы
Каждый работодатель в Российской Федерации вправе самостоятельно определять формат деятельности своего предприятия. С возникновением угрозы распространения коронавируса в России издан ряд нормативных актов, настоятельно рекомендующих компаниям предпочесть, насколько это возможно, удаленный вариант.
Основным актом является Указы президента №206 от 25.03.2020 и , в котором озвучена необходимость борьбы с пандемией и предусмотрены оплачиваемые нерабочие дни. 26 марта 2020 года на официальном сайте Минтруд пояснил, что объявленные нерабочие дни не являются ни выходными, ни праздничными, и они оплачиваются в однократном размере. Чуть позже пресс-секретарь президента Дмитрий Песков пояснил, что нерабочая неделя не предполагает всеобщего отдыха: все, кого отправили на удаленную работу, продолжают трудиться, равно как не прекращается дистанционное обучение, а цель этой меры — не предоставить гражданам отдых, а создать условия для самоизоляции.
Одновременно на территории разных субъектов РФ издан ряд нормативных актов, направленных на борьбу с коронавирусом и затрагивающих вопрос удаленки. Общефедеральные документы, такие как постановление правительства об удаленной работе, пока отсутствуют.
На территориальном уровне рекомендовали перейти на удаленку, например:
- мэр Москвы Сергей Собянин в п. 8 Указа от 29 марта 2020 года №34-УМ;
- губернатор Московской области Андрей Воробьев в п. 11 Постановления от 29.03.2020 №162-ПГ;
- губернатор Санкт-Петербурга Александр Беглов в п. 7.5 Постановления от 13.03.2020 №121.