Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать резерв отпусков: инструкция для разных методик.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам»
В документе Начисление оценочных обязательств по отпускам обязательства (резервы) на закладке Оценочные обязательства текущего месяца заполняются итоговые сводные данные для передачи в бухгалтерскую программу в разрезе подразделений и способов отражения.
В бухгалтерскую программу передаются следующие показатели:
- Сумма резерва — это оценочные обязательства по отпускам в бухгалтерском учете;
- Сумма резерва страховых взносов — это оценочные обязательства по страховым взносам, начисляемым на сумму отпускных в бухгалтерском учете;
- Сумма резерва ФСС НС и ПЗ резерва — это оценочные обязательства по взносам, начисляемым на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в бухгалтерском учете;
- Сумма резерва (НУ) — резерв отпусков в налоговом учете;
- Сумма резерва страховых взносов (НУ) — резерв страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных в налоговом учете;
- Сумма резерва ФСС НС и ПЗ (НУ) — резерв, начисляемых на сумму отпускных в ФСС НС и ПЗ в налоговом учете.
Учет оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0
Начиная с версии 3.0.39 программы «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 в план счетов бухгалтерского учета, включенный в конфигурацию, внесены изменения. К счету 96 «Резервы предстоящих расходов» добавлены субсчета для организации учета оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков расходов по вознаграждениям работников:
- счет 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» — предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам и страховым взносам, начисленным на суммы этих вознаграждений;
- счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» — предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам;
- счет 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» -предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по страховым взносам, начисленным на суммы вознаграждений работникам;
- счет 96.09 «Резервы предстоящих расходов прочие» — предназначен для обобщения информации о прочих оценочных обязательствах.
Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.
Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник будет отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.
Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.
Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:
Процент отчисления рассчитайте по формуле:
Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:
На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:
Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.
Минфин в 2012 году в письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.
Варианты:
1. Расчет резерва по наиболее простой схеме производится в размере 1/12 от суммы ФОТ и страховых взносов.
2. Метод, предусмотренный МСФО: отношение суммы ФОТ и страховых взносов за месяц к количеству дней месяца, умноженное на количество дней отпуска, зарабатываемое сотрудниками за месяц (как правило, 2,33).
Проводки:
Начислен резерв (отражен в составе расходов):
д-т 08, 20, 25, 26, 44 и к-т 96.
Может быть использован порядок из статьи 324.1 НК РФ: составляется смета, в которой отражается расчет ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов. Процент определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.
Законодательство о резервах по отпускам
Согласно п. 1 ст. 324.1 НК РФ, компании, которые принимают решение о том, чтобы планомерно отражать в налоговом учете предстоящие расходы по отпускам, обязательно должны включить соответствующее положение в учетную политику для целей налогообложения. При этом следует отразить: какой метод резервирования средств будет использоваться, какова максимальная сумма отчислений и какой ежемесячный процент будет отчисляться в резерв.
Указанные сведения берутся не просто так ─ для документального подтверждения информации следует сформировать особый расчет (или смету).
В этом документе отражается расчет ежемесячной величины отчислений на основании плановой величины расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов). Законодательно утвержденной формы расчета нет, а потому компании разрабатывают ее самостоятельно и включают в учетную политику в качестве приложения.
Что касается процента отчислений, то он рассчитывается по формуле:
Плановая годовая величина расходов на отпуск / Плановая годовая величина расходов на оплату труда
Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ, по итогам налогового периода хозяйствующий субъект должен проводить инвентаризацию сформированного резерва по отпускам. Если он использован неполностью, то есть по итогам периода имеются неиспользованные суммы, их нужно включать в базу по налогу на прибыль текущего периода.
Если размера сформированного резерва оказалось недостаточно, то отпускные и страховые взносы по ним, не вошедшие в резерв, включаются в затраты для определения базы по налогу на прибыль.
Резерв отпусков: как формируется
Резерв отпусков – это оценочное обязательство перед персоналом фирмы: на конец отчетного периода у многих сотрудников имеются дни неиспользованных отпусков. Образование подобного резерва, как отражение в бухучете обязательств, выполнение которых, несомненно, настанет в будущем, делает отчетность более достоверной и реалистичной.
Компании, создающие резерв, обязаны отметить в учетной политике этот факт, а также периодичность формирования резерва и метод расчета, который будет применяться.
Начисляют резерв на окончание каждого отчетного периода. К примеру, в компаниях, представляющих только годовую отчетность, резерв формируют один раз на 31 декабря. На предприятиях с квартальной отчетностью создание резерва проводят на каждое последнее число квартала. Возможно и ежемесячное начисление резерва. Этот вариант наиболее точен, поскольку с каждым месяцем число дней очередного отпуска сотрудника растет, но и, естественно, трудоемок.
В связи с избранной периодичностью, начисление резерва на оплату отпусков осуществляется на конец:
- месяца;
- квартала;
- года.
Создаем резерв в налоговом учете
Порядок создания резерва в налоговом учете не изменился (Пункт 1 ст. 324.1 НК РФ) и по закону является правом, а не обязанностью организации. Что же нужно для создания резерва?
Шаг 1. Закрепите свое решение о создании резерва в учетной политике для целей налогообложения. Там же определите предельную сумму отчислений (то есть предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков с учетом страховых взносов) и ежемесячный процент отчислений в резерв. Процент отчислений в резерв рассчитайте по формуле:
Процент отчислений в резерв = Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков, включая обязательные страховые взносы / Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы х 100%
Шаг 2. Ежемесячно рассчитывайте сумму отчислений в резерв по формуле:
Ежемесячные отчисления в резерв = Фактические расходы на оплату труда за месяц, включая обязательные страховые взносы х Процент отчислений в резерв / 100%
Эту сумму вы ежемесячно будете учитывать в составе расходов на оплату труда (Пункт 24 ст. 255, п. 2 ст. 324.1 НК РФ).
Шаг 3. В течение года списывайте затраты на выплату отпускных и взносов за счет созданного резерва.
Здесь также возможна ситуация, когда суммы созданного резерва недостаточно для покрытия расходов по отпускам. Тогда перерасход расходов надо «придержать». То есть в налоговых расходах в течение года будет отражаться лишь сумма ежемесячных отчислений в резерв. И только по итогам года на основании проведенной инвентаризации вы сопоставите фактические расходы на оплату отпускных и общую сумму созданного резерва (Пункт 3 ст. 324.1 НК РФ) и учтете остатки. Как видим, теперь в налоговом и бухгалтерском учете разные принципы признания расходов при недостаточной сумме резерва.
Внимание! В налоговом учете, если создается резерв на оплату отпусков, отпускные в течение года нельзя признать в качестве самостоятельных расходов, даже если суммы созданного резерва не хватает для их оплаты.
Шаг 4. В конце года перед инвентаризацией определите сумму, необходимую для оплаты не использованных в этом году отпусков, по каждому работнику (Пункт 4 ст. 324.1 НК РФ):
Сумма, необходимая для оплаты неиспользованного отпуска = Среднедневная сумма расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы х Количество дней неиспользованного отпуска
Затем сложите полученные суммы по каждому работнику, не использовавшему свой отпуск в текущем году.
Шаг 5. После инвентаризации с остатками резерва или суммой отпускных и взносов, на которые его не хватило, нужно поступить следующим образом (Пункты 3 — 5 ст. 324.1 НК РФ).
Так как формула, которая используется для расчета суммы резерва, не определена, любая компания формирует ее самостоятельно.
В данном случае разработанный способ должен быть установлен в учетной политике.
Резерв должен определяться на базе имеющихся фактов бизнеса организации, а расчет требуется обосновывать на накопленном опыте компании (возможно, и на некоторых экспертных заключениях).
Другими словами, расчеты должны подтверждаться документами, быть разумными, логически обоснованными и рациональными.
Чтобы при проверке доказать сумму начисленных резервов для оплаты отпуска, организация обязана иметь следующие документы:
- Установленный в учетной политике способ расчета резерва, что обеспечит компании надежную оценку стоимости этого обязательства.
- Необходимо разработать первичный документ, который должен отражать рассчитанный резерв. Для этого нужно прикрепить первоначальные документы, информацию для расчетов (лист рабочего времени, заработная плата и так далее).
Существует несколько методов расчета резерва на отпускную оплату. Рассмотрим один из них, довольно точный, так как он основан на расчете реального числа неиспользованных дней отпуска и среднесуточного дохода служащих:
- Все сотрудники предприятия должны быть разбиты по подразделениям (отделам) для определения применяемых к ним учетных записей (20-26, 44 и так далее).
- Нужно иметь данные о числе дней отпуска, которые требуются каждому работнику. Определить резерв отпусков в 1с не составляет труда.
- Рассчитываем среднесуточный доход (СД) сотрудников для каждой группы. Для этого нужно поделить всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) на число календарных дней в этот временной отрезок, а потом на количество человек в каждой выявленной группе.
В конце года (как правило, 31 декабря) принципиально важно провести инвентаризацию резерва и сопоставить скопленные за год затраты и реальные отпускные. Разница может быть включена в оплату труда.
А что делать в случае, если компания совершенно не пользовалась резервом? Все будет зависеть от того, планирует ли она начислять его в следующем году или нет.
Если компания не взимает резерв, она будет включать излишек в доходе.
Если организация решила создать резерв на следующий год, то тогда порядок начислений различается. Компания не может включать определенную часть затрат в выручку. Для необходимо найти служащих, которые не полностью использовали свои дни отпуска, намеченные на этот год. Потом высчитать сумму пособия на их каникулы, беря во внимание платежи, которые пригодятся для оплаты в это время.
Результатом расчета будет остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год.
Резерв на оплату отпусков: итоги инвентаризации
Закончился очередной налоговый период. Организации готовятся к сдаче годовой декларации по налогу на прибыль. Напомним, что согласно п. 4 ст. 289 НК РФ ее представление в налоговую инспекцию должно быть осуществлено не позднее 28 марта.
При расчете облагаемой базы за налоговый период необходимо учитывать следующее.
Налогоплательщики, которые в течение года формировали те или иные резервы, предусмотренные гл. 25 НК РФ, обязаны провести их инвентаризацию на 31 декабря. Цель такой инвентаризации – выявить сумму недоиспользования резерва или его перерасхода и скорректировать облагаемую базу.
В статье речь пойдет о резерве предстоящих расходов на оплату отпусков, порядок формирования и использования которого установлен ст. 324.1 НК РФ.
Порядок выравнивания показателей в налоговом учете
Расчетные и фактические показатели в НУ могут отличаться. В ст. 324.1 НК РФ установлено обязательство проведения инвентаризации. Мероприятие контроля осуществляется в конце календарного года – налогового периода по прибыли или единому налогу. В процессе инвентаризации уточняются данные:
- Полноты использованных отпусков
- Сумм, направленных на выплату среднего заработка за время отпусков.
- Осуществленных отчислений в фонды.
- Отклонений фактических от расчетных показателей.
По итогам проведенной инвентаризации могут быть выявлены отклонения в одну или другую сторону. Лицо, ответственное за ведение учета принимает меры по выравниванию показателей.
| Показатель | Причины возникновения | Предпринимаемые действия |
| Выявлены недоиспользованные суммы резерва на отпуск | Фактическое использование меньшего числа отпусков, массовое увольнение работников | Разница подлежит включению в состав внереализационных расходов |
| Сумма разницы не включается в расход при планировании создания резерва в будущем периоде | ||
| Установлен недостаток средств резерва | Фактическое число дней отпуска работников получилось больше расчетного за счет предоставления отпусков вновь принятым работникам | Выплаты сверх резерва включаются в расходы в размере фактических затрат |
Расчет резерва отпусков: пример 2020 года
ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:
Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков.
Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня.
Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2020 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.
Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:
Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:
Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким.
Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года.
Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.
- Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.
- Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.
- Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:
- Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.
- Самая сложная формула, выглядит она так:
- В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:
Обязанность создать резерв по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.
Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике.
При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства.
Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков, проводки:
Операция
Дебет
Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков
20, 25, 26, 44
96
Начислены отпускные
96
70
Выплачены начисленные суммы
70
51, 50
По пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут уволиться, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.
Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.
Как вариант, возможно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
- ежемесячно (разделив на 12);
- ежеквартально (разделив на 4).
Как создать резерв по отпускам по итогу года.
Для создания резерва по отпускам по итогу года необходимо:
-
по каждому работнику высчитать на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска и количество использованных дней отпуска;
-
на количество использованных дней отпуска скорректировать ранее начисленный резерв по отпускам;
-
по дням текущего года начислить резерв исходя из средней зарплаты сотрудника.
-
в конце года сделать проводку по уменьшению размера провизии по использованным дням отпуска и начислить сумму резерва по неиспользованным дням отпуска текущего года.